Característiques d'un bon sistema d'informació de gestió

El propòsit d’un sistema d’informació de gestió, sovint anomenat MIS, és ajudar els executius d’una organització a prendre decisions que avancin els objectius de l’organització. Un SIG eficaç reuneix les dades disponibles de les operacions de l’empresa, entrades externes i activitats passades en informació que mostra el que la companyia ha aconseguit en àrees clau d’interès i el que es requereix per avançar. Les característiques més importants d’un MIS són aquelles que donen confiança als decisors que les seves accions tindran les conseqüències desitjades.

Rellevància de la informació

La informació que un gerent rep d'un MIS ha de relacionar-se amb les decisions que ha de prendre el gestor. Un SIG eficaç pren dades que s’originen en les àrees d’activitat que afecten el gestor en cada moment i les organitza en formes que siguin significatives per prendre decisions. Si un gestor ha de prendre decisions de preus, per exemple, un MIS pot prendre dades de vendes dels darrers cinc anys i mostrar projeccions de volum de vendes i beneficis per a diversos escenaris de preus.

Exactitud i fiabilitat de la informació

Una mesura clau de l’eficàcia d’un SIG és la precisió i fiabilitat de la seva informació. La precisió de les dades que utilitza i els càlculs que aplica generalment determinen l’eficàcia de la informació resultant. Tot i això, no totes les dades han de ser igualment exactes.

Per exemple, la informació sobre la nòmina ha de ser precisa, però les hores dedicades als treballadors a una tasca determinada es poden basar en estimacions raonables. Les fonts de les dades determinen si la informació és fiable. El rendiment històric sovint forma part de l'entrada d'un MIS i també serveix com a bona mesura de la precisió i fiabilitat de la seva producció.

Utilitat de la informació

La informació que un gerent rep d'un MIS pot ser rellevant i precisa, però només és útil si l'ajuda amb les decisions particulars que ha de prendre. Per exemple, si un gerent ha de prendre decisions sobre quins empleats reduirà a causa de les reduccions de personal, és rellevant la informació sobre l’estalvi de costos resultant, però la informació sobre el rendiment dels empleats en qüestió és més útil. El MIS ha de facilitar la informació útil de fàcil accés.

Actualitat de la informació

La sortida MIS ha de ser actual. La direcció ha de prendre decisions sobre el futur de l’organització basant-se en dades actuals, fins i tot en avaluar les tendències. Com més recents siguin les dades, més aquestes decisions reflectiran la realitat actual i anticiparan correctament els seus efectes sobre l’empresa. Quan la recopilació i el processament de dades retarden la seva disponibilitat, el MIS ha de tenir en compte les seves possibles inexactituds a causa de l'edat i presentar la informació resultant en conseqüència, amb possibles intervals d'error.

Les dades que s’avaluen en un període de temps molt curt es poden considerar informació en temps real. Per exemple, la informació sobre un augment dels defectes del producte es pot marcar per atendre la gestió instantània.

Integritat de la informació

Un MIS eficaç presenta tota la informació més rellevant i útil per a una decisió particular. Si no hi ha informació disponible a causa de la manca de dades, ressalta els buits i mostra possibles escenaris o presenta possibles conseqüències derivades de les dades que falten. La direcció pot afegir les dades que falten o prendre les decisions adequades al corrent de la informació que falta. Una presentació incompleta o parcial de la informació pot conduir a decisions que no tinguin els efectes previstos.

Missatges recents