Calcular la nòmina pot suposar un esforç que requereix molt de temps, de manera que automatitzar la major part del procés possible us estalviarà centenars d’hores a finals d’any. Afortunadament, Microsoft Excel inclou un llibre de càlcul de nòmines gratuït, que podeu personalitzar per al vostre negoci.
Inclou tres fulls de treball: el primer és per a la informació del vostre empleat; el segon és una calculadora de nòmines; el tercer és una sèrie de salaris per a cada empleat.
Obteniu la plantilla de calculadora de nòmines
Podeu descarregar la plantilla de calculadora de nòmines des del lloc web de Microsoft Office, templates.office.com, o bé obrint-lo des de l'interior d'Excel. Si el baixeu del lloc web, feu-hi doble clic després que aparegui a la carpeta de descàrregues i Excel l’obrirà automàticament.
Per obrir la plantilla de calculadora de nòmines des d'Excel, feu clic a la pestanya "Fitxer" a Excel; feu clic a "Nou" i escriviu "calculadora de nòmines" al camp Cerca. Seleccioneu la plantilla de calculadora de nòmines i feu clic a "Crea".
Un cop oberta la plantilla, feu clic al botó "Activa" a la part superior del full de càlcul perquè pugueu fer canvis al fitxer. Feu clic a la pestanya "Fitxer", seleccioneu "Desa com a" i, a continuació, canvieu el nom del fitxer per identificar-lo com a nòmina de la vostra setmana actual, com ara "Nòmina-gener-1-7.xlsx".
Introducció de la informació dels empleats
Feu clic a la pestanya "Informació dels empleats" a la part inferior del llibre per obrir el full de treball. La plantilla inclou un empleat de mostra. Hi ha columnes per a el nom de cada empleat, el número d'identificació, el salari per hora i els percentatges de deducció fiscal.
Introduïu la informació dels vostres empleats en aquest full de càlcul, substituint el nom de la mostra per un dels vostres propis empleats. Els números d'empleats comencen pel número 1. Podeu substituir aquests números per números propis si cal, però també haureu de substituir els números d'empleats de les altres dues fulles de treball. Tota la informació dels empleats de cada full de treball està lligada al número d'empleats de cada individu.
Ús del full de càlcul de la nòmina
Obriu el full de càlcul de la Calculadora de nòmines. Els noms dels empleats s’introdueixen automàticament en aquest full de càlcul, en funció dels seus noms i números d’identificació del primer full de treball.
Si no heu fet cap canvi als números d'identificació dels empleats, el nom de cada empleat apareixerà a la segona columna. Si heu canviat els números d'empleats, ressalteu-los al full de treball Informació dels empleats i copieu-los prement Ctrl-C. Feu clic a la cel·la B4 al full de càlcul de la nòmina i premeu Ctrl-V per enganxar els números copiats a la columna. Els noms dels empleats corresponents a cada número d'identificació apareixeran a la segona columna.
En aquest full de treball, podeu introduïu les hores habituals treballades, les vacances, les hores de malaltia i les hores extres. Introduïu només les hores treballades. Si l’empleat no es va prendre vacances, per exemple, deixeu aquesta cel·la en blanc.
El salari habitual de la setmana es basa en les hores que heu introduït al full de càlcul de la Calculadora de nòmines, multiplicat per la taxa de pagament del full de treball Informació per a empleats.
Si l’empleat treballava hores extres, heu d’introduir la tarifa d’hores extraordinàries a la columna H. Si la tarifa normal és de 20 dòlars per hora i pagueu temps i mig per hores extraordinàries, llavors seria de 30 dòlars. El full de càlcul multiplica automàticament la taxa d’hores extres i la de temps extra.
Els impostos i altres deduccions del full de treball Informació per a empleats es resten automàticament del salari brut per determinar el sou net. Tingueu en compte que si teniu una deducció única addicional per a l’empleat, podeu introduir-la a la columna Altres deduccions. També es descomptarà del salari brut.
Ús del full de càlcul de Pay Stubs
El tercer full de treball conté bonificacions salarials individuals per a cada empleat que els podeu imprimir. Excepte el nom de la vostra empresa a la part superior de cada taló, tota la informació dels talons es completa amb els altres dos fulls de treball.
Al full de càlcul només s’inclouen quatre bonificacions de pagament, però podeu afegir-ne tantes com sigui necessari per al vostre nombre actual d’empleats. Cada taló ocupa 12 files, inclosa una fila espaiadora a la part superior.
Feu clic al número de fila "1" a l'extrem dret del full de càlcul i arrossegueu el cursor cap avall fins a la fila "12." Premeu Ctrl-C per copiar les files.
Feu clic al número de fila "49" per ressaltar aquesta fila i premeu "Ctrl-V" per enganxar les files copiades al full de treball. Feu clic al següent número de fila en blanc i torneu a prémer "Ctrl-V" per crear un sisè bon de pagament. Repetiu-ho tan sovint com calgui.
Canvieu el número d'identificació d'empleat a l'extrem superior dret de cada talonari de pagament als talons nous que hàgiu afegit al full de càlcul. Tan bon punt es canviï el número, la informació d'aquest empleat apareixerà automàticament en aquest taló de pagament.
