Pocs propietaris d’empreses pensen en el robatori intern en iniciar una empresa. Tot i així, el robatori d'empleats és responsable de més d'un terç de les fallides empresarials, segons informa el Servei de Gestió del Grup. Aquest comportament sovint resulta de la pressió personal o professional i té poc a veure amb la satisfacció laboral. Una manera de protegir el vostre negoci és conèixer els signes d’alerta del robatori d’empleats i entendre com es produeix.
Consell
Les cinc formes més habituals de robatori d'empleats són el robatori de petites quantitats, el robatori de dades, el robatori de diners en efectiu, el frau de descamació i els desemborsaments fraudulents.
Què tan freqüent és el robatori intern?
Segons l’Enquesta nacional de seguretat al detall publicada per la Federació nacional del comerç al detall de 2019, els minoristes amb 500 o menys ubicacions van tenir una pèrdua mitjana de dòlars de $1,377 per empleat deshonest el 2018. Aquest import va ser lleugerament superior al de les persones amb més de 500 ubicacions. El robatori intern es produeix a la majoria d’indústries, no només al comerç minorista, i pot adoptar moltes formes, des del robatori d’efectiu fins al descamat.
L’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) afirma que l’apropiació indeguda d’actius representa gairebé el 90% del frau laboral, provocant una pèrdua financera mitjana de $114,000. Aproximadament el 85% dels estafadors van mostrar almenys una bandera vermella. Tanmateix, els signes són subtils tenint en compte que la majoria dels esquemes de frau es produeixen en un període aproximat de 16 mesos.
Fets de robatori d’empleats
Els sistemes de manipulació de xecs, els sistemes de reemborsament de despeses i els sistemes de nòmines són habituals al lloc de treball modern. Més de la meitat dels empleats deshonestos creen documents físics fraudulents per cobrir les seves pistes, diu l'ACFE. Altres alteren documents físics o digitals, creen entrades de diari fraudulentes o cuinen els llibres.
La Society for Human Resource Management assenyala que aproximadament el 40 per cent dels empleats que roben als seus companys de feina o caps experimentaven problemes relacionats amb els recursos humans, com ara avaluacions de baix rendiment. Els que tenen deutes o viuen més enllà de les seves possibilitats són més propensos a cometre fraus. Els propietaris de petites empreses són més vulnerables al robatori intern que les grans empreses i és possible que no puguin cobrir les pèrdues.
Conèixer aquests fets relacionats amb el robatori d’empleats us facilita la protecció de la vostra petita empresa. El robatori intern pot ser difícil de detectar, però hi ha senyals d’alerta que hauríeu de vigilar. Les discrepàncies en la nòmina, la falta d’inventari o una caiguda sobtada dels beneficis haurien de generar una bandera vermella. En general, els empleats poden utilitzar un o més dels mètodes següents per robar a la vostra empresa: robatori de petites quantitats, robatori de dades, robatori de diners en efectiu, frau de descomposició i desemborsaments fraudulents
No ignori el petit robatori
Molts treballadors creuen erròniament que sortir de l'oficina amb un parell de bolígrafs, blocs de notes o imprimir subministraments no compta com a robatori. El robatori o petit robatori pot resultar costós per a les petites empreses i, a la llarga, provocar una reducció de l’inventari. Per exemple, un conductor de camió que roba caixes o caixes de cada enviament podria costar a la companyia milers de dòlars en pèrdues d’ingressos i retards.
El robatori petit és sovint difícil de detectar. Al cap i a la fi, qui té temps per comptar cada caixa, bolígraf o grapadora d’una oficina? És encara més difícil de detectar quan es tracta de materials de construcció i mercaderies a granel. Tot i que és impossible eliminar aquest comportament, hi ha maneres de reduir el risc de robatori al lloc de treball.
Tenir una política antirobatori clara que defineixi el robatori de llocs de treball i en descrigui les conseqüències és un bon punt de partida. Assegureu-vos que els vostres empleats saben quin tipus de comportament és acceptable i què no. Enumereu alguns exemples de robatori i decidiu accions punitives. Implementar un procediment de notificació confidencial i indicar clarament que s’investigaran totes les infraccions.
Prevenir i detectar robatoris de dades
El robatori de dades sovint s’associa amb pirates informàtics i programes d’avantguarda que poden trencar contrasenyes en un instant. Però no sempre és així. Segons l’informe global de risc de dades de Varonis 2019, aproximadament el 50% de les empreses enquestades tenien més de 1.000 fitxers sensibles i el 22% de totes les carpetes disponibles per a tots els empleats.
