Diversos factors determinen el tipus d’estructura organitzativa que utilitza una empresa: ingressos, nombre d’empleats, diversitat de productes, tipus de clients i distribució geogràfica. Les empreses més petites tenen cultures més informals, mentre que les empreses més grans són més formals i burocràtiques.
Tres formes d'organitzacions descriuen les estructures organitzatives que utilitzen la majoria de les empreses actualment: funcionals, departamentals i matricials. Cadascun d’aquests formularis té avantatges i desavantatges que els propietaris han de tenir en compte abans de decidir quin implementar per al seu negoci.
Departamentalització funcional
L’estructura organitzativa més comuna és la forma funcional o departamental. En aquesta estructura, tots els empleats d'una funció específica es reuneixen per formar un departament. Exemples d’aquests departaments individuals són vendes, comptabilitat, màrqueting, finances, investigació i producció.
Una estructura funcional té una jerarquia ferma; cada departament té un personal de gestió separat i línies d'autoritat d'informes ascendents. Un gerent de departament pot presentar un nivell superior a un vicepresident que podria estar a càrrec de diversos departaments, com ara finances, màrqueting i informàtica. Aquest vicepresident podria llavors informar-se del conseller delegat de la companyia.
Les organitzacions funcionals són eficaços per a les grans empreses amb línies de productes homogènies. Les empreses més petites necessiten estructures més creatives i que puguin adaptar-se més ràpidament als canvis del mercat. Els empleats de petites organitzacions poden ser responsables de diverses funcions al mateix temps.
Avantatges: Un avantatge significatiu d'una estructura funcional és l'enfocament i la concentració d'un grup d'especialistes en les seves habilitats particulars. Unir tot el personal de màrqueting de la companyia en un departament permet compartir idees amb més facilitat per millorar la seva experiència i ser més eficients. La formació està més centrada en l’àrea funcional.
La cadena de comandament és clara en una estructura funcional. Cada persona coneix els límits de la seva autoritat de decisió i quan ha de passar el problema a un supervisor.
L’oportunitat de promoció sol ser més clara als departaments. Les posicions júnior poden aspirar a nivells superiors amb més formació i experiència.
Desavantatges: Un desavantatge de l'estructura departamental és la limitació a la comunicació entre empleats de diferents departaments. Tot i que els gerents de cada departament poden parlar entre ells, els empleats estan més aïllats els uns dels altres i no tenen vies de comunicació obertes naturalment.
Un altre problema amb una estructura funcional és la possibilitat que els empleats només vegin les operacions de la companyia des de la perspectiva de les seves pròpies ocupacions. Desenvolupen una "visió del túnel", que els prohibeix veure la direcció estratègica del negoci i els punts de vista de la gent d'altres departaments. Els empleats amb aquest focus estret tenen dificultats per captar les opinions i perspectives d'altres departaments. Això també es coneix com a efecte "sitja".
S'han realitzat intents recents per solucionar aquest problema de comunicació creant equips amb membres de diferents departaments.
Estructures divisionals
Una estructura divisional organitza les activitats d'una empresa en geogràfics, productes, mercats o grups de serveis. Com a exemple, una empresa pot tenir una divisió per gestionar les vendes als Estats Units i una altra per a les vendes europees. O una divisió per gestionar ginys blaus i una altra per gestionar aparells verds.
Cada divisió tindria un conjunt complet de departaments funcionals. Per tant, la divisió d’aparells verds tindria els seus propis departaments de vendes, compres, comptabilitat, finances, enginyeria, etc. Les empreses amb nombrosos productes, mercats o regions prefereixen organitzar els seus negocis en divisions.
Avantatges: La rendició de comptes és clara amb les estructures divisionals. Cadascun treballa per separat i és responsable de gestionar les seves activitats. Els resultats, bons o dolents, s’identifiquen fàcilment.
Una estructura divisional funciona millor quan calen decisions ràpides per reaccionar a les condicions del mercat que canvien ràpidament. Els administradors locals estan en millor posició per respondre més aviat a les amenaces de la competència en lloc d’haver de transmetre la informació per una cadena de comandes i esperar que es redueixi la decisió.
Els empleats de les divisions desenvolupen les seves pròpies cultures. Per exemple, el personal d’una divisió creada per a clients minoristes s’adapta més a les necessitats demogràfiques del seu mercat i pot adaptar les seves activitats a aquestes necessitats.
Desavantatges: La creació i el funcionament de les divisions costen més. Quan una corporació té nombroses divisions, és probable que el nombre total d'empleats sigui superior en comparació amb una organització alineada en departaments funcionals. Les mateixes funcions quan es reparteixen en diverses divisions no seran tan productives i eficients com quan es concentren en un sol departament.
Les empreses amb divisions separades poden perdre els beneficis de les economies d’escala. Prenem la compra, per exemple. Una corporació pot obtenir millors descomptes per a subministraments d’oficina en comprar grans quantitats per a totes les divisions en lloc de fer comandes més petites a nivell de divisió.
Les rivalitats entre divisions poden esdevenir un problema quan els gerents de divisions no tenen incentius per treballar junts. Els directius poden fins i tot treballar contra altres divisions per obtenir un avantatge, ja que tenen una clara responsabilitat dels resultats de la seva pròpia divisió i no els importa el rendiment de la corporació en general.
Matriu
Les empreses que creen i llancen nous productes o inicien diferents campanyes de màrqueting formaran estructures matricials per gestionar els projectes.
Una estructura organitzativa matricial intenta obtenir els beneficis de les organitzacions funcionals combinant habilitats especialitzades en una graella de projectes. Les organitzacions matricials estan dissenyades per fomentar la cooperació entre sitges funcionals de manera que es puguin gestionar activitats similars de manera més eficient per assolir un objectiu comú.
Les matrius tenen dues cadenes de comandament: una per al projecte i una altra per a les habilitats funcionals que s’incorporen al projecte. Els gestors de projectes tenen autoritat horitzontalment en tots els departaments. Al mateix temps, els empleats encara informen als caps de departament de la seva funció.
Avantatges: Quan es crea una organització matricial, té un objectiu clar. Pot ser introduir un nou producte o dissenyar una nova campanya de màrqueting per a un altre grup demogràfic. Una matriu es pot dissoldre un cop finalitzada la seva missió.
Una estructura d’organització del projecte matricial reuneix els empleats amb les habilitats i coneixements particulars necessaris per al projecte. Això dóna als empleats la possibilitat de treballar en equip amb companys de feina d'altres disciplines. Junts, es comuniquen millor i comparteixen conceptes més innovadors aïllats per les sitges d’organitzacions departamentals i funcionals.
Desavantatges: Les estructures matricials són més complexes. Les línies d’autoritat funcionen verticalment i horitzontalment amb els empleats que treballen per a dos caps. Els empleats sovint poden rebre directives contradictòries de gestors de projectes i funcionals, creant estrès i confusió a l’hora d’establir prioritats.
Els gestors de projectes matricials necessiten talents especials. Com que no tenen una autoritat singular, han de ser capaços de comprometre’s i negociar. Han de tenir tolerància als conflictes i ser capaços d’afrontar situacions difícils.
La decisió sobre la millor estructura organitzativa de la vostra empresa és fonamental per a l’èxit. Requereix reflexionar i analitzar quina estructura funcionarà en aquest moment i si es pot adaptar per mantenir-se eficaç amb el creixement. Fer canvis en l’estructura organitzativa pot ser dolorós per a la direcció i els empleats, per la qual cosa és important encertar-lo al principi. Descriviu com s’organitza l’empresa ara i observeu quina forma tindria més sentit.
