Pot semblar com si una nota, que és l'abreviació de "memoràndum", sigui un document que pugueu descarregar ràpidament sense pensar-hi massa. Però, tot i que els memòries són breus per naturalesa (no més de dues pàgines), podeu i heu d’envasar-hi moltes pàgines per tal que valgui la pena llegir-les. També depèn a qui va dirigida la nota; l’escriptor pot tenir un enfocament diferent en una nota al president o en una nota al personal que no només al seu equip. Tant si transmeteu informació com si sol·liciteu respostes, seguir un format provat us garantirà que proporcioneu tota la informació que necessiten els vostres destinataris.
Comenceu per a qui va dirigit el record
L’encapçalament apareix primer en una nota i és important perquè indica als destinataris de què tracta la nota i de qui més rep; en altres paraules, a qui s’adreça la nota (si l’escriptor l’envia al personal en general o només al seu equip, per exemple) i per què l’han de llegir. Segons Lexico, un títol de mostra hauria d'incloure:
- TO: Nom i títol de la persona
- Cc: la resta de destinataris
- FROM: el vostre nom i títol
- DATA: Mes, dia, any sense abreviatures
- ASSIGNATURA: Tema específic de la nota
El laboratori d’escriptura en línia de la Universitat de Purdue (OWL) subratlla que, tot i que les memòries no són la comunicació més formal, hauríeu de trucar als destinataris pel seu nom complet, fins i tot si els seus sobrenoms s’utilitzen a tota la companyia. Per tant, els empleats que tothom anomeni "Peix" o "Vermell" haurien d'anar dirigits amb els seus noms reals a la línia del destinatari.
Comprendre la importància del tema
Espereu que tots els destinataris llegissin una nota del president de la companyia, del CEO o del propi gerent d'un empleat. Però molts lectors de notes es fixen automàticament en l’assumpte per dir-los ràpidament de què tracta aquesta nota. Volen avaluar la importància real de la nota per a ells i si han de llegir-la tota. El tema també proporciona als lectors un marc de referència per redirigir la seva atenció del que feien anteriorment.
L'assumpte ha de ser molt específic per al contingut real de la nota, d'acord amb l'OWL de Purdue. Ha de ser concís, sí, però expliqueu clarament què hi ha a la nota. Llegir exemples de línies temàtiques no prou específiques i com es van millorar es pot ajudar a entendre la diferència i millorar les línies temàtiques per obtenir més lectors:
- LÍNIA D'ASSIGNATURA: Seguretat CANVI A: Protegiu els vostres objectes personals contra el robatori d'oficines.
- LÍNIA D'ASSIGNATURES: Material d'oficina CANVI A: Nou mètode per demanar material d'oficina.
- LÍNIA D'ASSIGNATURES: graduats recents CANVI A: recents graduats a la companyia de viatges la setmana que ve.
Digueu primer el vostre punt principal
Les memòries són formes de comunicació directes, no teasers que s’acumulen fins al punt principal. Després de llegir l'assumpte, la majoria dels lectors van immediatament a la primera frase per veure el punt principal de la nota, de manera que poseu el punt principal al principi, preferiblement a la primera línia. Un article sobre l’escriptura de notes comercials al lloc web del Centre d’escriptura de la Universitat George Mason declara que el punt més important sobre la redacció de notes és començar la nota amb el punt principal. Això permet que el lector sàpiga immediatament el que es tracta a la nota.
Si el vostre assumpte és "Protegiu els vostres objectes personals contra el robatori d'oficines", la primera línia de la vostra nota podria ser "Hi ha hagut diversos informes de robatori d'objectes personals recentment a l'oficina". Ara heu cridat la seva atenció. L’assumpte no era només un suggeriment; hi ha hagut robatoris reals a la vostra oficina. Seguiu amb frases addicionals que transmetin informació com ara: "No hem pogut determinar qui és responsable d'aquests robatoris i, a causa del nombre de visitants que tenim a les nostres oficines, la resolució d'aquest problema pot trigar una mica. Per tant, us demanem que o bé bloquegeu objectes personals a l'escriptori o els porteu sempre que sortiu de la vostra zona ".
