L'IRS requereix que les empreses proporcionin informació sobre determinats pagaments realitzats al llarg d'un any fiscal en un dels formularis 1099. Les petites empreses utilitzen el formulari 1099-MISC amb més freqüència per informar de pagaments de més de 600 dòlars a no empleats, com ara contractistes. i assessors. Les empreses que presentin més de 250 formularis 1099 han de presentar-les electrònicament. L'IRS cobra una taxa de penalització per la presentació tardana, excepte en determinades circumstàncies.
Quan es presenta un formulari 1099
El termini per presentar un formulari 1099 varia d’un any a l’altre, però se sol ubicar l’última setmana de febrer si el contribuent l’envia en paper. L'IRS amplia el termini com a mínim un mes si l'empresa presenta el formulari per via electrònica. L'IRS acceptarà les sol·licituds el dia hàbil següent a la data especificada si cau en dissabte, diumenge o festiu legal.
Sol·licitud d'una extensió
Les empreses que paguen impostos poden sol·licitar una extensió de 30 dies en presentar un formulari 1099 emplenant el formulari 8809, una sol·licitud d’extensió del termini per presentar declaracions d’informació. Podeu enviar el formulari 8809 electrònicament o en paper i no cal que signeu el formulari. Tanmateix, l'extensió només té efecte si l'empresa la sol·licita abans de la data de venciment. No cal enviar cap explicació per obtenir l’extensió.
Sancions per la presentació tardana
Si una empresa no presenta una declaració d'informació abans de la data de venciment o no sol·licita una extensió, l'IRS pot cobrar una taxa de penalització. Si una empresa envia el formulari 1099 en un termini de 30 dies a partir de la data de venciment, la pena serà de 30 $ per formulari. Si presenteu el formulari amb més de 30 dies de retard però abans de l’1 d’agost, la penalització serà de 60 USD per formulari. La pena augmenta a 100 dòlars per a qualsevol formulari presentat després de l’1 d’agost o que no s’hagi presentat.
L'IRS estableix la pena màxima de 500.000 dòlars per a les petites empreses, que es defineixen com a ingressos bruts anuals mitjans de menys de 5 milions de dòlars per als tres exercicis fiscals anteriors.
Excepcions vàlides per a retards
L'IRS no imposarà sancions a una empresa si demostra una causa raonable del retard en la presentació. La definició de causa raonable inclou esdeveniments fora del control del contribuent, com ara un incendi d’oficines o l’esfondrament de l’ordinador. L’empresa que paga impostos ha de demostrar que va prendre totes les mesures raonables per evitar el retard i que va prendre mesures per mitigar el retard en la presentació dels formularis. A més, l’IRS obviarà els errors o omissions intranscendents en els formularis que requereixen la correcció i la remissió.
