Una de les decisions que ha de prendre un gestor de pressupostos és si permetre que els pressupostos canviïn durant el període d'informes. Un pressupost que mai canvia s’anomena estàtic, mentre que un pressupost que canvia en funció de l’activitat real s’anomena flexible. Tots dos enfocaments ofereixen avantatges i desavantatges per al nou propietari de l'empresa.
Els inconvenients de l'enfocament del pressupost estàtic
Es planifica amb antelació un pressupost estàtic basat en les vostres millors conjectures sobre l’activitat real futura. Els pressupostos estàtics solen planificar-se amb un any d’antelació, dividits en períodes d’informació menors, com ara mesos i trimestres.
Un desavantatge important per a les noves empreses és la manca de dades reals sobre les quals es pot construir un pressupost. Si les dades reals difereixen significativament del pressupost estàtic, no hi ha manera de canviar el pressupost ni de determinar si es controlen adequadament els costos per produir els ingressos. En el seu lloc, heu de produir una previsió. La previsió és un document nou que prediu la resta de l'activitat del període d'informes i el compara amb el pressupost estàtic i els efectius.
Per què funcionen els pressupostos estàtics
La millor raó per utilitzar un pressupost estàtic és l’anàlisi de la variància. L'anàlisi de la variància us indica quant és més o menys del vostre pressupost de les projeccions originals, per percentatge i en dòlars. Fins i tot per a les empreses noves, pot ser més fàcil planificar els propers anys si sabeu que teniu una comparació entre el que s’esperava i el que va passar realment. En els propers anys, podeu ajustar el pressupost cap amunt o cap avall en funció dels percentatges de variància. Els pressupostos estàtics funcionen millor quan es té una seguretat raonable per avaluar quins seran els ingressos i els costos, excepte circumstàncies extraordinàries.
Els inconvenients de l'enfocament del pressupost flexible
El pressupost flexible és un mètode més sofisticat perquè podeu fer canvis al pressupost a la meitat del període d'informes. Tanmateix, és possible que no tingueu temps, experiència o inclinació per ajustar el pressupost amb freqüència. A més, pot haver-hi efectes inesperats a causa d’un canvi inesperat de volum, que no sabreu planificar. Els pressupostos flexibles requereixen conèixer per endavant quins costos són fixos o variables i com es veuen afectades les despeses pels canvis en els ingressos.
Per què funcionen els pressupostos flexibles
Com que el pressupost flexible canvia en funció del volum, proporciona un major nivell de control. Les noves empreses han de mantenir els costos ben ajustats; limitar determinades despeses flexibles a un percentatge de volum ajuda a aconseguir-ho.
Un nou negoci podria variar molt del que estava previst originalment i els pressupostos flexibles ofereixen una visió en temps real de les despeses i els ingressos d’un negoci. És possible que el coneixedor propietari de l'empresa no tingui temps de passar problemes per emetre una previsió del pressupost estàtic. El pressupost flexible compleix les previsions en un sol pas.
