Les empreses poden tenir una bona idea de com estan les operacions examinant les dades internes de l’empresa a través d’informes i gràfics. Tanmateix, de vegades les persones properes a l’empresa no revisen aquestes dades amb total objectivitat o estan tan familiaritzades amb les operacions que és difícil trobar solucions alternatives quan apareixen obstacles.
Per obtenir una bona imatge de si l’empresa funciona bé i obtenir noves idees sobre com millorar, les empreses i altres organitzacions poden recórrer al procés d’auditoria operativa.
Definició del procés d’auditoria operativa
Un procés d’auditoria operativa és la sèrie de passos que fa un auditor per avaluar les activitats operatives d’una empresa determinada o d’una altra organització. El procés és similar als processos d'altres auditories, però és més profund: per exemple, en una auditoria d'estats financers, l'auditor sol tractar només de números i pràctiques comptables, mentre que en una auditoria operativa, l'auditor pot examinar qualsevol aspecte del negoci.
L’audi no sol centrar-se en un sol departament o projecte, perquè cada departament té un paper en el procés operatiu general i està interconnectat.
Objectius d'una auditoria operativa
L’objectiu del procés d’auditoria operativa és determinar si els controls interns de l’empresa, com ara polítiques i procediments, són suficients per produir un nivell òptim d’eficiència i eficàcia.
Això és fonamental per a les empreses, perquè la manca d’eficiència i eficiència normalment es tradueix en menys vendes o en majors costos operatius, cosa que de vegades significa la incapacitat de l’empresa per competir i mantenir-se al negoci. Altres organitzacions poden fer una auditoria per determinar si una entitat segueix lleis específiques, com ara normatives de privadesa o fins i tot pràctiques sanitàries, en funció de l'estat de la seva indústria.
Passos d'Auditoria Operativa Comuns
Durant el preaudit, l'auditor es reuneix amb els directius, explica el procés d'auditoria i recopila informació bàsica sobre l'empresa per determinar les preocupacions i els riscos.
A continuació, l'auditor es reuneix amb gestors clau per verificar els components de l'auditoria i les preocupacions associades. En aquesta etapa es desenvolupen objectius específics per a l'auditoria, com ara complir un determinat estàndard de la indústria o augmentar les vendes al nivell d'un competidor.
En quart lloc, l'auditor dissenya i prepara procediments de prova per a cada control clau. Revisa els plans amb els gestors i realitza les proves, documentant i discutint tots els resultats i les propostes de millora.
A continuació, l'auditor redacta una auditoria completa amb recomanacions específiques i opció d'implementació. L’auditor repassa aquest informe amb la direcció fins que queda clar que la direcció sap com abordar els problemes trobats. Sovint es crea un informe final que resumeix l’auditoria total i, en funció de l’auditor, pot haver-hi seguiment, tallers addicionals o un intercanvi final de materials útils.
Avantatges i desavantatges d'una auditoria operativa
Passar pel procés d’auditoria operativa proporciona a l’empresa opinions objectives. Aquestes opinions sovint generen una producció o un canvi de vendes més ràpid, una millor assignació de costos, sistemes de control millorats, la ubicació de les zones de retard i un flux de treball generalitzat.
No obstant això, de manera similar a qualsevol auditoria, les auditories operatives costen de dur-les a terme. Les persones que participen en l'auditoria no poden participar en altres processos operatius quan es reuneixen amb l'auditor o recopilen dades perquè l'auditor les faci servir.
A més, les auditories operatives triguen un temps considerable a completar-se i pot ser més difícil determinar exactament el que causa problemes, ja que són més complexes les operacions. Tot i que les operacions de revisió basades en els resultats de l’auditoria poden estalviar diners al llarg termini, fer-ho pot causar confusió als empleats, causar confusió inicial i requerir una formació addicional o alteracions significatives de la plantilla.
