Un control de nòmina caducat pot crear un problema de comptabilitat financera per a qualsevol empresa. Quan els vostres empleats no recullin els xecs o no els cobrin, pot ser que us hagueu de posar en marxa vosaltres mateixos. Els empresaris tenen diverses opcions per fer front a una nòmina final o obsoleta, però un cop caduca el xec, crea un treball addicional per al departament de nòmines.
Temps per emetre un sou final
Els empresaris han de pagar als seus empleats la seva nòmina final després de completar la seva feina, però no necessàriament estan obligats a fer-ho immediatament, segons el Departament de Treball dels Estats Units. No obstant això, els requisits d'alguns estats difereixen d'aquesta llei federal bastant indulgent. Alguns estats exigeixen que els antics empleats siguin compensats immediatament, tot i que això significa generalment el dia de pagament següent i no necessàriament el dia que finalitza la feina.
Registre de fons no reclamats
En alguns estats, els empresaris estan obligats a fer un registre de tots els fons no reclamats un cop hagin quedat sense reclamar durant un any complet. Si això passa i els fons es lliuren a l’Estat, és probable que l’empleat o ex empleat haurà de passar per l’agència estatal corresponent per reclamar els seus diners.
Reedició dels xecs caducats
Si hi ha un retard en el pagament des del moment en què es tanca l’ocupació, els antics empleats de vegades no dipositen els seus xecs a causa del retard en rebre’ls. Quan això succeeix, és responsabilitat de l’antic empleat contactar amb el departament de recursos humans o nòmines del seu anterior empresari. S’inicia el procés de reemissió d’un xec que l’empleat podrà ingressar. La majoria dels estats tenen un límit de temps quant l’empresari ha de posar a la seva disposició la paga de l’exempleat.
Els empleats que encara treballen per a l’empresari també tenen dret al seu sou. Si es perd o es destrueix, l’empleat s’ha de posar en contacte amb l’oficina de comptabilitat o nòmina de la seva empresa per obtenir un nou xec. L’empresari ha de verificar que el xec no s’ha cobrat mai, però un cop fet això, l’empresari ha de tornar a emetre un xec.
Comprovació de xecs després de la caducitat
Els empleats que van ser acomiadats del seu lloc de treball poden oblidar-se del seu sou final mentre busquen una altra feina. Els empleats que encara treballen en una empresa també poden oblidar-se de fer dipòsits o xecs en efectiu. Si aquests empleats reben un xec i es deixen de banda sense cobrar ni ingressar abans que caduqui, és possible que l’empleat pugui cobrar el xec. Alguns antics empleats assumeixen que el xec caducat ja no és vàlid, però el vostre banc decideix si cobrarà un xec caducat.
En lloc de passar pel procés de posar-se en contacte amb el departament de nòmines, primer intenteu cobrar el xec primer. Segons el codi comercial uniforme § 4-404, la decisió de cobrar el xec depèn exclusivament de la institució bancària del beneficiari.
Transferència de fons no reclamats a l’Estat
Un empresari no està obligat a rastrejar un empleat per assegurar-se que obté el seu sou final. En última instància, l’empleat és responsable de rastrejar el seu propi salari. Si els fons queden sense reclamar durant massa temps, la legislació estatal de limitació dels fons no reclamats pot caducar i l’empresari ja no estarà obligat a pagar. En aquest moment, l’empresari ha de lliurar els diners a l’Estat com a propietat no reclamada.
L’empresari no pot simplement embutxacar els fons no reclamats. Tanmateix, s’espera que l’empresari faci un nombre raonable d’intents per contactar amb el beneficiari pel que fa al seu sou no reclamat o caducat.
