Actualment hi ha tantes opcions diferents per copiar i escanejar documents i imatges que triar-ne una pot resultar al·lucinant. No hi ha cap opció "millor" definitiva per a tothom. Afortunadament, els propietaris de petites empreses poden escollir les funcions més adequades per a les seves aplicacions mirant bé les diferències entre escàners i copiadores.
Diferents resultats d’escaneig i còpia
Els primers passos d’escaneig i còpia són idèntics: col·loqueu un document o una imatge a la màquina, premeu un botó i la màquina adquireix una còpia digital de la imatge. Els resultats, però, són força diferents. Si la màquina és una copiadora, simplement imprimeix la imatge digital en un o més fulls de paper en blanc. Si la màquina és un escàner, emmagatzema una còpia digital de la imatge en una targeta de memòria o dispositiu USB, o bé transmet la imatge a un ordinador.
Maquinari diferent
Els tres tipus de màquines més populars per copiar són una copiadora dedicada, una impressora multifunció (també anomenada multifuncional) i una màquina de fax capaç de copiar imatges. L’escaneig, en canvi, normalment requereix un ordinador o un dispositiu de memòria a més de l’escàner. Un escàner és més eficaç quan s’associa amb un ordinador per permetre editar, enviar per correu electrònic, imprimir i guardar imatges al disc. No cal un ordinador si l’escàner es desa en una targeta de memòria o un dispositiu USB. Alguns escàners també analitzen per correu electrònic o transmeten imatges escanejades sense fils a dispositius portàtils. Les impressores tot en un afegeixen l’opció d’escanejar documents i enviar-los per fax.
Es requereixen diferents habilitats d'usuari
La còpia de documents és generalment un procés més senzill que l’escaneig. La majoria de màquines de còpia requereixen que els usuaris premin un sol botó per iniciar la còpia en blanc i negre i un segon botó per a còpies en color. Normalment no són difícils de dominar botons addicionals que dicten opcions com la qualitat d'impressió i el nombre de còpies. Els usuaris també hauran de saber carregar paper i potser eliminar els embussos de paper. A més d’aquestes habilitats, els usuaris de l’escàner també necessitaran un coneixement bàsic d’ordinadors per gestionar l’escaneig, edició, impressió, emmagatzematge i transmissió d’imatges escanejades.
Trieu la millor màquina per a les vostres aplicacions
Els propietaris d’empreses que estiguin pensant en comprar un escàner o una fotocopiadora haurien de començar tenint en compte l’objectiu final. Si el paper és el vostre mitjà d’elecció per a la transmissió i la conservació de documents, probablement n’hi haurà prou amb una copiadora. Si valoreu els sistemes sense paper, utilitzeu un escàner. Els escàners solen proporcionar-vos més opcions, ja que un cop la imatge digital es troba a l’ordinador, sempre podeu editar-la, enviar-la per correu electrònic o imprimir-la. També podeu emmagatzemar fàcilment còpies digitals de còpia de seguretat dels vostres documents escanejats en llocs remots. Si no esteu segur de quina màquina us convindrà o si voleu copiar i escanejar, considereu la possibilitat de comprar una impressora tot en un, ja que us donarà totes les opcions de copiar, escanejar, imprimir i enviar per fax. (Tingueu en compte que no tots els dispositius tot en un inclouen la possibilitat de enviar per fax.)
