Abans que es pugui produir cap discussió significativa sobre l’efecte que té una compra en efectiu de subministraments d’oficina sobre l’equació comptable, és important entendre què és l’equació comptable i quin és el seu significat per a un negoci.
L’equació comptable és l’equació més important del món de la comptabilitat. És la base sobre la qual es basa el sistema de comptabilitat de doble entrada i, malgrat la gravetat de la seva importància, és enganyosament senzill:
Actiu: passiu + patrimoni net
Què són els actius?
Els actius són les propietats de l’empresa que tenen algun tipus de valor econòmic. Són coses que l’empresa podria vendre potencialment per guanyar diners, és clar, tret que l’actiu en qüestió sigui diners.
Els actius es poden utilitzar directament o indirectament en les operacions bàsiques del negoci. Per exemple, l'inventari empresarial és un actiu que s'utilitza directament en les operacions bàsiques de l'empresa, com ara quan ven aquest inventari directament al consumidor. Els edificis i els vehicles, en canvi, no s’utilitzen directament en les operacions bàsiques del negoci, però continuen sent importants per al funcionament del negoci. A més, aquests actius també podrien ser intangibles, més que no pas físics, com ara les patents que posseeix l'empresa.
Al fons, un actiu és quelcom que té un valor econòmic i que no es gastarà en un sol període comptable. Es considera un recurs del negoci.
Què són els passius?
Tot i que tenim actius per un costat de l’equació, l’altre costat consisteix en reclamacions sobre aquests actius. Els passius són reclamacions sobre els actius del negoci realitzats per entitats diferents dels propietaris del negoci. Els deutes que l’empresa té amb els proveïdors són passius perquè els proveïdors tenen una reclamació sobre l’efectiu de l’empresa i, en cas que el negoci incompleixi els seus deutes, altres actius que posseeix l’empresa. Els passius s’han de pagar abans que els propietaris puguin reclamar els actius de l’empresa.
Què és el patrimoni net?
Un cop pagats els passius dels actius, tot el que queda representa el patrimoni net, també conegut com el patrimoni net del propietari. Bàsicament, això és el que poden reclamar els propietaris al negoci. Si l’empresa és un propietari individual o una associació, el patrimoni net del propietari és simplement el capital propietat de l’únic propietari o socis del negoci. Si l’empresa s’incorpora, el patrimoni net del propietari és el que posseeixen els accionistes en termes d’accions.
Bàsicament, els actius són els recursos que l’empresa pot utilitzar, inclosos actius fixos, inventari, efectiu, comptes a cobrar, etc.
L’empresa pagarà per obtenir aquests actius incorrent en passius i obtenint part del finançament dels propietaris del negoci. En termes simples, per tant, els béns són reclamats per diferents parts: els propietaris i els creditors.
Tots els tres elements de l’equació comptable van al balanç de l’empresa, que mostra quina és la posició financera de l’empresa. La posició financera és simplement una instantània de l’equació comptable de l’empresa en un moment determinat.
El passiu consisteix en impostos, comptes a pagar, etc. El patrimoni net de l’accionista consisteix tant en allò que els propietaris van incorporar inicialment al negoci com en els guanys o pèrdues acumulats des de llavors, menys les retirades que van realitzar o els dividends que van rebre.
L’equació comptable és molt important perquè és molt certa. De fet, sempre és cert. És en què es basen totes les transaccions comptables. Sempre que es produeix una transacció comptable, el registre sempre es fa de manera que es garanteixi que l’equació comptable es mantingui equilibrada.
El cas especial de subministraments
Com es tenen en compte els subministraments? Els considereu despeses o els considereu actius? Bé, tot depèn. Si compreu una quantitat inusualment important de subministraments, que probablement s'utilitzarà durant més d'un període comptable, els comptareu com a actius corrents. A continuació, comptabilitzarà el que utilitzeu com a despesa al compte de pèrdues i guanys del període en què s’utilitza.
D’altra banda, si compreu prou perquè es pugui utilitzar durant el període comptable donat, hauríeu de comptabilitzar-lo immediatament com a despesa al compte de pèrdues i guanys.
Hi ha l’altre cas de com tractes els subministraments quan has pagat diners en efectiu pels subministraments, en lloc de comprar-los a crèdit. Si compreu una quantitat important amb diners en efectiu i és probable que s'utilitzi durant més d'un període comptable, el vostre actiu en efectiu es reduirà i el vostre compte de subministraments augmentarà en els actius corrents. L’equació comptable es manté equilibrada. La compra de subministraments en efectiu es registra als comptes de caixa i subministraments
Si adquireu els subministraments a crèdit i és probable que l’utilitzeu durant més d’un període comptable, el vostre passiu, en termes de comptes a pagar, augmenta i també augmenten els vostres actius corrents. El resultat és que la vostra equació comptable es manté equilibrada. Una compra de subministraments a compte es registra a the comptes de passius i subministraments.
Sigui com sigui, els actius es mantindran iguals quan utilitzeu un actiu per comprar-ne un altre (perquè la disminució d'un actiu es fa coincidir amb un augment corresponent en un altre), o bé augmentaran i es combinaran amb un augment corresponent del passiu. Els dos costats de l’equació segueixen sent iguals.
Què passa, doncs, quan compres subministraments suficients per utilitzar-los durant el període comptable determinat?
En aquest cas, no podeu incloure una entrada per a subministraments a la secció d'actius corrents del balanç perquè ja no es consideren actius.
Si utilitzeu diners en efectiu per comprar els subministraments, l’efectiu disminuirà i els subministraments es gastaran al compte de pèrdues i guanys. Com afecta això a l’equació comptable? D’una banda, sembla que no hi hagi cap acció compensadora per equilibrar la disminució de l’efectiu. Tanmateix, recordeu que els ingressos nets del compte de pèrdues i guanys s’afegiran posteriorment als actius del negoci i es comptabilitzaran els subministraments.
El mateix passa quan es compren a crèdit. Els passius augmentaran i els subministraments es gastaran en concepte d’ingressos.
Ajust del balanç
Quan comptabilitzeu els subministraments com a actius corrents, haureu d'ajustar el balanç per reflectir l'ús que feu del subministrament d'oficina al llarg de l'any. Podeu trobar les entrades al diari. Simplement incloeu l'import en dòlars de l'ajust, la data i el codi identificatiu. A continuació, domiciliarà el vostre compte de despeses per material d’oficina i acreditarà el vostre compte de subministraments per la mateixa quantitat.
Consideracions a fer
Quan es tracta de material d’oficina com a actiu corrent, l’ús del material d’oficina disminuirà un actiu. Com que es van comprar en efectiu, el que significa que no es van generar passius, això significa que el patrimoni net del propietari també disminuirà. El material d’oficina s’utilitzarà com a despesa en el transcurs del període comptable i, per tant, el patrimoni net dels propietaris també s’utilitzarà en el transcurs del període comptable.
