Si una empresa no manté registres precisos de les transaccions, el caos és el resultat probable. Podríeu trobar-vos amb clients enutjats els pagaments dels quals no s’han acreditat i amb proveïdors que demanen el pagament dels subministraments que heu comprat. Els comptes de suspensió i comptes de compensació són eines comptables dissenyades per evitar aquests problemes.
Comptes temporals
Els comptes de suspens i compensació s’assemblen en alguns aspectes. Tots dos són comptes temporals. S’introdueixen transaccions i els comptables transfereixen els imports al compte d’ingressos o despeses adequat. No obstant això, els comptes de suspensió i compensació tenen funcions completament diferents. Els comptes de compensació s’utilitzen per retenir transaccions per publicar-les posteriorment i garantir que la informació es registri correctament i completament. S'utilitza un compte de suspensió quan sembla que hi ha un problema. Serveix per registrar una quantitat fins que es resolgui el problema.
Maneig d’incerteses
Els comptes de suspensió són comptes de llibres generals que mantenen transaccions quan hi ha alguna ambigüitat. Per exemple, un client que tingui diversos articles pendents pot enviar-vos un pagament sense indicar per a quin article serveix el pagament. En lloc de deixar el pagament fora dels llibres, podeu posar la transacció en un compte de suspens fins que determineu on pertany.
Ús de comptes de compensació
Els comptables utilitzen comptes de compensació per registrar transaccions de forma temporal fins que arriba el moment de publicar-les en un compte més permanent. Això pot ser tan senzill com ingressar efectiu rebut en un compte de compensació fins que els diners es comproven i es dipositen al banc. També es pot utilitzar un compte de compensació per cobrar fins que arribi el pagament d'un client. De vegades, les transaccions relacionades es produeixen amb el pas del temps.
Per exemple, una empresa pot incloure els costos de construcció en un compte de compensació fins que es completi el projecte. Quan s’acaba la construcció, es transfereix tot el cost al compte permanent adequat. En cadascun d’aquests exemples, els comptes de compensació serveixen per fer un seguiment dels ingressos i despeses en curs. A més, tant les partides d’ingressos com de despeses s’informen de manera oportuna, de manera que el llibre major sigui el més precís possible en tot moment.
Tancament de comptes de compensació i suspensió
Tant els comptes de suspens com de compensació es "posen a zero" periòdicament. Això significa que tot el contingut d'un compte es trasllada a altres comptes, deixant un saldo zero. Les pràctiques comptables estàndard requereixen tancar aquests comptes temporals al final de l'exercici. Els comptes de compensació sovint es tanquen més sovint.
Per exemple, un compte de compensació utilitzat per registrar les despeses de serveis públics es pot tancar mensualment. Es pot tancar cada dia un compte de rebuts d’efectiu diaris. Els comptes de suspens funcionen una mica de manera diferent. Els imports registrats en comptes de suspens només es mantenen allà fins que es resolguin les incerteses. Es pot tancar un compte de suspensió en qualsevol moment i no en un horari fixat.
