El flux de caixa és una part essencial de les petites empreses, però seria mentida dir que ingressar xecs no és cap molèstia. La banca mòbil només va tan lluny i, per a les empreses amb arrencada inicial, el temps és curt. Quan realment us dirigireu a visitar el banc, sobretot quan alguns bancs només estan oberts durant els horaris comercials tradicionals? Aquí és on entra la banca amb caixa de seguretat.
Un sistema de caixa de seguretat pot racionalitzar el procés de cobrament de comptes. Tot i que el sorteig principal és el dipòsit de xecs i el processament de pagaments més ràpids, hi ha nombrosos avantatges dels sistemes de caixa de seguretat, i també alguns desavantatges. Una caixa de seguretat bancària és la mesura adequada per a la vostra petita empresa? Depèn en gran mesura del tipus i volum de pagaments rebuts.
Què és Lockbox Banking?
Els bancs ofereixen la caixa de seguretat per ajudar a rebre pagaments dels clients. En lloc d’enviar pagaments a una empresa, els pagaments amb caixa de seguretat s’envien a una caixa de correus especial, on els cobra i els diposita directament el banc. Un cop el banc processa aquests pagaments, ingressa els fons al compte bancari de l’empresa i lliura registres financers als comptes a cobrar. En resum: es pretén racionalitzar el procés de processament de cobraments i pagaments mitjançant la supressió de l’home mitjà.
Segons el banc BBVA, hi ha dos tipus de sistemes lox box:
- Quadres de bloqueig al detall: solen ser utilitzats per empreses que tenen xecs de baix valor que normalment s’envien directament al consumidor amb un cupó de remeses preimprès.
- Quadres de bloqueig a l'engròs: són els que tradicionalment són utilitzats per empreses B2B que s'ocupen de pagaments d'alt valor.
Tret que estigueu en una zona rural, aquest servei hauria d’estar disponible i els bancs fins i tot tenen diverses ubicacions de caixa de seguretat. Si el vostre negoci no s’inclou en les dues categories esmentades anteriorment, molts bancs encara oferiran solucions personalitzades que us podran trobar en algun lloc del centre. Sempre val la pena preguntar i veure què ofereix el vostre banc existent a empreses com la vostra.
Pro: els sistemes Lockbox redueixen els errors de comptabilitat
Fer-se auditar és el pitjor malson d’un petit negoci, ja que per molt ajustats que siguin els vostres registres, sempre hi ha marge d’error. Els pagaments amb caixa de seguretat redueixen significativament aquesta probabilitat racionalitzant el processament de pagaments. Funciona així:
Cada dia, el banc porta tots els dipòsits de la caixa postal al seu centre de processament. Allà, es diposita al compte bancari d’una empresa. També analitzen els documents de remesa d’una empresa perquè la informació de pagament es capti de manera segura i, a continuació, transmeten l’actualització general directament als comptes a cobrar. Es fa una còpia de seguretat de tots aquests registres, s’emmagatzema de manera segura i està disponible per facilitar-ne l’accés en cas que calgui consultar-los més endavant (o, en cas que se’ls auditi i es perdi d’alguna manera les còpies).
Sempre és aconsellable fer còpies de seguretat dels vostres registres financers, però un dels avantatges principals d’un sistema de caixa de seguretat és que el banc ho farà per vosaltres. És lliure d’estrès i també redueix els possibles errors de cobrament de comptes al vostre llibre major perquè el banc gestiona tots els dipòsits. No confieu en que una persona asseguda a una oficina coincideixi amb cada pagament amb la seva factura i introdueixi manualment tot el contingut del vostre sistema de comptabilitat.
Con: Cost dels serveis de Lockbox
Els serveis de caixa de seguretat poden estalviar diners a les empreses en costos administratius i comptables interns, però això depèn realment del temps que la vostra empresa dedica generalment a les tasques a cobrar. Per a moltes empreses petites, el cost dels serveis de caixa de seguretat és prohibitiu, sobretot si no sou una empresa que depèn en gran mesura dels pagaments per correu.
