En un entorn empresarial, és habitual que els empleats treballin junts en petits grups, equips i departaments per dur a terme tasques empresarials específiques. Per treballar eficaçment els uns amb els altres, és important que cada individu tingui fortes habilitats de comunicació en grup. Si no ho fan, els vostres empleats poden provocar malentesos, iniciar conflictes innecessaris i frenar l’eficiència de la vostra organització. Obteniu informació sobre com facilitar una comunicació col·lectiva eficaç que pot ajudar els vostres empleats a treballar millor junts.
Comprendre la comunicació de grup al lloc de treball
Hi ha molts grups diferents en el lloc de treball. Això pot incloure un equip de vendes que treballi per dur a terme la tasca funcional de venda de productes. També pot incloure un comitè del club social format per aquells que ofereixen el seu temps per planificar esdeveniments divertits per al personal. Normalment, es defineix que els grups tenen entre cinc i 20 persones, tot i que la mida pot variar segons la vostra organització. El factor definidor d’un grup a la feina és que han de col·laborar per assolir un objectiu específic junts.
La comunicació és l’acte d’enviar i rebre missatges. En un entorn individual, hi ha un remitent del missatge i un receptor del missatge. En una dinàmica de grup, però, això canvia, cosa que pot provocar complicacions i malentesos. Hi pot haver diversos remissors del missatge i diversos receptors del missatge, i tot això pot passar simultàniament. Si totes les persones del grup no entenen el missatge tal com es pretén, pot generar problemes al lloc de treball.
L’objectiu de la comunicació de grup és intercanviar informació per prendre decisions, resoldre confusions, establir relacions i apropar-se a l’objectiu comercial. No obstant això, la comunicació de grup també té un efecte en la forma en què les persones del grup es tracten mútuament i se senten mútuament. Això informa si estan motivats per assolir els objectius del seu grup.
Utilitzeu estratègies de comunicació de grup per millorar el negoci
Entendre com funciona la comunicació de grup pot ajudar les empreses a millorar els seus propis processos i protocols de comunicació per als empleats. Això pot permetre als empleats:
- Compromís en temes polaritzadors;
- Expliqueu diverses qüestions als companys;
- Influir en les principals decisions empresarials;
- Ensenyar als col·legues a cooperar entre ells;
- Conduir els companys a crear plans i estratègies per assolir els objectius empresarials;
- Construir amistats i companyerisme amb altres empleats; i
- Resoldre conflictes sense interferències de gestió.
La clau per millorar la comunicació de grup al lloc de treball és construir processos i polítiques al voltant de les millors pràctiques de comunicació. En proporcionar als empleats pautes i objectius aspiratius, les empreses poden animar-los a treballar en les seves pròpies habilitats comunicatives. És important que els empresaris promoguin els avantatges d’una comunicació eficaç, de manera que els seus empleats entenguin que millorar aquesta habilitat millorarà el seu rendiment a la feina i a la vida.
Reviseu diferents estils de comunicació dins d’un grup
Un dels reptes de la comunicació de grup és que el grup està format per diferents persones que poden tenir diferents estils de comunicació. La manera com es comuniquen les persones afecta la manera d’enviar i rebre missatges. Si hi ha diversos estils de comunicació diferents en un grup, hi ha més possibilitats que el missatge es perdi.
Hi ha diferents maneres de classificar els estils de comunicació. Les proves de personalitat com l’indicador de tipus Myers-Briggs (MBTI) es poden utilitzar per avaluar l’estil de comunicació, igual que l’avaluació de DiSC. Segons DiSC, els estils de comunicació es poden classificar en quatre categories diferents:
- Dominant: Aquests comunicadors estan orientats als resultats i se centren a assolir els objectius empresarials. Estan segurs i no tenen por d’un repte. No obstant això, poden parlar sense embuts.
- Influenciador: Aquests comunicadors estan enfocats a construir relacions i persuadir els altres. Prossegueixen amb la col·laboració i són molt optimistes i entusiastes.
