Tot i que hi ha diverses eines per ajudar els empresaris a calcular el temps de treball dels empleats, incloses les aplicacions, els fulls de càlcul i les calculadores en línia, també és bo saber fer-ho manualment. Les empreses paguen als empleats per hora per la feina realitzada o en forma de salari. Els empleats que paguen per sou guanyen la mateixa quantitat cada període de pagament, independentment de les hores treballades. Si es donen de baixa, hauríeu de poder calcular fàcilment i ràpidament les seves hores i les dels vostres empleats per hora.
Definició de paràmetres de temps de treball
A menys que un empleat sigui assalariat, les hores de treball es comptabilitzen en una targeta horària. Les targetes horàries es consideren documents legals que poden ser utilitzats com a proves judicials o per organitzacions governamentals com l’IRS per garantir el compliment de la legislació laboral. Per tant, ja sigui un empleador o un empleat, mantenir un registre precís de les hores de treball és essencial i beneficiós per a totes les parts.
Segons GetSling.com, tret que un empleat sigui assalariat, el temps de treball pot ser:
- A temps complet: Això sol ser de 40 hores a la setmana, segons la Llei d’estàndards legals del treball, que es va promulgar el 1940 per evitar que els empresaris explotessin els treballadors i els fessin treballar qualsevol hora que escollissin. Tot i que no hi ha cap llei per a un mínim d’hores a temps complet, el màxim que pot treballar un empleat és de 40 hores abans de ser elegible per cobrar les hores extres.
- Temps parcial: Qualsevol cosa inferior a 40 hores setmanals. En general, els empresaris consideren que les 20 hores setmanals són a temps parcial, però pot ser més, depenent del negoci.
- Hores extraordinàries: Segons el FLSA, les hores extres es consideren més de 40 hores setmanals. La remuneració estàndard de les hores extraordinàries als Estats Units s’anomena "temps i mig". Això significa que per a qualsevol hora treballada durant més de 40 hores setmanals, els treballadors reben 1,5 vegades el seu salari horari habitual. Per tant, si un empleat treballa 41 hores a la setmana i el seu sou habitual és de 20 dòlars per hora, per hora extra, obtindria 30 dòlars.
Selecció d’un format d’hora per als càlculs
Calcular les hores dels empleats és relativament senzill, sobretot si registreu aquestes hores correctament amb targetes de temps o fulls de càlcul. Assegureu-vos que s’omplin amb precisió de manera oportuna i que estiguin ben organitzats. Abans de calcular la remuneració, també pot ajudar a mantenir registres diligents dels horaris i responsabilitats dels empleats a l'hora de calcular les hores treballades per a la nòmina. A l’hora de calcular les hores, el primer que heu de fer és triar un format de càlcul horari: els dos més habituals són l’hora estàndard i l’hora militar.
En el temps militar, les hores de la 1 del matí al migdia són les mateixes que en l’hora estàndard, però semblen diferents. Per a hores inferiors a 10, s’afegeix un zero davant d’aquesta hora, de manera que les 8:00 del matí passen a les 8:00 hores. Les hores posteriors a les 10 passen a ser les 11:00, les 12:00, les 13:00, etc., fins a la mitjanit o les 24:00. Quan calculeu les hores manualment, pot ser una ruta més fàcil; per exemple, si un empleat treballa des de les 8 del matí fins a les 5 de la tarda, en format militar, es tradueix de 8:00 a 17:00. Resteu 8 de 17 per obtenir 9, les hores que va treballar l’empleat.
Arrodonir l’horari dels empleats i crear categories
Sovint, els empleats que entren i surten de la feina no ho faran a l’hora. De vegades estan apagats uns minuts, i haureu d’arrodonir cap amunt o cap avall. La millor manera d’evitar-ho és fer un seguiment del temps en increments de 15 minuts, amb els primers set minuts arrodonits cap avall i la resta arrodonits cap amunt. Per exemple, si un empleat fa un cop de puny a les 07:58 i surt a les 17:02, això significa 8 hores i 4 minuts al rellotge, que es redueix fins a 8 hores. Per exemple, si un empleat comença a treballar a les 07:58 i surt a les 17:10, equival a 8 hores i 12 minuts, però arrodoneix fins a 8 hores i 15 minuts.
Depenent de la indústria, un treballador pot realitzar diferents feines a taxes de sou diferents. Quan es calculen les hores treballades, és fonamental bloquejar el temps a aquestes tarifes per tal que els treballadors puguin cobrar segons la tasca que s’estigui realitzant. El millor seria que sigueu conscients del que fa el vostre empleat i de quant se’ls paga per aquesta funció en particular, ja que pot arribar a ser un problema legal.
Elements addicionals a considerar
A l’hora de calcular les hores treballades, també és fonamental tenir en compte altres factors. Per exemple, si bé les hores extres són temps i meitat federalment, els diferents estats tenen lleis sobre hores extraordinàries diferents. Califòrnia, per exemple, duplica la remuneració dels empleats per més de 12 hores treballades al dia i també per hores el setè dia consecutiu de la setmana laboral, sempre que el temps treballat sigui superior a vuit hores.
Segons Bizfluent.com, altres factors inclouen:
- Pausa i descans: Els descansos poden durar de cinc a 20 minuts. La legislació estatal pot exigir a un empresari que doni aquests descansos i, per tant, ha de pagar-los. Els períodes de menjar poden ser de 30 minuts a una hora i generalment no es paguen tret que l’empleat treballi durant el descans.
- Horari parcial de treball: Si un empleat ha d'abandonar la feina abans d'hora o no pot presentar-se i no té temps pagat disponible per a aquests assumptes, l'empresari pot deduir-li les vacances, els dies personals o els dies de malaltia de l'empleat o acollir-los per al dia.
- Hores extraordinàries per als empleats amb propina: Els càlculs es fan segons la taxa de salari mínim federal o estatal del treballador i el crèdit propina. Per exemple, si un treballador rep el salari horari mínim federal dels EUA $7.25, per a hores extres, multipliqueu-ho per 1,5 o "temps i meitat" per obtenir $10.88. Sostreure $5.12, el crèdit federal de propina, de $10.88 per la taxa d'hores extres d'aquest empleat, que és $5.76.
Càlcul del temps de treball en un any
És fàcil calcular el nombre d’hores de treball de tot un any multiplicant el nombre d’hores en una setmana laboral, multiplicat pel nombre de setmanes de l’any. Quaranta hores setmanals treballades 52 setmanes són 2.080 hores treballades a l'any. Tanmateix, no tots els empleats treballen 40 hores seguides; haureu de sumar els seus totals i multiplicar-los pel nombre de setmanes de l'any per obtenir el total anual de la persona. Quan calculeu anualment els empleats, assegureu-vos de tenir en compte també altres factors. La majoria d’obres solen tenir alguns dies festius i de vacances, que haureu de restar de les hores laborals totals.
Quan es calculen les hores anuals dels assalariats, les matemàtiques seran lleugerament diferents. Els treballadors assalariats reben xecs setmanalment o quinzenalment, segons l'empresa. Els que paguen setmanalment haurien d’estar coberts durant 40 hores i els que cobren quinzenalment durant 80 hores si es tracta d’una pòlissa a temps complet d’una empresa. L’empresari també ha de tenir coneixement de les vacances i dies de vacances i deduir-ne les hores treballades en el càlcul de la paga.