El robatori de dades privilegiades pot arruïnar la imatge de l’empresa i provocar multes o demandes fortes. També pot dificultar els esforços de màrqueting i provocar la pèrdua d’ingressos. Algú del vostre equip podria vendre secrets comercials, números de targetes de crèdit o llistes de contactes a un tercer ara mateix. El cost mitjà d'un atac privilegiat supera el mig milió de dòlars, informa l'Institut Ponemon.
Una manera de mitigar aquests riscos és proporcionar accés a dades sensibles només a aquells que ho necessitin. Emmagatzemeu la informació de l’empresa al núvol i assegureu-la amb contrasenyes segures. Quan cancel·leu els empleats, desactiveu-ne l'accés a eines web remotes, bústia de veu, aplicacions empresarials i canals de comunicació interns. Incloeu aquestes mesures al contracte de treball o demaneu al vostre personal que signi un acord de no divulgació abans de començar a treballar.
Compte amb el dipòsit d’efectiu
Un altre tipus habitual de robatori intern és el robatori de diners en efectiu, que consisteix a robar diners que ja s’han registrat als llibres d’una empresa. Igual que altres esquemes de frau, pot adoptar diverses formes, com ara modificar comptes de caixa, robar diners al registre o alterar la cinta del registre. Els estafadors també poden escriure xecs personals per cobrir el saldo.
El robatori de diners en efectiu és més fàcil de detectar que altres tipus de robatoris interns. L'Associació de Comptadors del Govern recomana als propietaris d'empreses que vigilin la manca constant d'efectiu, la falta de béns a causa del robatori i les grans fluctuacions dels saldos dels comptes bancaris de la companyia.
Depenent de la situació, és possible prevenir el trasllat instal·lant un sistema de vigilància, separant les tasques del personal o programant recollides regulars d’efectiu. La realització de recomptes d’efectiu per sorpresa també us pot ajudar. A més, podeu implementar un sistema que requereixi que els empleats obtinguin el permís de la direcció abans de cancel·lar qualsevol transacció.
Vigileu els fraus desnatats
Segons l’ACFE, els fraus d’escombrat en efectiu no es detecten durant uns 18 mesos. Representen aproximadament el 20 per cent de tots els casos de frau que afecten petites empreses i el 8 per cent dels casos que es produeixen en grans organitzacions. A diferència del robatori de diners en efectiu, aquest tipus de frau consisteix en robar diners en efectiu abans que es registri als llibres de la companyia. De vegades, implica el robatori de xecs.
Suposem que contracteu un empleat nou per a la vostra pizzeria. Unes setmanes després, observeu que els vostres ingressos van caure a la meitat. Després d’instal·lar una càmera oculta, us adoneu que el vostre nou empleat no dóna rebuts als clients que paguen en efectiu. Els diners es passen a la butxaca en lloc de la caixa registradora. Com que aquestes vendes no es registren, el frau és difícil de detectar.
L’única manera d’evitar aquest tipus de delictes és acceptar només pagaments amb targeta de crèdit, però això no sempre és possible. Per mantenir la seguretat, comproveu si hi ha entrades irregulars als comptes de caixa de l’empresa, anul·lacions d’inventari perdudes o robades i fluctuacions constants en el saldo del vostre compte bancari. Preneu mesures proactives i reviseu els vostres registres si observeu alguna cosa sospitosa.
Identificar i prevenir els desemborsaments fraudulents
El frau de desemborsament és un dels tipus més habituals d’apropiació indeguda d’actius i pot incloure sistemes de facturació o nòmines, sistemes de reemborsament de despeses, manipulació de xecs i molt més. Per exemple, algú del vostre equip podria pagar de més un venedor o enviar diners al proveïdor equivocat a propòsit. Quan el proveïdor retorna la quantitat sobrant, el vostre empleat conserva els diners per a ús personal.
Els empleats també poden establir venedors falsos al sistema de comptes de comptes de l'empresa i fer pagaments a ells mateixos o als seus amics. Com a propietari de petites empreses, podeu reduir el risc de frau en el desemborsament comprovant acuradament els llibres, registres comptables i xecs anul·lats de l’empresa. Assigneu funcions de nòmines a diversos empleats i mantingueu una llista de proveïdors aprovats.
Si és possible, desincentiveu o prohibiu la contractació de familiars a la vostra organització. Realitzeu comptabilitats regulars d’efectiu i concileu els comptes bancaris de l’empresa cada mes. Forbes suggereix revisar els vostres estats financers mensualment i demanar a un comptable que avaluï el frau a la vostra empresa. Investigueu a fons totes les discrepàncies, per petites o insignificants que semblin.
