Fins fa poc, moltes despeses laborals no reemborsades per als contribuents sobre la renda W-2 eren deduïbles quan va arribar el moment de presentar els impostos de finalització d’any. No obstant això, la nova legislació ha eliminat la deducció, i potser ha provocat que algunes empreses es replantegin el seu enfocament de les despeses empresarials, especialment en l’àmbit de les xarxes. Mentre que anteriorment, els empleats podien deduir despeses relacionades amb el negoci, és possible que les empreses hagin de recollir el cost d’aquestes oportunitats de negoci en xarxa o trobar noves maneres de crear clients potencials i de generar vendes.
La legislació fiscal elimina les deduccions
A partir de l’1 de gener de 2018, la Llei de reducció d’impostos i llocs de treball signada pel Congrés va eliminar la majoria de les deduccions admeses prèviament per als empleats que incorressin en despeses que les empreses no reemborsaven. Algunes d’aquestes despeses ara no admissibles inclouen quotes sindicals, afiliació a societats professionals, ús de l’oficina domèstica, eines relacionades amb el treball, subministraments o roba especialitzada i àpats relacionats amb el treball, entreteniment i viatges. Tampoc no es permeten les despeses ocasionades durant la cerca de feina ni les mudances. Tot i que pot semblar molt lluny, està previst que la suspensió d’aquestes deduccions continuï fins al 2025.
L’increment de la deducció estàndard dóna un revés
La gran pregunta pot ser: "Per què aquestes despeses ja no són admissibles? Què ha canviat?" Les despeses laborals no reemborsades dels treballadors amb ingressos W-2 prèviament es podrien detallar a l’annex A de la declaració d’impostos personals, generalment proporcionant un gran impuls cap a la reducció de la càrrega fiscal d’un individu. No obstant això, l'eliminació de les deduccions es compensa amb un augment de la deducció estàndard permesa. La nova llei gairebé ha duplicat la deducció estàndard permesa, cosa que en última instància es tradueix en un estalvi fiscal més gran per a la majoria dels contribuents, però no per a tots.
Alguns encara poden obtenir deduccions
Tot i que la deducció de les despeses relacionades amb el treball s’elimina per a la majoria dels treballadors, algunes persones que s’inclouen en les categories següents encara poden deduir despeses no reemborsades:
- Reservistes de les Forces Armades.
- Artistes escènics qualificats.
- Funcionaris governamentals locals o estatals.
- Empleats amb despeses laborals relacionades amb el deteriorament.
Els empleats que compleixin els requisits per obtenir aquesta deducció han de completar el formulari IRS 2106 com a part de la seva declaració d’impostos. Les despeses s'han d'haver incorregut durant l'exercici i han estat ordinàries i necessàries com a part de l'exercici del treball indicat.
Les empreses poden haver de pagar
Per als empleats que no puguin obtenir la deducció, pot semblar que l'eliminació d'aquestes deduccions redueix la seva capacitat per establir connexions importants amb possibles clients i professionals del comerç. Al cap i a la fi, un dels desavantatges de les xarxes empresarials és que pot ser car. Els viatges extensius per fer trucades de venda, l'assistència a conferències empresarials o reunions amb possibles clients poden resultar costosos, sobretot sense l'ús d'un vehicle de l'empresa o el quilometratge no es reemborsarà.
Per tal de mantenir el mateix nivell de productivitat, és possible que les empreses hagin d’ajustar la manera com equipen els empleats per fer la seva feina proporcionant recursos monetaris addicionals. Algunes consideracions poden incloure:
- Augmenteu el límit de quilometratge reemborsable.
- Proporcionar accés a un vehicle de l’empresa.
- Proporcioneu una targeta de crèdit corporativa per a despeses de gasolina o menjars. en reunir-se amb els clients.
- Pagueu les subscripcions a associacions empresarials.
Tingueu en compte que, tot i que les noves regulacions fiscals ja no permeten a les empreses deduir les despeses d’entreteniment, poden deduir fins al 50 per cent de les despeses dels àpats sempre que es compleixin alguns requisits. Els menjars han de ser
- Una despesa que és ordinària i necessària durant el desenvolupament de negocis.
- L’àpat no pot ser fastuós ni extravagant en aquestes circumstàncies.
- L’empleat és present a l’àpat.
- El menjar es proporciona a un client comercial actual, potencial, client, consultor o un contacte comercial similar.
