Els principis comptables generalment acceptats requereixen que les empreses calculin la quantitat dels diners que els seus clients deuen mai no pagaran i que tinguin en compte aquesta quantitat als seus estats financers. Ho fan assumint despeses de deute i realitzant amortitzacions. Una despesa per deutes incondicionals preveu pèrdues futures, mentre que una cancel·lació és una maniobra de comptabilitat que simplement reconeix que s’ha produït una pèrdua.
Préstecs per a factures impagades
Basant-se en la seva pròpia experiència, els gerents d’una empresa haurien de tenir una idea general de quina quantitat de comptes a cobrar de la companyia (les factures pendents dels seus clients) quedaran finalment sense pagar. Els estàndards comptables requereixen que les empreses mantinguin un "subsidi" per a l'estimació d'aquests rebuts no cobrables.
Per exemple, si l'experiència de la vostra empresa us indica que l'1,5 per cent dels comptes a cobrar no es podrà cobrar i el saldo dels vostres comptes a cobrar actuals serà de 20.000 dòlars, hauríeu de tenir un subsidi de 300 dòlars. El vostre balanç de situació mostraria comptes a cobrar de 20.000 dòlars, compensats amb la bonificació de 300 dòlars, per a un "compte a cobrar net" de 19.700 dòlars.
Despeses de deute incorrecte
Quan una empresa necessita afegir-se a la seva dotació, ho fa registrant una despesa de deute incorrecte per l'import necessari. Per exemple, necessiteu un subsidi de 300 dòlars, però actualment només hi ha compromès 200 dòlars. Registraria una despesa de deute incorrecte de 100 dòlars al compte de pèrdues i guanys i augmentaria la dotació en 100 dòlars, fins al nou total de 300 dòlars. Tingueu en compte que registreu la despesa de deutes incobrables i, per tant, reduïu els vostres beneficis, només en previsió que els clients no paguin les factures.
De fet, encara no hi ha cap deute malament. Això segueix el principi comptable del conservadorisme: una empresa no ha de sobrevalorar mai els seus actius i, si no es reconeix que no es pagaran certes factures dels clients, se sobreestimarà el valor dels comptes a cobrar, que és un actiu.
Sancions reals de deutes
En algun moment, el deute no funcionarà; un client no pagarà una factura durant el temps suficient perquè la companyia conclogui que el compte no es pot cobrar. Quan això passa, l’empresa anul·la el deute. Per exemple, teniu comptes a cobrar de 20.000 dòlars i una bonificació de 300 dòlars, per un import net de 19.700 dòlars. Determineu que un client que us deu 180 dòlars mai no pagarà.
Per amortitzar el deute, reduïu els dos comptes a cobrar i la provisió per l'import del deute incobrable: 180 dòlars. Ara teniu un saldo a cobrar per comptes de 19.820 $ i un subsidi de 120 $. Els comptes a cobrar nets segueixen sent els mateixos: 19.700 dòlars. La cancel·lació no afecta directament la rendibilitat de la vostra empresa perquè ja heu "gastat" el deute incobrable. Tanmateix, és possible que hagueu d’incórrer en una nova despesa de deute incobrable per reposar la vostra dotació.
Bonificació massa petita
És possible subestimar l’import important que cal mantenir per als comptes que no es poden cobrar. També és possible que un deute inusualment gran vagi malament, aclaparant la bonificació que heu reservat. En qualsevol cas, és possible que hagueu de cancel·lar una quantitat superior al saldo actual de la vostra assignació. Quan això passi, haureu de registrar immediatament una despesa per deutes incobrables per aconseguir que la vostra indemnització "quedi al dia" i, després, cancel·leu el deute incobrable.
