Quin és l'objectiu d'una reunió de personal?

Les reunions de personal es poden utilitzar per a diversos propòsits administratius, des d’intercanviar informació fins a fer anuncis a tota la companyia i realitzar exercicis de formació d’equips. Per ser efectius, les reunions de personal han de tenir una agenda detallada, un límit de temps i un moderador designat. Per obtenir els millors resultats, feu reunions programades periòdicament per garantir la responsabilitat i la participació del personal.

Consell

L’objectiu d’una reunió de personal és proporcionar actualitzacions, lliurar anuncis, sol·licitar comentaris, compartir informació i participar en un entorn d’equip. Per ser efectius, les reunions de personal han de tenir una agenda detallada, un límit de temps i un moderador designat.

Què és una reunió de personal?

En termes generals, les reunions de personal són oportunitats per a tothom d’una empresa o per a membres d’un departament específic de reunir i parlar en persona sobre diversos aspectes de la gestió empresarial que no es poden discutir fàcilment per correu electrònic. És una oportunitat per conèixer cara a cara, posar-se al dia, fer pluja d’idees i tenir discussions en grup. Altres objectius que es poden cobrir en una reunió de personal són:

  • Informes de progrés

  • Actualitzacions del departament

  • Anuncis de noves contractacions o promocions

  • Informes d'estat del programa

  • Actualitzacions de gestió de projectes

  • Anuncis de guanys

  • Noves polítiques o procediments

  • Nous clients o contractes

  • Premis o reconeixements

  • Pròxims esdeveniments

Les reunions de personal també es poden utilitzar per a les sessions de pluja d’idees o per a activitats de formació d’equips. No totes les reunions han de seguir el mateix format. És possible que tingueu una reunió de "tot el personal" per a tota l'empresa, un "check-in" ràpid entre supervisors i informes directes, o "reunions" per a debats breus i estratègics per a qüestions en evolució ràpida.

Avantatges d'una reunió de personal

Reunir-se amb col·legues i directius proporciona una oportunitat per reunir-se fora dels límits d’una oficina o cabina. La creació de relacions interpersonals pot ajudar a promoure el treball en equip i la col·laboració, i també pot reduir el potencial de mala comunicació i malentesos. Tot i que les notes i els correus electrònics són maneres efectives de comunicar moltes coses de manera ràpida, la celebració de reunions i grups de discussió periòdics ajuda a garantir que tothom ho sàpiga i que estigui actualitzat sobre qüestions empresarials importants.

Consell

La freqüència amb què planifiqueu reunions de personal depèn del vostre propòsit, però tenir una reunió regular als llibres és útil per a la planificació. Els grups reduïts poden reunir-se setmanalment i aconseguir molt; es poden reunir cada trimestre més grups grans.

Elements clau d'una reunió efectiva del personal

Les reunions de personal es poden convertir fàcilment en esdeveniments llargs i una mica tediosos si no es gestionen adequadament. Cada reunió ha de tenir el següent: una cronologia; una agenda amb temes de discussió; un moderador i un període obert perquè els participants puguin debatre qüestions a la taula. Una altra manera d’assegurar que les reunions del personal siguin efectives, curtes i dolces és dur a terme reunions de peu. Altres mesures a aplicar inclouen:

  • Fomentant la participació de tothom

  • Garantir la rendició de comptes

  • No permetre interrupcions ni parlar massa

  • Acord en desacord

  • Resolució de problemes complexos si la reunió dura

  • Sol·licitar seguiments escrits i minuts de reunions per estalviar temps i garantir que tots els participants estiguin a la mateixa pàgina.

Consell

Els temes complexos que sorgeixen durant les reunions del personal solen tractar-se millor mitjançant la presentació de qüestions per a futures discussions en grups petits, en lloc de dedicar el temps de tothom a un debat específic i limitat dels participants.

Les reunions de personal programades periòdicament poden crear un sentit d’inclusió entre els empleats, proporcionar accés a directius de nivell superior i fer que tothom senti que forma part d’un equip cohesionat. Si creieu que les vostres reunions no es concentren o que no tenen un objectiu específic, obteniu informació del vostre personal sobre els canvis que voldrien que s’incorporessin. És una altra manera de desenvolupar l’accés a aquesta valuosa activitat.

Missatges recents