Els mètodes de comptabilitat fan un seguiment de les transaccions comercials de diverses maneres, i una d’elles és un llibre major. Un llibre major registra els crèdits i els dèbits per compte en lloc de transaccions cronològiques del dia a dia. Cada part del pressupost té el seu propi compte al llibre major. Per exemple, la nòmina i els serveis públics són comptes de despeses separats. Independentment del tipus de llibre major, els comptables i comptables utilitzen la referència de publicació a cada entrada.
Tipus de llibres majors
El llibre major és el més important de tots els llibres majors. És un registre de totes les transaccions financeres que la vostra empresa ha realitzat mai. Sota el llibre major hi ha llibres auxiliars, freqüentment anomenats sublibres. Els llibres secundaris divideixen el llibre major en categories, com ara comptes a cobrar, comptes a pagar i transaccions en efectiu. Una empresa pot tenir molts subdirectors, segons les categories del pressupost general.
Parts d’un llibre major
Els llibres majors registren set dades per a cada transacció. Aquesta informació permet als propietaris d’empreses preparar informes financers per a decisions de gestió i calcular impostos trimestrals. Cada dada té la seva pròpia columna. Són: data, article, referència posterior, dèbit (transacció), crèdit (transacció), dèbit (saldo) i crèdit (saldo).
Gravació de transaccions
Registre primer totes les transaccions al llibre major. A continuació, anoteu la informació del llibre major als llibres secundaris adequats. Cada transacció ha de tenir un dèbit en un subdoble i un crèdit en un altre subdoble, amb el següent efecte d’un saldo zero. Si els crèdits i els dèbits no es cancel·len, els vostres llibres estaran "desequilibrats".
Publicació de referència
La publicació de referències ajuda els comptables a fer un seguiment de l’origen d’una transacció quan els llibres estan desequilibrats. La referència de publicació conté el nom abreujat del llibre major, així com la pàgina en què apareix. Per exemple: el llibre major s’abreuja amb un “GL” en majúscules, de manera que una transacció que publiqueu al llibre major d’ingressos, que apareix al llibre major a la pàgina 17, l’escriviu com a GL17 o, de vegades, G17. La referència de publicació us proporciona la informació que necessiteu per verificar els imports en qüestió. Estalvia hores i possiblement dies investigant transaccions al llibre major per trobar la que desitgeu.