- Quan els àpats es compren durant o durant un esdeveniment d’entreteniment, els àpats s’han de comprar per separat de l’entreteniment o els costos dels àpats i de l’entreteniment s’han d’enumerar per separat en una factura, factura o rebut.
Deduccions d'empleats durant el viatge
Com passa amb moltes coses relacionades amb els impostos, heu de tenir precaució i consultar els detalls de les directrius de l’IRS sobre les possibles deduccions que encara es permetin. Per exemple, els empleats encara poden deduir fins al 50 per cent de les despeses de menjar no reemborsades en què incorren, però només mentre viatjava fora de casa per negocis. Viatjar fora de casa significa que esteu fora de la zona general de la vostra llar fiscal i que necessiteu dormir o descansar per poder complir les tasques laborals mentre esteu fora. Definir el que compta com a viatge de negocis pot resultar complicat, per la qual cosa és una bona idea aclarir la vostra situació amb un professional fiscal.
Tingueu en compte que un dinar d’empresa amb companys de feina o un àpat comprat quan cal quedar-se a la feina fora de l’horari laboral no es consideren escenaris de viatge, de manera que no serien deduïbles. Anteriorment, els contribuents podien deduir les despeses de mudança si adquirissin una feina a temps complet a una distància adequada de la seva ubicació anterior. Tanmateix, fins al 2025 aquestes despeses ja no són deduïbles.
Tipus de xarxes empresarials
Tot i que els empleats poden sentir la necessitat de reduir les seves activitats empresarials fora de l’oficina a causa de la despesa, hi ha algunes opcions de baix cost que poden proporcionar oportunitats comercials significatives en xarxa. L’ideal és que, una vegada que tingueu connexions addicionals i esperem que obtingueu nous clients, els diners que disposeu inicialment es compensaran en termes de bonificacions de vendes o, potser, de promocions, com una consulta per a la despesa inicial. Els tipus de xarxes empresarials disponibles inclouen:
Contactes informals: Potser el més conegut d’aquest tipus de grups de xarxes és la Cambra de Comerç local que es troba en aproximadament 4.000 ciutats i pobles dels Estats Units. Els membres poden assistir a reunions mensuals i obtenir consells d’experts empresarials sobre un tema determinat, però un avantatge habitual són les oportunitats de treball en xarxa que tenen lloc durant l’esmorzar o el dinar. Alguns grups organitzen intercanvis regulars de targetes de visita o esdeveniments especials de xarxa. Les quotes anuals dels socis solen rondar els 400 dòlars i les quotes mensuals es basen en la mida de l’empresa.
Contactes forts: Aquest tipus de grup de xarxes és similar a la Cambra, però és més proactiu en la seva empenta perquè els membres obtinguin oportunitats comercials difícils. Normalment només permeten un membre de cada professió per unir-se al grup, de manera que es redueix la competència per obtenir oportunitats. De vegades, és possible que els membres hagin de fer un nombre determinat de referències comercials a altres persones del grup cada mes. Hi ha una mica més de pressió sobre els membres, però també hi ha més oportunitats guanyades a canvi.
Associacions professionals: Aquest tipus de grups són associacions de professionals afins, com els de finances, fabricació, assistència sanitària o venda al detall. Aquí podeu connectar-vos amb els directament del vostre camp i reunir idees i intercanviar informació sobre la vostra indústria.
Mitjans de comunicació social: Utilitzar les xarxes socials és potser un dels mitjans de connexió en xarxa més econòmics, ja que no us costa res, a més del que ja esteu gastant en ordinadors i internet, així com una mica del vostre temps. Escriure un bloc, publicar amb freqüència a la pàgina de Facebook de la vostra empresa o escriure articles informatius a LinkedIn són maneres de destacar la vostra empresa. Si la gent comenta les vostres publicacions, és important respondre i aprofitar les oportunitats per establir connexions amb aquests nous contactes.
Notes sobre els reemborsaments de despeses empresarials
Si les empreses decideixen pagar les despeses addicionals ocasionades pels seus empleats durant el transcurs del negoci, hauran de comptabilitzar adequadament els pagaments per deduir-los com a despeses empresarials. Poden optar per reemborsar les despeses reals o proporcionar un acord de bonificació. Tot i això, és essencial tenir una comptabilitat i una informació acurades.
Tot i que els reemborsaments reals no requereixen cap comptabilitat addicional que no sigui registrar-lo a la categoria de despeses adequada, els excedents de drets que l’empleat no tingui en compte i que no es retornin a l’empresa, s’han d’incloure com a salaris al formulari W-2 de l’empleat.
