Les empreses fan pagaments anticipats per a diverses despeses diferents. Qualsevol despesa que es pagui abans de rebre efectivament el benefici del pagament es considera una despesa prepagada a efectes comptables. Les despeses prepagades es registren en el balanç d’una empresa com a actiu corrent i després es reconeixen com a despesa quan s’incorre. Hi ha moltes categories de despeses de prepagament, incloses les comissions legals, les primes d’assegurança i els impostos estimats.
Lloguer d’arrendament comercial
Si un contracte d’arrendament comercial requereix el pagament per avançat de la renda del darrer mes o el pagament de qualsevol mes d’antelació, aquesta despesa s’ha de registrar al compte de lloguer de prepagament. Si el pagament mensual del lloguer s’emet durant l’última setmana del mes anterior, aquesta despesa també s’ha de registrar al lloguer prepagat fins que comenci el mes. L’import s’ha de registrar com a dèbit del lloguer prepagat i com a crèdit en efectiu. Un cop comenci el nou mes, alleugeu el prepagament publicant un crèdit al compte de lloguer prepagat i un càrrec a la despesa de lloguer per l'import mensual del lloguer.
Indemnització i altres assegurances
La majoria de les primes de la pòlissa d’assegurança corporativa es paguen íntegrament durant l’any anterior al començament de la pòlissa. Les primes d'assegurança prepagades es classifiquen com a actiu corrent, perquè el seu benefici es realitzarà íntegrament en els propers dotze mesos. Quan pagueu la prima d’assegurança, publiqueu la despesa prepagada com a dèbit a un compte d’assegurança prepagat i, a continuació, acrediteu el compte en efectiu. Això augmenta el compte de prepagament i disminueix l’efectiu.
Durant el cicle de tancament de cada mes, alleugeu el prepagament per l’import aplicable, que podeu determinar dividint la prima pel nombre de mesos als quals s’aplica. Abonar el compte d’assegurança prepagat i domiciliar el compte de despeses d’assegurança per aquest import per reconèixer la despesa.
Comandes a granel de subministraments
Les comandes de subministraments massives produeixen un estoc que és un actiu fins que s’utilitzen. Qualsevol comanda de subministrament que es faci en aquest estoc es pot registrar en un compte de prepagament. Carregueu el compte de prepagament per l'import que s'afegeix a l'estoc i acrediteu el compte d'efectiu per reflectir la compra. Durant el procés de tancament de cada mes, abonem els subministraments prepagats per la quantitat estimada de subministraments utilitzats durant el mes i domiciliarem el compte de despeses de subministraments.
Impostos estimats trimestrals
Els impostos trimestrals estimats pagats per les empreses durant tot l'any són un impost de prepagament, ja que són un pagament estimat efectuat abans de l'obligació tributària real. Tot i que les empreses reconeixen les despeses associades a un deure tributari durant tot l’any mitjançant comptes a pagar, com ara els deutes d’impostos sobre la nòmina, el pagament trimestral real estimat es registra com a despesa prepagada fins que s’emet el pagament final de l’exercici.
Carregueu el compte d’impostos prepagats per l’import del pagament i, a continuació, acrediteu efectiu per reconèixer la reducció del compte d’efectiu. Abonar impostos prepagats i domiciliar el compte de despeses fiscals quan es calculi l'import real del passiu al final de l'any.
Retenció de despeses legals
Pagar una taxa de retenció a un advocat és un pagament anticipat a serveis legals que l’empresa té una expectativa raonable d’incórrer. La majoria d’advocats requereixen que els clients paguin una retenció anticipada en acceptar un cas. Carregueu un compte legal de prepagament amb un crèdit al compte d'efectiu per l'import de la retenció. Quan es prestin els serveis jurídics, pagueu al fidelitzador un crèdit per prepagament legal i un càrrec al compte de despeses legals.
Qualsevol cosa pagada per endavant
Els acords de contracte comercial que requereixin un dipòsit o un pagament per avançat són despeses de prepagament. Carregueu el compte de prepagament relacionat per l'import del pagament avançat i acrediteu el compte en efectiu per un import igual. Quan es prestin els serveis o es produeixi la despesa, acrediteu el compte prepagat i, a continuació, carregueu el compte de despeses corresponent al llibre major.
