La responsabilitat d’un gerent és aconseguir que el seu equip assoleixi els objectius de l’organització. Les quatre funcions d’un gerent són planificar, organitzar, dirigir i controlar el seu equip. El control de comentaris és un procés que el gerent utilitza per ajudar-la a dur a terme aquestes funcions. Aquest procés proporciona a la gerent la informació necessària per executar millor la seva funció de control, cosa que permet a l’equip complir els estàndards establerts pels plans del gerent.
Quatre funcions de gestió
Qualsevol gerent, independentment del negoci o càrrec, té quatre responsabilitats que ha de complir si vol complir el seu paper. Ha de determinar què ha d’aconseguir el seu grup i elaborar un pla adequat per aconseguir aquests objectius. Ha d’organitzar els seus subordinats perquè puguin executar el seu pla posant-los en la millor posició per tenir èxit. El gerent ha de dirigir el seu equip assessorant cada individu sobre com executar el seu pla i després motivar els membres de l’equip perquè treballin de manera eficient. Ha d’avaluar el progrés de l’equip en la consecució dels seus objectius. Si es constata que falten els resultats, el gerent ha de fer els canvis adequats en el procés o la plantilla. Aquest darrer objectiu es coneix com a control.
Control de comentaris definit
El control de comentaris és un procés que els administradors poden utilitzar per avaluar la efectivitat dels seus equips per assolir els objectius indicats al final del procés de producció. El control de comentaris avalua el progrés de l’equip comparant la producció que l’equip planejava produir amb el que realment es va produir. Si el que es produeix és inferior a la quantitat prevista, l’esperança és que el gerent pugui ajustar el procés de treball per augmentar la productivitat. El control de comentaris també permet al gerent dirigir millor el seu equip. El gerent pot utilitzar les dades per informar els membres de l’equip del seu rendiment individual. Aïllant el rendiment individual, el gerent pot instruir millor els membres de l’equip i motivar-los a millorar.
Inconvenients del control de comentaris
L’inconvenient d’aquest procés és que els canvis només es poden fer després d’haver completat una part de la producció. Depenent de quan es produeixi la retroalimentació, es pot completar tot el procés abans que es notifiqui al gestor de qualsevol ineficiència. Per tant, el control de comentaris pot no ser útil per a projectes únics i únics. El control de comentaris seria especialment eficaç per mesurar processos que una empresa sol repetir al llarg del temps.
Disseny de control de comentaris
Per ser eficaç, el control de retroalimentació ha de constar de quatre parts. S’ha d’establir clarament el que es qualifica com a bon rendiment. El procés ha de tenir una manera de mesurar el rendiment de l’equip i dels membres de l’equip per determinar si el procés compleix els objectius del projecte. Cal comparar el rendiment de l’equip amb els estàndards establerts mitjançant les mètriques predeterminades. El gerent ha de fer els canvis necessaris per millorar l'eficiència. Depenent del que mostrin els resultats, el gerent pot haver de canviar el procés productiu i el sistema de control. Els canvis en el control de comentaris poden ser necessaris perquè el gestor pugui obtenir millor informació per prendre decisions més informades.
