Teniu el vostre petit negoci en marxa. Cada dia responeu les trucades dels clients, parleu amb els proveïdors i intenteu resoldre les despeses dels empleats. Tanmateix, sabeu quants comptes per cobrar han vençut 90 dies? Coneixeu la taxa de rotació del vostre inventari? Què tal el marge de benefici brut del mes passat? Si no teniu respostes ràpides a aquestes preguntes, necessiteu un millor sistema d’informació de gestió.
Què és un sistema d'informació de gestió?
Totes les empreses tenen un comptable que prepara estats de pèrdues i guanys mensuals i un balanç. Aquest és un bon començament. Però no n’hi ha prou amb que el propietari d’una empresa gestioni adequadament una empresa. El propietari d’una empresa necessita un sistema d’informació de gestió que proporcioni dades sobre les activitats actuals de l’empresa.
Penseu en els indicadors del tauler del vostre cotxe. El MIS és similar, una sèrie d’indicadors asseguts al vostre escriptori. Informen de les mètriques financeres crucials sobre el rendiment del negoci. Us permeten veure en un instant si l’empresa funciona com s’esperava. La definició MIS inclou aquests mesuradors.
Per què és important el MIS?
A principis d'any, teniu una idea d'on voleu que vagi el negoci. Configureu objectius per a les vendes, establiu marges de benefici del producte, calculeu el crèdit que la companyia necessitarà dels bancs, creeu estàndards de rendiment, etc.
Ara, la feina consisteix a guiar l’empresa cap a la consecució d’aquests objectius.
Un sistema MIS proporciona els informes que us permeten mantenir el negoci a la carretera. Si les vendes no compleixen les projeccions mensuals, teniu una reunió amb el responsable de vendes. Si fa uns quants comptes que s’ha de cobrar fa 90 dies que venç la data de venciment, s’obtindrà al director financer per telèfon. Un informe mostra que les matèries primeres d’un producte han augmentat, de manera que aneu a la planta de producció per parlar amb el supervisor de la zona.
El propòsit del sistema MIS és establir estàndards de rendiment i alertar el propietari de l'empresa de les desviacions d'aquests objectius a temps per prendre accions correctives.
Com s'aplica el sistema MIS?
Un sistema d’informació de gestió eficaç identifica i recopila dades sobre totes les mètriques importants de les operacions d’una empresa.
Per exemple, el MIS proporciona dades sobre les vendes, la rendibilitat dels clients i el grau de penetració del mercat.
Els supervisors i els empleats reben informes sobre la productivitat, el nombre de dies de malaltia i els pressupostos de nòmines. Aquestes dades s'utilitzen per avaluar el rendiment dels empleats i per trobar qui ha de guanyar.
Els supervisors de fabricació es mantenen informats amb l’anàlisi del cost del producte, els plans de programació i els nivells d’inventari de matèries primeres. El sistema MIS ajuda els planificadors a coordinar les vendes amb els horaris de producció.
Un sistema d’informació de gestió ajuda una empresa a ser més competitiva. Informa i identifica què funciona i què no. Aquests informes proporcionen als propietaris la informació que necessiten per prendre decisions i millorar el rendiment dels seus empleats i de l'empresa. Serà un moment important per al propietari quan la gent de TI instal·li el maquinari i el programari per al MIS, cosa que significa que ara té un millor control del negoci.
