Les notes comercials són documents interns que s’envien als empleats per transmetre informació sobre l’empresa, mentre que les cartes comercials són comunicats externs, sovint relacionats amb activitats de vendes o necessitats del client o per fer consultes a un venedor o agència governamental. El format és diferent per a cadascun i aprendre a crear-los correctament us ajudarà a comunicar el vostre missatge de manera més eficaç.
Memòries empresarials als membres del personal
"Memo" és l'abreviatura de memoràndum, que fa referència a un recordatori o a una notificació d'un ítem important. Sovint s’envien memòries per notificar als membres del personal sobre una reunió o una nova política que l’empresa consideri prou important per garantir més que la difusió del boca-orella. Les memòries solen ser informals, amb menys atenció a l’estructura, al format, a la gramàtica i, en el cas de les notes impreses, a la qualitat del paper.
Cartes comercials enviades fora de l'empresa
Les cartes són documents més formals enviats a persones alienes a la vostra empresa. Poden incloure sol·licituds d'informació o aclariments d'una agència governamental; respostes a queixes o consultes dels clients; o presentacions o propostes a proveïdors, clients o mitjans de comunicació. Les cartes s’escriuen normalment en paper d’alta qualitat, en lloc de paper de còpia, i es revisen acuradament per evitar fins i tot el menor error.
Encapçalaments utilitzats en memòries i cartes
No cal que una nota estigui fixa a l’empresa ni incloure el nom de la vostra empresa, el logotip, l’adreça o altres elements que normalment es troben al capçal. Una nota sovint inclou un encapçalament a la part superior, a l’esquerra del paper, que inclou quatre línies que designen qui envia la nota, qui la rep, el tema que cobreix la nota i la data.
Normalment, s’escriu una carta a empreses fixes amb la data que apareix sota el capçal a la part esquerra de la pàgina. Una línia en blanc separa la data i l’adreça del destinatari, que inclou el nom, el títol i l’adreça del destinatari. Després d'una altra línia en blanc, apareix una salutació, com ara "Benvolgut senyor Smith".
Contingut utilitzat en cartes i memòries
Una nota indica el propòsit del comunicat a la primera frase, seguida d’informació que dirigeix breument qui, què, on, per què, quan i com del contingut. Es troba poc suport o detall en una nota, que sovint precedeix una reunió o fa un breu anunci. Si una empresa té notícies detallades o complicades per anunciar, celebrarà una conferència o proporcionarà un informe més llarg. Els destinataris d’una nota poden contactar amb el remitent de la nota o amb un supervisor si necessiten més informació.
Una carta comença amb el motiu de l’escriptura i després s’adreça al motiu. Una carta sol proporcionar més detalls, suport i justificació que una nota, ja que l’escriptor de cartes sovint ha de fer una venda o respondre a una pregunta.
Tancament de la nota o carta
Una nota no resumeix ni resumeix el contingut, sovint acaba amb una crida a l’acció, com ara demanar al lector que posi la data de la reunió que ve al seu calendari o que segueixi l’acció recomanada a la nota. Una carta sovint acaba amb una conclusió, ofereix gràcies, demana al lector que es posi en contacte amb l’escriptor i inclou el nom i el títol del remitent. Moltes cartes contenen un P.S., o postscript, que ajuda a destacar un fet o una informació.
