Els assistents administratius i de recursos humans donen suport a la tasca dels departaments d’oficines i, en alguns casos, de directius o executius específics. De vegades anomenats secretaris, els assistents realitzen tasques administratives, com ara facilitar les comunicacions, portar registres i establir cites, tot i que les responsabilitats d’un assistent administratiu poden variar significativament en funció de la indústria en què treballi. Els assistents de recursos humans solen estar més estandarditzats, però encara hi ha molt marge de maniobra, en funció de les prioritats i recursos del departament.
Facilitar les comunicacions corporatives
Els dos tipus d’assistents sovint tenen un paper essencial en les comunicacions d’un departament. Un assistent pot redactar i enviar correus electrònics en nom de la direcció del departament, gestionar la correspondència enviada a una adreça de correu electrònic del departament i actuar com a enllaç entre un cap de departament i altres empleats, clients o clients potencials. Els assistents solen ser els responsables d’obrir, llegir i dirigir el correu postal que arriba a l’oficina i no es dirigeix a una persona concreta.
També es pot demanar a un ajudant que escrigui i actualitzi un bloc departamental o d’empresa que es comparteixi internament o que estigui disponible per al públic. Els assistents de recursos humans, en particular, poden ser els responsables de controlar i actualitzar els documents interns de l’empresa, com ara manuals dels empleats i avisos de dies de vacances, o publicar informació de seguretat i salut en un tauler d’anuncis dels empleats.
Creació i manteniment de registres
Els assistents administratius i de recursos humans sovint tenen un paper important en la creació i el manteniment de registres d’oficines. Els assistents de recursos humans sovint són els responsables de recollir i organitzar els tràmits dels empleats, com ara sol·licituds de feina, contractes laborals i formularis de prestacions. Els assistents administratius gestionen els registres tant en paper com en format digital, mantenint-los organitzats i fàcilment recuperables.
Tasques de comptabilitat limitades
En alguns casos, un assistent pot assumir la responsabilitat de tasques limitades de comptabilitat, com ara mantenir un full de càlcul per a un pressupost departamental. L’assistent també pot ser responsable d’enviar sol·licituds de xecs i factures al departament de comptabilitat, així com de gestionar les sol·licituds de comptes de despeses dels empleats.
Direcció i elaboració d'informes sobre la investigació
Sovint es requereix als assistents que completin projectes de recerca i, a continuació, organitzin, informin i mantinguin la informació recollida. Alguns exemples del tipus de projectes de recerca que un ajudant pot emprendre i gestionar són:
- Informació sobre els principals competidors
- Lleis i regulacions pertinents de la indústria
- Informació de contacte per a associacions professionals
- Detalls sobre els principals clients, com ara aniversaris i aniversaris laborals
A més, els assistents de recursos humans poden investigar possibles contractacions, incloses referències, xarxes socials i antecedents. Tant els assistents de recursos humans com els assistents administratius també poden dedicar temps a cercar borses de treball i reprendre els llocs de publicació amb l’esperança de trobar candidats a llocs vacants.
Incorporació de nous empleats
Tot i que els assistents de recursos humans sovint participen més a l’hora d’incorporar-se als empleats que els assistents administratius, és probable que tots dos estiguin involucrats en l’acollida de nous contractes i en l’assistència de treballadors que abandonin l’empresa. Per exemple, els assistents de recursos humans poden ser els responsables de proporcionar a un nou empleat informació sobre avantatges i polítiques d'oficina. A més, l’assistent de recursos humans treballarà amb la nova contractació per completar la documentació necessària per optar a beneficis i rebre beneficis, com ara l’assegurança.
Els assistents administratius, en canvi, poden assumir la responsabilitat d’introduir un nou empleat als seus nous companys de feina, mostrar-la per l’oficina i posar-la al dia sobre la ubicació dels fitxers i registres interns. L’assistent administratiu també pot actuar com a enllaç entre el nou contractant i el departament d’informàtica, configurant-la amb un ordinador i una adreça de correu electrònic.
Ajudar en la sortida dels empleats
En el moment de la sortida d’un empleat, l’assistent de recursos humans pot realitzar una entrevista de sortida, proporcionar informació sobre la finalització dels beneficis o ampliar-los a través de programes com COBRA i, en alguns casos, supervisar l’empleat mentre neteja el seu escriptori. Un assistent administratiu pot comunicar la sortida a TI i seguretat de l’edifici de manera que es tanca el correu electrònic de l’exempleat i es desactiva la targeta clau de l’edifici.
Altres treballs de suport
Altres tasques realitzades pels assistents depenen en gran mesura de les necessitats d'un negoci, departament o superior de l'assistent específics. Altres responsabilitats poden incloure:
- Reserva de viatges per al personal del departament, candidats a la feina o visitants externs
- Realització d’entrevistes telefòniques inicials amb candidats a la feina
- Coordinació d'esdeveniments especials del departament, com ara festes festives
- Comanda de material d’oficina
