Podeu exportar els contactes creats a Microsoft Excel a l'Outlook 2010 i utilitzar aquesta llista a la funció de combinació de correu de missatges massius per arribar a tothom alhora; La combinació de correu personalitzarà aquests correus electrònics perquè els destinataris vegin el seu nom a la vostra salutació. Excel 2010 i Outlook 2010 no tenen la possibilitat de crear el document que utilitzeu per fer una combinació de correu, de manera que utilitzarà Word 2010 durant el procés.
Exportant des d'Excel
1
Formateu la llista de contactes d'Excel perquè contingui descripcions de columnes com ara "Nom", "Adreça de correu electrònic" i "Nom de l'empresa". L’Outlook necessita aquestes descripcions per formatar correctament els contactes quan importeu la llista.
2
Feu clic a la pestanya "Fitxer" i, a continuació, feu clic a "Desa com a". Obriu el menú desplegable situat al costat de "Desa com a tipus" i seleccioneu "CSV (delimitat per comes)" a la llista.
3
Assigneu un nom al fitxer i feu clic a "Desa". Podeu tancar Excel després de desar el fitxer CSV.
Importació de contactes
1
Obriu l'Outlook i feu clic al menú "Veure". Feu clic a "Llista de carpetes" per obrir una llista de les vostres carpetes. Aquí crearà una nova carpeta de contactes per facilitar el procés de combinació de correu.
2
Feu clic amb el botó dret a la carpeta "Contactes" i, a continuació, feu clic a "Carpeta nova". Poseu un nom a la carpeta nova i feu clic a "D'acord". La creació d’una carpeta nova us ajudarà a orientar la combinació de correu només als vostres contactes nous.
3
Feu clic al botó "Correu" i, a continuació, feu clic a la pestanya "Fitxer".
4
Feu clic a "Obre" en aquest menú i feu clic a "Importa". Aquest procediment obre l'assistent d'importació per afegir els vostres contactes des del fitxer Excel.
5
Localitzeu el fitxer CSV i feu-hi doble clic. Apareixerà una llista d’opcions; tria la selecció més rellevant. Si no esteu segur dels vostres contactes existents, feu clic a "Permet duplicats" per evitar perdre informació del fitxer CSV.
6
Feu clic a la nova carpeta de contactes que acabeu de fer i, a continuació, feu clic a "Següent" per indicar a l'Outlook on afegir els vostres contactes nous.
Realització de la combinació de correu
1
Feu clic al botó "Contactes" o premeu Ctrl-3. Seleccioneu els contactes que vulgueu enviar per correu electrònic. Podeu seleccionar la carpeta que heu creat per als vostres contactes importats recentment per seleccionar tots aquests contactes nous.
2
Feu clic a la pestanya "Inici" a l'Outlook i feu clic al botó "Combinar correu". El botó Combinar correu es troba al grup Accions.
3
Feu clic a "Tots els contactes a la vista actual" a la capçalera Contactes. Per al tipus de document, seleccioneu "Lletres de formulari" i per a l'opció de combinació seleccioneu "Correu electrònic". Escriviu l’assumpte al quadre que hi ha sota l’assumpte del missatge.
4
Feu clic a "D'acord". L'Outlook 2010 utilitza Word per a la seva funció de combinació de correu, de manera que s'iniciarà Word. Espereu fins que Word hagi carregat completament el document nou i hagi obert la cinta de correu.
5
Creeu el vostre document de combinació de correu. Word 2010 té botons que permeten inserir les diferents parts que canviaran per a cada destinatari, com ara un botó de línia de felicitació i un botó de bloqueig d'adreces.
6
Previsualitzeu el document prement el botó "Previsualitza els resultats".
7
Feu clic a "Finalitza i combina" i, a continuació, seleccioneu "Enviar missatges de correu electrònic" per finalitzar el document i preparar-vos per enviar els vostres correus electrònics.
8
Feu clic a "D'acord" a la nova finestra de diàleg per completar la combinació. Quan feu clic a "D'acord", l'Outlook començarà a enviar els vostres correus electrònics.
