Quan la vostra petita empresa implica empleats que manegen diners en efectiu, l'empresa corre un risc potencial de pèrdua tret que tots els empleats que manegin diners en efectiu tinguin una formació sòlida. Amb les noves contractacions, ensenyar al vostre nou empleat a comptar els diners amb un tutorial de caixa hauria de ser una de les prioritats principals. Amb una formació acurada i avaluacions periòdiques, podeu saber que els empleats entenen i utilitzen correctament el vostre sistema de gestió de diners.
Inicieu el vostre tutorial de caixa registradora: verifiqueu el calaix de caixa
Inicieu el tutorial de la vostra caixa registradora explicant el saldo inicial del calaix de caixa a l’empleat. El saldo inicial és la quantitat d’efectiu al calaix al començament d’un període de treball que permet a l’empleat fer canvis als clients. Assegureu-vos que l’empleat entengui que tot l’efectiu per sobre d’aquest saldo inicial al final del període de treball és efectiu afegit al calaix per vendes. Quan un empleat rep un calaix d’efectiu al principi d’un torn, aquest calaix és responsabilitat exclusiva de l’empleat: cap altre empleat que no sigui directiu no tindrà accés al calaix. L'empleat ha de verificar el saldo del calaix d'efectiu al començament del torn, en presència d'un gerent, abans que es produeixin transaccions.
Política de recompte
Per al següent pas del vostre tutorial de caixa registradora, definiu una política que els empleats sempre hauran de comptar els canvis verbalment als clients. Formar els empleats per comptabilitzar la devolució dels diners és una pràctica eficaç per minimitzar els errors. La pràctica d’efectuar canvis i tornar-los a comptabilitzar implica començar pel total de l’efectiu degut i comptar fins a l’import ofert pel client.
Com fer canvis
Els empleats han de treure l’efectiu del client i col·locar-lo a la caixa registradora mentre treuen el canvi del calaix. Compteu els diners en efectiu amb les monedes per arribar a un import uniforme i, a continuació, continueu comptant fins a arribar a la quantitat d’efectiu assegurat a la caixa registradora. Per exemple, si l’efectiu degut és de 21,45 dòlars i el client dóna 30,00 dòlars, l’empleat ha d’establir els 30,00 dòlars on sigui visible per al client a la caixa registradora, i després treure del calaix un níquel per arribar a 21,50 dòlars, dos quarts per arribar a 22,00 dòlars, tres bitllets d'1 dòlar per arribar als 25,00 dòlars i un de 5 dòlars per arribar als 30,00 dòlars.
Com tornar enrere
Després d’eliminar el canvi correcte del calaix, l’empleat ha d’inserir l’efectiu ofertat i tancar el calaix. A continuació, l’empleat ha de tornar a comptabilitzar el canvi al client per garantir la precisió. Utilitzant el mateix exemple, l’empleat diria: “21,45 dòlars, 21,50 dòlars (posar níquel a la mà del client), 22,00 dòlars (posar quarts a la mà del client), 23,00 dòlars, 24,00 dòlars, 25,00 dòlars (col·locar factures d’1 dòlar a la mà del client) i 30,00 dòlars (col·locar 5 dòlars) a la mà del client). "Després de tornar a comptabilitzar el canvi, l'empleat ha de lliurar el rebut al client.
Calaix d’equilibris
Un cop finalitzat el torn d’un empleat, l’empleat té la responsabilitat d’equilibrar el calaix. Això implica comptar la quantitat total d’efectiu al calaix, afegir transaccions de xecs, crèdits i dèbit i registrar-ho tot en un balanç especial. Utilitzant el saldo inicial, les vendes totals que es van produir durant el torn i el saldo final, el calaix d’efectiu hauria de ser total correcte. Utilitzeu un procés que impliqui l’empleat i un gerent per garantir la rendició de comptes.