Si els lectors volen obtenir més informació, continuaran llegint els vostres punts de suport. Però oferint la informació més important per davant, més lectors sabran de què tracta la nota, encara que no continuïn llegint. Els vostres empleats estan ocupats fent les seves feines i poden rebre centenars de correus electrònics i notes durant el dia, que no poden llegir completament. Si saben de què tracta la vostra nota, és més probable que recordin tornar-hi després de les seves citacions urgents, les trucades telefòniques dels clients i els terminis.
Utilitzeu subtítols per guiar els lectors
Segons la Universitat George Mason, a alguns lectors els agrada descuidar documents, inclosos memòries, per als punts principals. Per ajudar-los a fer-ho, utilitzeu subtítols informatius al llarg de la nota, de manera que si tot el que llegeixen és l’assumpte i els subtítols, sortiran entenent l’essencial de la nota. Assegureu-vos que els vostres subtítols siguin forts i explicatius, tal com ho feu amb l’assumpte. Aquest no és el lloc per ser intel·ligent i misteriós.
Continuant la nota sobre els robatoris d'oficines, podeu escriure un subtítol per a cada punt de còpia de seguretat que vulgueu fer i ressaltar-los en negreta, com ara:
- Els robatoris es van produir durant les darreres dues setmanes
- S’han descartat altres explicacions
- Acció que hauríeu de fer ara
Amplieu cada subtítol en un paràgraf que hi ha a sota. Per al primer subtítol sobre el moment dels robatoris, indiqueu les dates reals en què es van produir els robatoris o la informació pertinent, com ara que es van produir tots els divendres. Sota el segon tema, expliqueu que es va discutir la possibilitat que es perdessin els articles, però es va descartar perquè hi havia massa incidents massa propers.
Penseu a afegir un resum
Després d’escriure la major part de la nota, si té dues pàgines completes i conté molta informació, és possible que vulgueu afegir un resum (de vegades anomenat resum executiu) que els lectors poden escanejar per obtenir la informació que necessiten. Aquest resum opcional va al principi de la nota, de manera que realment oferiu als lectors una vista prèvia del que cobreix la nota, tot i que està escrit com a resum, segons el Purdue OWL.
Comenceu pel punt principal de la nota, seguit dels punts que recolzen la vostra idea principal en l'ordre en què es tracten els punts a la nota. Després, indiqueu clarament quina acció voleu que facin els lectors. Alguns lectors prefereixen notes amb resums perquè poden llegir les capçaleres i les línies d'assumpte, després el resum, i saber exactament el que es tracta a la nota sense llegir les dues pàgines senceres. Tot i això, si la vostra nota és d’una pàgina o menys, no cal que afegiu cap resum.
Obrir, tancar i formatar correctament
Mary Cullen, entrenadora de redacció executiva i fundadora d’Instruccional Solutions, assenyala que les memòries són documents interns, mentre que les cartes comercials són externes i els correus electrònics poden ser-ho. De vegades, però, si heu estat treballant estretament amb un client en un projecte, es poden utilitzar notes per comunicar-vos-hi. Les memòries no comencen amb una salutació ni acaben amb una signatura de tancament.
El Purdue OWL explica que, atès que les notes són documents empresarials, els paràgrafs haurien de seguir el format empresarial i estar justificats a l’esquerra, no sagnats, tal com estan en la redacció acadèmica. Les línies han de ser espaiades a un sol espai, amb espais dobles entre paràgrafs. Per al tancament, Cullen suggereix acabar la nota amb una forta crida a l’acció. Digueu als lectors què voleu que facin a continuació, ja sigui per canviar la manera de dur a terme un procediment, donar comentaris sobre el tema de la nota o recordar la informació sempre que ho necessitin.
