No hi ha cap import llindar per retenir els impostos del salari d'un empleat. Com a empresari, sou responsable de retenir els impostos sobre els salaris de tots els empleats des del primer dia en funció de la informació que l’empleat us proporcioni al formulari W-4. No obstant això, hi ha un llindar d’ingressos que els empleats han d’assolir abans que se’ls demani que presentin declaracions fiscals federals i estatals.
La diferència entre pagar impostos i retencions
Per a l'any fiscal 2018, alguns contribuents no tenen cap obligació de pagar impostos federals sobre la renda. Això es deu al fet que els seus ingressos eren inferiors a la deducció federal estàndard que reben tots els contribuents més la deducció addicional si no es reclama com a dependent de la declaració d'un altre contribuent. Per a un sol adult menor de 65 anys, el límit límit és de 12.000 dòlars. Si el contribuent no va guanyar més que això, no es pagaran impostos. Aquesta situació només és lleugerament diferent per a altres trams de contribuents, com per exemple per als contribuents solters majors de 65 anys, que tenen un llindar d’ingressos bruts de 13.600 dòlars.
Si no es deuen impostos, el contribuent no té l'obligació de presentar una declaració.
Obligacions fiscals dels empresaris
El fet que alguns contribuents no hagin de presentar una declaració afecta el contribuent, però no l’empresari. Un empresari nou en el joc podria creure que si el salari d’un empleat és inferior a 12.000 dòlars, l’empresari no ha de retenir impostos. Sembla que té sentit inicialment; per què retindríeu impostos que no cal pagar?
Quan hi pensis durant un minut, arribaràs a la conclusió que això no pot ser correcte. Per una banda, la majoria dels contractes laborals (inclosos els contractes verbals) són de durada indefinida, és a dir, hi ha una data d’inici però no hi ha una data de resolució. En la majoria dels casos, com a empresari, no sabreu quant pot guanyar un empleat durant l'any fiscal, motiu pel qual heu de començar a deduir els impostos del primer sou.
Què passa si un empleat té una assignació temporal i sabeu quan el contracteu que el seu salari total serà inferior a 12.000 dòlars? Encara heu de retenir impostos. És possible que l’empleat tingui una assignació temporal i se’n vagi en un mes, ja que hagi guanyat substancialment menys del llindar, però, i la resta de l’any? Pot, com molts treballadors en aquests dies, tenir una sèrie de llocs de treball temporals. Fins al 31 de desembre, ningú no pot dir amb seguretat que el seu salari total estarà per sota del llindar de 12.000 dòlars, de manera que, amb una sola excepció, esteu obligat a retenir impostos sobre els guanys de cada empleat.
L’única excepció
De tant en tant, és possible que tingueu un empleat que lliuri un W-4 amb tantes exempcions que no es paguen impostos. Mantingueu-vos al W-4 d’aquest empleat, perquè l’IRS té dret a demanar-vos-ho. Si l'IRS conclou que les deduccions dels empleats són incorrectes, us enviarà una "carta de bloqueig" en què s'indiqui la quantitat màxima d'exempcions que pot reclamar l'empleat. Deseu també aquesta carta, o millor encara, feu-ne una còpia i doneu-la a l’empleat. Notificarà a l’empleat que a partir d’ara deduirà els impostos federals sobre la renda segons la carta de tancament de l’IRS.
Retenció d’impostos estatals
Que estigui obligat a retenir impostos sobre la renda de l'estat com a empresari depèn de l'estat on es va produir el treball.
Set estats no tenen impostos sobre la renda de l’estat: Alaska, Florida, Nevada, Dakota del Sud, Texas, Washington i Wyoming. Els residents d’aquests estats no deuen impostos estatals, de manera que no teniu impostos a retenir.
Probablement també és el cas de New Hampshire i Tennessee. Aquests estats no tributen els salaris, tot i que sí que tributen sobre els ingressos per interessos i dividends. Un empleat que treballa a New Hampshire, per exemple, pot haver de pagar impostos sobre els guanys per dividends, però això està entre l’empleat i l’estat. Com que els salaris que va guanyar no són imposables, els empresaris no poden retenir res.
En la resta d’estats, no és així. En qualsevol estat amb un impost estatal sobre els salaris, els empresaris han de retenir una quantitat addicional de salaris per als impostos estatals. Els tipus d’impostos i els procediments de pagament varien d’un estat a un altre.
Nota de precaució per als empleats
Tot i que no teniu l'obligació de presentar una declaració d'impostos federals si esteu per sota del llindar, com a assalariat, hauríeu de pensar en presentar una declaració d'impostos de totes maneres per reclamar una devolució de l'impost per les quantitats retingudes pel vostre empresari o empresaris durant la curs.
