Segons el Departament de Treball dels Estats Units, la Fair Labor Standards Act (FLSA) exigeix que els empresaris mantinguin registres exactes del temps treballat, pagament, addicions i deduccions del salari base i detalls sobre el pagament dels seus empleats. Aquests registres s’han de conservar durant almenys tres anys. El FLSA també estableix normes sobre què constitueixen hores de treball, hores extraordinàries obligatòries, salaris mínims i límits del treball infantil. És responsabilitat de l’empresari calcular tant el salari brut dels treballadors com el salari net.
En la majoria dels casos, els empresaris estableixen un període de retribució (com ara setmanal, quinzenal o mensual) i calculen els salaris dels empleats multiplicant el nombre d’hores treballades per la taxa de retribució horària o, en el cas dels assalariats, dividint el salari anual pel període de pagament adequat. Per exemple, si es paga setmanalment als assalariats, la seva remuneració setmanal bruta és el salari anual dividit per 52. Quan s’escau, s’afegeixen a aquest total les hores extres, les bonificacions, les propines i les comissions per determinar el sou brut.
Salaris bruts vs. nets
Els salaris bruts d’un empleat poden ser considerablement superiors als salaris nets d’un empleat, que és la quantitat que rep l’empleat. Un cop establert el salari brut, els empresaris calculen les deduccions de la nòmina, com ara els impostos i les contribucions a la salut i els comptes de jubilació. Aquestes deduccions es retenen del salari total obtingut per un empleat. Tot i que la majoria d’impostos són un percentatge fixat i són els mateixos cada període de pagament, d’altres varien. Els impostos FICA, que financen la Seguretat Social i Medicare, tenen un màxim anual i ja no es dedueixen quan es compleix aquest import. Per al 2020, el màxim FICA és de $137,700; els salaris superiors a aquest import no suposen aquest impost.
Càlcul de la renda imposable per retencions
Tot i que les lleis varien segons l’estat, certes deduccions estan exemptes d’impostos. Per exemple, les contribucions a l'assistència sanitària i a determinats comptes de jubilació no estan subjectes a impostos federals, de manera que primer un empresari ha d'establir els ingressos imposables. Restar aquestes deduccions del salari brut d’un empleat us proporciona els seus salaris imposables. A causa de la variació de les lleis tributàries estatals i federals, s'hauria de calcular per separat per determinar els salaris imposables federals i estatals. La publicació IRS 15, Employer Tax Guide, proporciona informació i gràfics per ajudar a determinar les quantitats fiscals a retenir. La majoria dels estats també exigeixen als empresaris la retenció d’impostos. La informació sobre els impostos estatals es pot trobar a través del departament d’ingressos de cada estat.
Normes per als treballadors per hora
Mentre que el govern federal va establir el salari mínim a $7.25 una hora al juliol del 2009, molts estats i algunes ciutats han fixat el seu salari mínim a un ritme més elevat, fins a $15 una hora a la ciutat de Nova York. El FLSA exigeix que, a no ser que un empleat estigui exempt, els que treballin més de 40 hores en una setmana laboral han de ser pagats una vegada i mitja del seu salari horari habitual per cada hora addicional. Al maig de 2020, el Departament de Treball va afegir una norma que permetia als empresaris proporcionar bonificacions o altres incentius salarials a empleats assalariats, no exempts, amb horaris fluctuants.
Diferents regles per als empleats amb propines
En les indústries que depenen en gran mesura de consells sobre ingressos, les regles són una mica diferents. El salari mínim federal per als empleats amb propina és de $2.13 una hora. Setze estats i territoris utilitzen el mínim federal; altres tenen un salari mínim que oscil·la entre $2.33 (Wisconsin) a $9.00 (Arizona). Deu estats i territoris obliguen els empleats a cobrar el salari mínim complet de l'estat abans de la propina, fins a un màxim de $13.50 (a Washington). Els salaris dels empleats es calculen dividint el total de propines per setmanes treballades, dividint el total per hores treballades per obtenir la taxa de propines. A continuació, s’afegeix la tarifa de propina a la tarifa per hora; la suma d’aquests és el salari total guanyat i ha de ser igual o superior al salari mínim.