Segons Paychex, un dels desavantatges més importants d’un sistema de caixa de seguretat és el cost desorbitat. Les caixes de bloqueig del banc inclouen despeses mensuals i càrrecs addicionals per dipòsit de xecs, imatges de xecs i manipulació d’elements no típics (penseu: si el vostre client us envia una carta juntament amb el xec). Si una empresa rep la majoria dels seus pagaments a través d’efectiu, targeta de crèdit o altres mitjans digitals, és probable que una caixa de seguretat bancària costi més del que val.
Pro: els sistemes Lockbox permeten un accés més ràpid als pagaments
Un dels principals avantatges dels sistemes de caixes de seguretat és la velocitat. Accelera el processament de pagaments a cada torn. Segons Dean Cusumano, un executiu de comptes sènior d’Agilis System que s’especialitza en augmentar l’eficiència empresarial, els bancs tenen un codi postal especial que fan servir per als pagaments amb caixa de seguretat per fer un seguiment ràpid del seu lliurament a través del sistema postal. Els bancs també tenen la capacitat de processar aquests pagaments més enllà de l’horari bancari tradicional, cosa que significa que no esteu obligats a les limitacions tradicionals de la banca minorista.
A més, els bancs comproven els seus dipòsits de seguretat diverses vegades al dia, cosa que significa que els xecs es dipositen generalment al compte bancari d’una empresa el mateix dia que es reben. Això és particularment important per a les empreses que poden no tenir molts diners en efectiu o que operen amb marges reduïts que depenen en gran mesura del pagament individual de cada client.
Con: els serveis de Lockbox requereixen formació
Si el vostre negoci és prou petit per fer els vostres propis comptes a cobrar en lloc de contractar un professional, hi haurà una corba d’aprenentatge. El mateix passa amb els serveis de caixa de seguretat. Necessitaran una mica de formació. Haureu d’aprendre a utilitzar el sistema en línia d’un banc per baixar extractes en un format que funcioni amb el vostre sistema de comptabilitat en línia.
En general, les caixes de bloqueig triguen una mica a acostumar-se, però en general us estalviaran temps si dediqueu un parell d'hores per endavant.
Pro: els sistemes Lockbox són molt segurs
Les caixes de bloqueig bancàries són una gran opció per augmentar la seguretat al voltant dels pagaments. En general, les petites empreses no són les més segures, sobretot si els xecs s’envien per correu a una bústia d’aparador i es guarden a una oficina fins que es dipositen al banc. En realitat, les bústies postals són molt més segures que la vostra bústia de correus mitjana, i no us heu de preocupar de que falten xecs a la vostra oficina (fins i tot si només s’han perdut accidentalment) quan el banc ho gestiona tot.
Con: els serveis poden tenir problemes a les zones rurals
Les caixes de bloqueig dels bancs són una opció eficaç i fantàstica si esteu treballant amb un banc que té diverses sucursals a tot el país. D'aquesta manera, poden configurar diverses caixes de bloqueig a prop de cada oficina per fer front als pagaments de clients locals en lloc de perdre el temps enviant pagaments a un centre central. Això és molt menys eficient si teniu un negoci rural que treballa amb bancs locals.
Els sistemes de caixes de bloqueig a les zones rurals sovint no tenen la mateixa eficiència que els de les àrees metropolitanes o els barris perifèrics perquè a vegades els falta el mateix tipus d’automatització. És possible que els pagaments s’introdueixin manualment, cosa que deixa el procés sotmès al mateix tipus d’errors que tindríeu si feu comptes per cobrar sols. La majoria de les vegades, es tracta d’un saldo de xec incorrecte al compte d’una empresa, que sens dubte sorprendrà al client.
Conclusió: feu la vostra diligència
No tots els serveis de caixa de seguretat són iguals. Alguns poden ser més cars que d’altres, però si treballeu habitualment amb un banc o sucursal específics, és possible que us puguin establir un acord. No hi ha dos bancs que tinguin el mateix cost ni els mateixos serveis, i el procés es pot adaptar a les vostres necessitats específiques; per tant, és important fer una cerca i parlar amb un professional de la banca abans de decidir si la banca de caixa de seguretat és adequada per al vostre negoci.