- Estable: A aquests comunicadors els agrada cooperar amb els altres i són molt sincers. Tenen un enfocament tranquil i no els agrada ser precipitats en el seu procés.
- Conscient: Aquests comunicadors valoren la qualitat, la precisió i l'experiència. Els importen els detalls i no els agrada equivocar-se. Els agrada treballar sols.
Analitzant els diferents estils de comunicació dels grups de treball, podeu obtenir més informació sobre com als individus els agrada comunicar-se i quins trets de caràcter comparteixen.
Utilitzeu els canals de comunicació adequats
La comunicació grupal té lloc en moltes formes diferents. És important que els vostres empleats coneguin quin canal utilitzeu per al tipus de missatge que desitgin enviar. L’ús d’un canal de comunicació incorrecte pot provocar malentesos i frenar l’eficiència del grup. Els canals de comunicació grupal inclouen:
- Reunions formals d’equip;
- Trobades informals de grups;
- Conferències telefòniques;
- Correu electrònic de grup;
- Agrupar xats de missatges directes;
- Llistes de tasques de gestió de projectes; i
- Notes en paper.
Si un membre del grup vol enviar un missatge important sobre una data límit prevista, pot enviar-lo mitjançant un xat de missatges instantanis de grup. Tanmateix, si el grup està discutint altres coses al xat, és possible que es perdi aquest important missatge de termini. De la mateixa manera, un grup pot optar per celebrar una reunió sobre un problema que es pot resoldre fàcilment amb un correu electrònic. Això pot frenar la seva eficiència. Per això, és fonamental que cada membre del grup entengui quin canal s’ha d’utilitzar per a cada missatge.
Diagnosticar les barreres per a una comunicació de grup eficaç
Per millorar la comunicació de grup del vostre equip, és fonamental entendre la causa principal d’un problema. Hi ha diverses barreres diferents a la comunicació de grup, que inclouen:
- Barreres físiques: La distància física entre els membres de l’equip pot dificultar la comunicació. Si els membres del grup treballen en diferents pisos de l’empresa, és possible que no puguin parlar sovint en persona. Les portes d’oficines tancades, les parets altes del gabinet i les connexions telefòniques deficients també poden causar problemes.
- Barreres perceptives: La forma en què cada membre del grup veu el món afecta la manera d’entendre els missatges. Una persona massa pessimista entendrà el missatge d’una data límit que s’acosta de manera diferent que una persona massa optimista.
- Barreres emocionals: L’estat emocional d’un membre individual del grup afecta la forma en què envia i rep missatges. Els sentiments de por, vulnerabilitat, desconfiança, felicitat, ràbia i excitació, per exemple, poden canviar la comunicació.
- Barreres interpersonals: Les percepcions personals de les persones sobre si mateixes poden afectar la manera com interactuen amb el seu grup. Penseu en com parla algú amb una confiança excessiva en comparació amb algú que no té autoestima.
- Barreres culturals: La cultura afecta la conducta i la comunicació. Per exemple, en algunes cultures es considera impropi establir contacte visual amb una persona del sexe oposat, mentre que en altres cultures és normal.
- Barreres lingüístiques: Si els membres del grup no parlen tots el mateix idioma, pot causar problemes de traducció. El llenguatge també pot fer referència a la terminologia específica de la indústria, que pot provocar confusió.
Diagnosticant el problema clau que afecta la comunicació de grup, és possible desenvolupar una solució al problema. Per exemple, si els membres del grup estan asseguts als costats oposats del negoci, és possible que tinguin menys inclinació a comunicar-se en persona. Una solució senzilla pot ser acostar els seus escriptoris perquè puguin col·laborar millor.
Crear una cultura de comunicació oberta
La cultura del lloc de treball té un gran impacte en la manera de comunicar-se dels empleats. Si la cultura de l’organització no fomenta compartir informació obertament, els empleats poden inclinar-se a no comunicar-se bé amb el seu grup. Per exemple, si l’equip directiu no comparteix nous objectius comercials amb els empleats de primera línia, és possible que aquests empleats considerin que l’empresa no valora la comunicació.
