La nòmina consisteix en realitzar moltes tasques per assegurar el pagament exacte i oportú de les nòmines i el compliment de l’impost sobre la nòmina i el registre. Aquestes tasques no es poden afanyar i s’han de realitzar amb minuciosos detalls. En cas contrari, es poden produir nòmines errònies i procediments de manteniment de registres i impostos sobre la nòmina incorrectes.
La situació anterior pot provocar molèsties als empleats; aquestes dues últimes situacions poden causar sancions per part del Servei d’Ingressos Interns i del Departament de Treball dels Estats Units. En conseqüència, quan feu la nòmina, apliqueu un procés pas a pas.
Procés la nòmina abans del temps
Tramiteu la nòmina amb antelació. Elaboreu un calendari de processament de nòmines que us permeti ampliar el temps per processar la nòmina i corregir els errors detectats abans que els empleats rebin els seus sous. Per exemple, realitzeu el processament de nòmines dos o tres dies abans de la data de pagament real.
Actualitzar els registres dels empleats
Feu canvis al registre de nòmines de l’empleat, si s’escau. Això inclou: canvis d'adreça; canvis en la deducció de la nòmina, com ara els canvis en el formulari d'impostos sobre la renda W-4 i l'estat; i canvis de deduccions voluntàries, com ara jubilació i prestacions mèdiques. A més, introduïu informació nova de contractació per als empleats contractats en el període de paga actual.
Calculeu dades de cronometratge
Calculeu les dades de cronometratge de targetes horàries o fulls de temps i introduïu les hores a pagar al sistema, com ara les hores habituals, les hores extres i les vacances. Si utilitzeu un sistema informàtic de cronometratge, podeu importar l’hora al programari de nòmines. Tot el que heu de fer és assegurar-vos que el temps es transporta correctament i fer les modificacions necessàries.
Paga prorratejada segons sigui necessari
Pagueu altres tipus d’ingressos, com ara bonificacions, comissions i pagues retroactives a causa d’una pujada salarial. Realitzeu altres ajustos, com ara retribucions addicionals o deducció de salaris deguts a un pagament excessiu o a un pagament insuficient d’un període de paga anterior. Prorateu el sou de l’empleat assalariat si finalitza, però no funciona tot el període de pagament, i introduïu les dates d’aturada al programari de nòmines per aturar els pagaments futurs.
A més, proporcioneu el sou de la nova empleada assalariada si la contracten després que comenci el període de paga actual. Per exemple, si comença a treballar el quart dia del període de pagament quinzenal, pagueu-la per set dies hàbils en lloc de deu.
Verifiqueu els informes de nòmines
Imprimiu informes que us permetin verificar la nòmina abans d'imprimir les nòmines i generar el fitxer de dipòsit directe. Feu ajustos, si cal.
Imprimiu xecs de pagament i talonaris de pagament
Imprimiu xecs de pagament i talonaris. Genereu el fitxer de dipòsit directe i reenvieu-lo al banc. Poseu-vos en contacte amb el banc i assegureu-vos que es rebi adequadament i verifiqueu la quantitat rebuda.
Mantingui registres de nòmines
Imprimeix registres de nòmines que mostren els salaris bruts-nets dels empleats per a la nòmina actual. Arxiu en una àrea d'emmagatzematge confidencial. Conserveu aquests registres durant un mínim de tres anys. Mantingueu registres de cronometratge i aquells en què es basen els càlculs salarials durant un mínim de dos anys.
Imprimir i distribuir informes
Imprimiu i distribuïu els informes necessaris pels departaments relacionats, com ara recursos humans i finances, amb finalitats d'administració i conciliació de beneficis. Si un departament o una empresa diferents gestionen els impostos sobre la nòmina, reenvieu els registres fiscals necessaris per a cada període de pagament a la persona corresponent.
Consell
El programari de nòmines calcula els vostres impostos sobre nòmines. Tot i això, sempre tingueu a la vostra disposició una còpia de la Circular E del Servei d’Ingressos Interns per ajudar-vos a entendre les vostres obligacions fiscals sobre la nòmina. Poseu-vos en contacte amb la vostra agència tributària estatal per obtenir directrius sobre les vostres obligacions fiscals estatals sobre la nòmina.
