Els procediments de control documental garanteixen que els empleats de les operacions de l’empresa facin servir els documents adequats per dur a terme el seu treball. Els procediments són un component clau del procés d'assegurament de la qualitat. Realitzen un seguiment de la preparació i manipulació de documents per assegurar-se que els empleats responsables de la documentació substitueixen els documents obsolets per les darreres versions. Aquests procediments inclouen registres dels empleats que van crear, canviar i aprovar documents perquè l'empresa pugui determinar com evitar errors i millorar la qualitat dels seus productes i serveis.
Creació
Els procediments de control de documents especifiquen qui és responsable de crear determinats documents i de quina manera l’originador del document l’ha d’identificar. A més de donar nom al document en un format prescrit, l’empleat responsable ha de signar el document per identificar-se com a originador. La signatura del document indica que l’empleat considera que el treball està completat i que ha d’incloure la data en què va finalitzar el treball.
Revisió
Els principis d’assegurament de la qualitat requereixen que les empreses revisin molts dels seus documents per comprovar-ne la precisió, especialment els dibuixos tècnics i les especificacions. Els procediments de control de documents detallen quins documents s’han de revisar, qui i com registrar-la. Normalment, un procediment de revisió especifica quines són les qualificacions que ha de tenir un revisor i com realitza els canvis necessaris al document. Es detalla com registrar els canvis i on ha de signar el revisor per indicar que ha completat la revisió amb èxit.
Revisió
A part dels canvis realitzats durant una revisió, els canvis necessaris en la documentació sovint resulten de canvis en projectes o operacions. Els procediments de control de documents especifiquen qui inicia les revisions i qui les realitza. Un cop finalitzada la revisió, el document revisat rep una designació que permet als empleats identificar-la com la revisió més recent a una data concreta. El document antic rep una designació obsoleta i una marca que ja no és actual.
Substitució
Una part clau dels procediments de control de documents detalla com una empresa assegura que les versions més recents dels documents substitueixen les versions obsoletes als llocs on s’utilitzen els documents. Els procediments especifiquen qui és el responsable de la renovació de la documentació, sovint l’iniciador de les revisions. D’altra banda, els procediments donen instruccions als usuaris sobre documentació sobre la identificació de material obsolet i sobre com comprovar les revisions més recents.
Documents externs
Les empreses sovint han d’utilitzar documentació que prové de fora de l’empresa. Aquests documents no segueixen els procediments interns quan arriben per primera vegada. Els procediments de control de documents especifiquen qui és responsable de la integració d’aquests documents al sistema de l’empresa. Es detallen com identificar els documents externs, si cal una revisió i com procedir amb les revisions si cal. Un cop integrats, els empleats responsables s’asseguren que els documents externs pertinents estiguin disponibles quan sigui necessari.
