Les declaracions de polítiques són un conjunt d’expectatives establertes per gestionar el comportament dels empleats. Els objectius poden anar des de garantir que l’empresa compleixi les normes i regulacions legals fins a crear un entorn de treball segur i mantenir els controls interns. Tanmateix, independentment de l’objectiu o el tipus de política, les directrius per elaborar declaracions de política són similars.
Enfocament de la declaració política
El significat de la declaració de política s’origina en objectius estratègics de negoci, que es deriven de la missió i la visió de l’empresa. Cada política i cada declaració de política haurien de reflectir aspectes d'ambdues. Per exemple, les polítiques de clients han d’incloure declaracions de polítiques que reflecteixin objectius com ara augmentar la satisfacció dels clients i millorar les taxes de retenció dels clients.
Les polítiques centrades en el rendiment financer haurien d’incloure estats de política que reflecteixin la maximització dels beneficis, la minimització de costos i els controls interns. Cada declaració de política s'hauria de centrar en una regla o objectiu específics i explicar per què es segueix la regla o l'objectiu.
Què cal incloure
Les declaracions de política significatives estableixen paràmetres per a una implementació efectiva, segons Sweet Process. Cadascun d'ells indica clarament a qui sol·licita, defineix les circumstàncies en què s'aplica la declaració i defineix condicions o restriccions importants. Si la declaració de política és una revisió o modificació, hauria d’establir qualsevol context necessari remetent-se a la declaració de política anterior.
Per exemple, una declaració de política sobre fumar al lloc de treball hauria d’incloure un titular de declaració de política, indicar per què s’està implementant la política i indicar si la política s’aplica a totes o només a determinades zones de l’edifici o del recinte.
Què no incloure?
Seguiu els fets a l’hora d’elaborar declaracions de política. És important, per exemple, a l’hora d’escriure declaracions de política, complir-la i evitar incloure instruccions o procediments addicionals. Les declaracions de polítiques són instruccions d’alt nivell que indiquen als treballadors què han de fer, mentre que els procediments indiquen als empleats com han de dur a terme una política. Un cop escrites i aprovades les declaracions de polítiques, es poden afegir procediments com a document independent.
Verbage i estil d'escriptura
Les declaracions de política han de ser clares i concises i incloure el verb més mínim necessari per comunicar el punt, segons Power DMS, que dirigeix una plantilla d'escriptura de polítiques en la forma d'una declaració de política pdf. Tret que la política es refereixi a normes o regles legals, no utilitzeu informació com ara noms o dates que puguin caducar ràpidament. Utilitzeu un to formal, però assegureu-vos que tothom pot incloure fàcilment les declaracions de la política, inclosos els nous empleats.
Per exemple, descriviu les sigles i definiu termes que els nous contractats poden no entendre. Utilitzeu capçaleres i punts en negreta i deixeu prou espai en blanc per facilitar la lectura de la política.
