Un rebut de pagament pot ser tan senzill o tan complicat com vulgueu, sempre que satisfaci les vostres necessitats i les dels vostres clients. Els rebuts poden ser tan senzills com un rebut de caixa registradora o tan casual com una nota escrita en un tros de paper. Com a alternativa, poden ser complexos, com ara un full de càlcul digital amb números de comanda de compra, càlculs d’extensions programats i historial de pagaments.
Imprescindibles en un comprovant de pagament
Cada rebut de pagament ha de tenir el nom de l’empresa que l’ha emès, la data en què s’ha produït la transacció, els articles comprats i l’import que s’ha cobrat. Molts rebuts també inclouen el nom del client, especialment si el rebut representa una ordre de compra que s’ha omplert o si el comprador i el venedor estan realitzant transaccions comercials en curs. Si el client va enviar una comanda de compra, el número de la comanda també hauria d'aparèixer al rebut perquè el comprador faci referència. Si la comanda es lliurarà, la comanda hauria de tenir l’adreça i la informació de contacte del comprador perquè el conductor del lliurament l’utilitzi.
Bones vacances a un rebut de pagament
És útil que un comprador que hagi pagat un producte o servei també tingui documentació sobre com s’ha efectuat aquest pagament. Un rebut de pagament també pot incloure informació sobre el pagament en si, com ara si es va fer amb efectiu, xec o targeta de crèdit. És especialment important tenir en compte els pagaments en efectiu, ja que, a diferència dels xecs i els pagaments amb targeta de crèdit, els pagaments en efectiu no es poden verificar després del fet.
A més d’indicar la forma de pagament, també és útil que la referència del client proporcioni un número de xec o els darrers quatre dígits de la targeta de crèdit utilitzada. Un rebut de pagament també pot incloure les condicions de venda, com ara si totes les vendes són definitives o si es poden canviar articles en un termini de 30 dies, si el client presenta el rebut.
Paper imprescindible per a impostos
Els rebuts de pagament són documents fiscals importants, que proporcionen una prova de les despeses comercials que anoteu als formularis fiscals. També són útils per a la comptabilitat de gestió, ja que proporcionen la informació que el vostre comptable necessita per fer un seguiment de les compres per categories, de manera que pugueu avaluar si les vostres despeses en una àrea específica són financeres o són coherents d’un any a l’altre.
Un rebut de pagament també és indispensable si teniu problemes amb l’article que heu comprat. El rebut de pagament serveix com a prova de compra perquè pugueu canviar o retornar la mercaderia.
