Tots els empresaris necessiten un sistema per processar la nòmina, fins i tot els propietaris exclusius. Amb més d’un empleat, necessiteu un sistema que faci un seguiment i calculi les despeses de nòmina de cada persona. Quan configureu el vostre sistema de despeses de nòmina, tingueu en compte que també funciona com el vostre sistema de nòmines actualitzat.
Separeu les categories d’empleats per a nòmines
És habitual tenir més d’una categoria d’empleats a la nòmina de la vostra empresa. Si teniu empleats per hora, registreu els seus costos de nòmina separats dels costos de nòmina dels empleats assalariats. Els vostres costos de nòmina anuals per als empleats fan un seguiment del sou brut de cada empleat, no del seu import net.
En general, atès que els empleats per hores i assalariats poden guanyar una remuneració per hores extraordinàries, és útil fer un seguiment de les hores extraordinàries per separat de la seva remuneració habitual. La majoria dels empleats assalariats reben una quantitat fixa de salari brut, en funció del seu salari anual, dividit pel nombre de períodes salarials que utilitza la vostra empresa. No obstant això, els empleats que reben comissions solen pertànyer a una categoria única per al manteniment de registres. La Guia de petites empreses de l'Oficina per a la innovació i l'assistència reguladores del governador de l'estat de Washington assenyala que el càlcul de la vostra nòmina també hauria d'incloure les despeses per a treballadors temporals, consultors i contractistes independents durant l'any.
Calculeu les despeses per període de paga
Algunes nòmines empresarials són setmanals, mentre que altres són quinzenals o mensuals. Amb diferents tipus d'empleats, és possible que tingueu diferents dates del període de pagament durant cada mes. No cal combinar les despeses de nòmina de més d'un període de nòmines de l'empresa. Registre aquestes despeses segons el període de pagament que utilitzeu per a cada categoria de nòmina dels empleats. Utilitzeu un llibre major, full de càlcul o programari de nòmines per simplificar el seguiment de les despeses de nòmina programades i reals per a cada categoria d'empleats.
Afegiu les obligacions de l’empresari
Business.com recorda als empresaris que processen ells mateixos la seva nòmina per afegir les obligacions estatals i federals obligatòries al seu sistema de nòmines actuals. La Llei de contribucions a l’assegurança federal (FICA) i la compensació dels treballadors són dues despeses clau de nòmina pagades per l’empresari.
Altres despeses depenen de la ubicació i l'estructura de la vostra empresa. Entre ells, hi ha els pagaments per ocupació d’atur federals i estatals. Incloeu els vostres costos per contribucions als plans d’assegurança mèdica dels empleats. Si feu coincidir les contribucions dels empleats amb un pla de jubilació 401 (k) o amb un altre, assigneu aquests imports a la vostra nòmina anual.
Recordeu les bonificacions anuals dels empleats
Segons l’Administració de petites empreses dels Estats Units, les bonificacions anuals per als empleats poden comportar despeses addicionals de nòmina. Registre l'import de la bonificació com a despesa de nòmina. A continuació, calculeu les obligacions pagades per l’empresari que comporten aquestes bonificacions.
Anualitzeu resums de nòmines
Per obtenir un resum dels vostres costos de nòmina anuals durant l’any natural cal establir paràmetres per registrar les despeses. Segons les categories, és possible que les dates de pagament de la nòmina dels empleats no s’adaptin fàcilment a cada mes natural. Alguns impostos, bonificacions o altres obligacions empresarials no s’han de pagar cada mes. Algunes despeses de nòmina, com ara les contribucions de l’empresari a l’assegurança mèdica o la jubilació, poden ser necessàries trimestralment o amb menys freqüència.
Càlcul del resum de la nòmina de YTD
Per simplicitat, després de recollir el registre de totes les despeses de nòmina dels empleats, calculeu l'import actualitzat utilitzant el mes en què vau efectuar el pagament de la nòmina. Al final de cada mes natural, calculeu les despeses totals de cada categoria d'empleats i de cada categoria remunerada per l'empresari. Afegiu els totals de cada categoria i, a continuació, afegiu els totals mensuals per acabar els càlculs de resum de la nòmina fins a la data.
