Les lletres de formulari poden simplificar la comunicació d’un missatge bàsic a un gran grup, però la seva òbvia manca de personalització pot minimitzar el seu efecte. Les funcions de combinació de correu de Microsoft Word converteixen les cartes del formulari en documents que es llegeixen com a correspondència individual. En comparació amb el procés de preparació de cartes individuals per transmetre un conjunt d'informació a moltes persones, la combinació de correu permet estalviar temps i esforç, produint enviaments massius amb etiquetes o sobres.
Comunicacions massives simplificades
Quan us feu responsable d’enviar un missatge escrit o enviat per correu electrònic a cada membre d’un grup, podeu crear un fitxer de plantilla i editar-lo manualment per afegir noms, adreces i altres detalls individualitzats. La quantitat de temps i esforç necessaris per crear cada lletra a la vegada pot resultar descoratjador, però, sobretot per a una llista extensa amb la qual es comunica amb freqüència. En lloc de recórrer a imprimir informació de contacte i salutacions en una carta de formulari fotocopiat, busqueu les funcions de combinació de correu de Microsoft Word per simplificar el procés d’enviament d’un missatge unificat amb detalls personalitzats.
Tipografia, format i gràfics
El fitxer que creeu per servir com a document principal de combinació de correu pot aprofitar al màxim totes les funcions de format que utilitzeu habitualment a Microsoft Word. No cal que aprengueu cap aplicació nova per crear el fitxer de tipus de text estructurat que constitueix la base del vostre projecte. Afegiu taules, estil tipogràfic, elements de color i gràfics i altres exposicions creades a Word o enllaçades dinàmicament des d'altres aplicacions de Microsoft Office. Qualsevol element visual o estilístic que incorporeu directament al document principal apareix a cada iteració personalitzada del resultat combinat.
Coordinació a Microsoft Office
Un cop heu creat la lletra bàsica, afegiu camps de combinació que identifiquen on apareixerà cada informació personalitzada. Els noms d'aquests camps de combinació es correlacionen amb els noms de camps d'un document de llista que creeu a Microsoft Excel, Microsoft Access o mitjançant un formulari integrat al procés de combinació de correu a Word. Si desglosseu les dades d'origen en les seves unitats d'informació significatives més petites, augmentareu la flexibilitat del material d'entrada. Per exemple, en lloc de configurar un camp que contingui noms complets, divideix el nom en les seves parts: títol de cortesia i nom, mig i cognom. Aquesta desconstrucció us permet combinar el títol i el cognom de cortesia amb la salutació d’una carta, adreçar-vos al destinatari pel nom del paràgraf final i utilitzar el cognom per incorporar una menció a la família de la persona en qualsevol altre lloc del text.
Opcions condicionals
A més de personalitzar cada versió del document per al destinatari previst, podeu augmentar el potencial de personalització del projecte amb opcions condicionals que canvien la forma en què la combinació de correu tracta les vostres dades, en funció d'altres condicions que especifiqueu. Configureu un camp que activi el procés de combinació per ometre un registre si el conjunt de dades conté un valor numèric inferior a un llindar específic. Un camp que utilitza una expressió "si" avalua dos valors i altera el procés de combinació en funció de la forma en què es comparen, canviant part del missatge en funció de si un membre d'una llista de donants va contribuir més o menys d'una quantitat específica. Alguns tipus de camps permeten afegir sobre la marxa una resposta que anul·la un missatge genèric amb un de concret. Aquestes opcions condicionals augmenten la flexibilitat del procés de combinació.