D'altra banda, si l'organització promou una comunicació clara i honesta, els empleats poden sentir-se capacitats per compartir idees i estar oberts amb el seu grup. La cultura de l’organització està directament relacionada amb el comportament dels líders empresarials. Si tenen una política de portes obertes i parlen amb sinceritat amb els empleats, això pot ajudar a millorar les habilitats comunicatives de tot el grup. Arribar a incloure una comunicació eficaç en els valors bàsics de l’empresa mostra als empleats la importància d’aquesta habilitat.
Oferir formació eficaç en comunicació als empleats
No totes les persones neixen comunicadores efectives i no totes les persones es comuniquen de la mateixa manera. Com a resultat, és important que els empresaris reconeguin quan la formació dels seus empleats és necessària per millorar les habilitats comunicatives.
La formació en comunicació es pot centrar en elements específics de la comunicació, com ara la resolució de conflictes, la parla en públic o les habilitats de negociació. També es pot relacionar amb canals de comunicació específics, com ara escriure correus electrònics i informes efectius, o com organitzar una reunió productiva.
Si un grup de treball té reunions ineficients que triguen massa i no compleixen les tasques que tenen a l’abast, aprendre a córrer i participar en reunions amb èxit pot ajudar l’equip a comunicar-se millor entre ells i a tenir un rendiment més eficaç a la seva feina.
Aclarir els rols i les responsabilitats individuals
En una dinàmica de grup, els rols i les responsabilitats de cada membre de l’equip poden generar problemes de comunicació. Cada membre del grup ha de tenir una clara comprensió de quines són les seves tasques principals en l’entorn del grup i de què s’encarreguen d’acomplir. Han de saber què s’espera d’ells en termes de resultats i de comportament. Això inclou les seves tasques del dia a dia, els objectius generals i l'alineació amb els objectius de l'empresa. A més, conèixer el seu paper ajuda els empleats a entendre també la jerarquia del grup.
És important que un líder o gerent d’un grup asseguri que tothom és conscient de les seves funcions i responsabilitats i que es complementen. Si les prioritats dels membres no estan alineades, això pot provocar conflictes i malentesos.
Destacar la importància del treball en equip
Els empresaris han de centrar-se a garantir que els seus empleats siguin conscients que estan treballant en una tasca junts. L’èxit d’un empleat individual no està per sobre de l’èxit de l’equip. Quan els empleats entenguin la directiva empresarial de treballar junts, estaran motivats per ajudar els altres membres del grup a tenir èxit. Poden fer-ho comunicant-se de manera més eficaç durant la col·laboració, la negociació i la resolució de conflictes.
Per comunicar-se bé, les empreses han de donar als empleats la possibilitat de conèixer-se millor. En crear una infraestructura on els empleats poden xatejar entre ells fora de la configuració de tasques principal, permeten als empleats entendre’s en un a nivell personal. Disposar d’un menjador on els empleats es puguin reunir per menjar junts o proporcionar una taula de futbolí al passadís, els empleats poden parlar informalment.
Plom per exemple
Si les empreses volen que els seus empleats es comuniquin bé junts en grups, els directius han de donar exemple. Els empleats volen veure els seus directius seguint les mateixes expectatives que se'ls ha dit que compleixin. Per exemple, si voleu que els vostres empleats es comprometin amb les opinions polaritzadores del grup, heu de poder fer el mateix.
Adopteu propietats d'errors
Quan es treballa en un grup, és probable que es produeixin errors. És fonamental que els empleats sàpiguen que un sol error no significa que hagin fracassat completament. Els empleats poden sentir-se avergonyits, avergonyits o descoratjats pel seu error i potser no poden comunicar-se amb la resta del grup sobre el que van fer. Tanmateix, si la cultura del lloc de treball permet assumir els errors, els empleats podran explicar la situació al seu grup i treballar junts per arribar a una solució.
