La tecnologia de la informació (TI) s’ha convertit en una part vital i integral de tots els plans de negoci. Des de les corporacions multinacionals que mantenen sistemes mainframe i bases de dades fins a petites empreses que posseeixen un únic ordinador, la TI hi juga un paper. Els motius de l’ús omnipresent de la tecnologia informàtica a les empreses es poden determinar millor mirant com s’utilitza a tot el món empresarial.
Comunicació entre empleats, proveïdors i clients
Per a moltes empreses, el correu electrònic és el principal mitjà de comunicació entre empleats, proveïdors i clients. El correu electrònic va ser un dels primers motors d’Internet, que va proporcionar un mitjà senzill i econòmic per comunicar-se. Al llarg dels anys, també han evolucionat diverses altres eines de comunicació, cosa que permet al personal comunicar-se mitjançant sistemes de xat en directe, eines de reunions en línia i sistemes de videoconferència. Els telèfons i els telèfons intel·ligents de veu sobre protocol d’Internet (VOIP) ofereixen formes encara més altes de comunicació per als empleats.
Sistemes de gestió d’inventaris
A l’hora de gestionar l’inventari, les organitzacions han de mantenir un estoc suficient per satisfer la demanda sense invertir en més del que requereixen. Els sistemes de gestió d’inventaris fan un seguiment de la quantitat de cada article que manté una empresa, provocant una comanda d’estoc addicional quan les quantitats es troben per sota d’un import predeterminat. Aquests sistemes s’utilitzen millor quan el sistema de gestió d’inventari està connectat al sistema de punt de venda (TPV). El sistema TPV garanteix que cada vegada que es ven un article, se suprimeix un d'aquests articles del recompte d'inventari, creant un bucle d'informació tancat entre tots els departaments.
Sistemes de gestió de dades
Els dies de grans sales d’arxius, files d’arxivadors i enviament de documents s’esvaeixen ràpidament. Avui en dia, la majoria d’empreses emmagatzemen versions digitals de documents en servidors i dispositius d’emmagatzematge. Aquests documents estan disponibles a l'instant per a tothom de l'empresa, independentment de la seva ubicació geogràfica. Les empreses poden emmagatzemar i mantenir una gran quantitat de dades històriques econòmicament i els empleats es beneficien de l'accés immediat als documents que necessiten.
Sistemes d'Informació de Gestió
Emmagatzemar dades només és un avantatge si aquestes dades es poden utilitzar amb eficàcia. Les empreses progressistes utilitzen aquestes dades com a part del seu procés de planificació estratègica, així com per a l'execució tàctica d'aquesta estratègia. Els sistemes d'informació de gestió (MIS) permeten a les empreses fer un seguiment de les dades de vendes, les despeses i els nivells de productivitat. La informació es pot utilitzar per fer un seguiment de la rendibilitat al llarg del temps, maximitzar el retorn de la inversió i identificar àrees de millora.
Els administradors poden fer un seguiment diari de les vendes, cosa que els permet reaccionar immediatament a xifres inferiors a les esperades augmentant la productivitat dels empleats o reduint el cost d’un article.
Gestió de relacions amb clients
Les empreses utilitzen TI per millorar la manera de dissenyar i gestionar les relacions amb els clients. Els sistemes de gestió de relacions amb els clients (CRM) capturen totes les interaccions que una empresa té amb un client, de manera que és possible una experiència més enriquidora. Si un client truca a un centre de trucades amb algun problema, el representant del servei d’atenció al client podrà veure el que ha comprat el client, veure informació d’enviament, trucar al manual de formació d’aquest article i respondre eficaçment al problema.
Tota la interacció s’emmagatzema al sistema CRM, llesta per ser recuperada si el client torna a trucar. El client té una experiència millor i més centrada i l’empresa es beneficia d’una millora de la productivitat.
