Com es compten les hores treballades a Excel

Excel té una sèrie de fórmules que us permeten comptar el temps entre dues dates. Podeu especificar que voleu comptar la diferència en hores afegint un especificador de temps a la fórmula o modificant el format de cel·la al full de càlcul. Excel us permet aplicar la fórmula a diverses cel·les simultàniament fent clic a la cantonada de la cel·la de fórmula principal i arrossegant-la amb el ratolí. Mentre tingueu una hora d'inici i una hora de finalització, Excel podrà comptar les hores entre elles.

Calculeu les hores treballades a Excel

Podeu configurar un full de càlcul d'Excel per fer un seguiment de quan treballen els empleats, creant essencialment un full de temps a Excel.

En general, voldreu crear una fila per a cada torn o porció d’un torn, inclòs el temps en què un empleat va entrar i el temps en què va sortir. Depenent de com utilitzeu el full de càlcul, és possible que vulgueu crear una pestanya separada per a les entrades de cada empleat, crear una plantilla de full independent per a cada empleat per registrar les seves pròpies hores o utilitzar una altra columna per fer un seguiment dels noms dels empleats. o identificadors.

Feu que els empleats introdueixin directament les seves dades

És possible que tingueu empleats que introdueixin directament les seves dades en aquest full de càlcul, de manera que puguin afegir hores a Excel mentre les treballen, o bé podeu copiar un full de temps extern a Excel o importar dades d’un timeclock o aplicació extern.

Afegiu format de temps a les cel·les

Sovint, voldreu utilitzar el format Excel per mostrar netament les entrades de temps com a dates i hores. Això fa que el full de càlcul sigui fàcil de llegir i redueixi la tasca de registre de dades incorrectament.

Per fer-ho, seleccioneu les columnes o cel·les on vulgueu emmagatzemar les entrades del rellotge horari i feu clic a la pestanya "Inici" al menú de la cinta d'Excel. A continuació, feu clic al botó emergent situat al costat de la paraula "Número".

Al menú emergent, seleccioneu "Hora" al selector "Categoria". A continuació, trieu un format d’hora que tingui sentit per a vosaltres i els vostres empleats.

Compte del temps treballat a Excel

Per a cada fila en què hàgiu afegit un temps marcat i un temps marcat, podeu afegir en una tercera columna la durada total que va treballar l’empleat durant aquest torn o part del torn.

Per fer-ho, utilitzeu una fórmula Excel que prengui la diferència entre les dues cel·les que contenen temps. Per exemple, si el temps que ha passat l’empleat a la cel·la A2 i el temps que ha passat l’empleat a la cel·la B2, podeu utilitzar la fórmula = B2-A2 per trobar la diferència. Conserveu les diferències a la mateixa columna i podeu arrossegar aquesta fórmula cap avall al full de càlcul d'Excel i trobarà automàticament les hores treballades a cada fila.

Utilitzeu la fórmula per determinar la suma

Si voleu resumir el nombre total d'hores amb una fórmula d'Excel per calcular el temps treballat, col·loqueu una fórmula a la part inferior d'aquesta columna mitjançant la funció SUMA, resumint l'entrada de cada fila mitjançant la notació com = SUMA (C2: C19), si la fila 19 és l'última fila del full de càlcul i la 2 és la primera després de la fila de capçalera.

Seguiment de les hores treballades al llarg del temps

Depenent de com utilitzeu els fulls de càlcul per fer un seguiment de les hores dels empleats, és possible que vulgueu crear fulls de càlcul o pestanyes de full de càlcul cada període de pagament, cada mes, cada any o en algun altre horari. Si teniu empleats que creen un full de temps a Excel basat en aquesta plantilla, és probable que vulgueu substituir-lo cada període de pagament.

Conserveu els registres de quan els empleats treballaven pels vostres propis registres, ja sigui a Excel o en algun altre programari de seguiment de temps. Això serà fonamental si hi ha alguna pregunta sobre quant treballava un empleat o qui estava de guàrdia a la vostra empresa en un moment concret.

Missatges recents