10 regles per a una etiqueta adequada de reunions de negocis

L’adhesió a l’etiqueta adequada per a una reunió de negocis estableix respecte entre els participants a la reunió, ajuda a que la reunió comenci i acabi a temps i fomenti un clima de cooperació. La manca d’etiqueta i la mala planificació són dos dels principals motius pels quals moltes reunions de negocis fracassen. Ensenyeu l’etiqueta de la reunió de negocis als vostres empleats per assegurar-vos que les reunions de la vostra empresa siguin efectives.

1. Arribeu aviat (sense excuses)

Arribeu a la ubicació de la reunió de negocis almenys 15 minuts abans. Això demostra respecte i us permet trobar un seient i situar-vos abans que comenci la reunió.

2. Seguiu l’agenda

El president de la reunió ha de distribuir una agenda de la reunió a cada participant amb una setmana d’antelació com a mínim. Els participants han de trucar al president per expressar qualsevol dubte sobre l’agenda almenys 48 hores abans de la reunió. El president i el participant interessat tindran temps de determinar si cal fer canvis. L’agenda també ha d’esmentar els horaris d’inici i finalització de la reunió.

3. Estigueu ben preparats

Cada participant ha de venir a la reunió amb tots els materials i dades que necessitarà i una comprensió del tema de la reunió. El propòsit de la reunió és discutir el tema que ens ocupa. Heu perdut el temps de tothom si no esteu preparat per contribuir.

4. Fer pauses regulars

Les reunions haurien de tenir un descans cada dues hores per garantir que els participants es mantinguin concentrats. Proveu de pauses d’uns 20 minuts de durada i de pauses d’uns 30 minuts.

5. Seguiu el codi de vestimenta

El president haurà d’indicar quin tipus de vestimenta es requereix per a la reunió, ja sigui informal o formal, i els participants haurien de seguir aquesta regla. Un llistat representatiu de la indumentària seria útil, ja que els participants poden tenir opinions diferents sobre el que és informal i formal de negocis. Per exemple, quan enumereu la reunió com a formal de negocis, podeu indicar que n’hi ha prou amb una samarreta amb botons i uns pantalons caqui.

6. Parla al seu torn

Mantingueu la reunió organitzada parlant només quan tingueu la paraula. Feu preguntes durant el període de preguntes designat i aixequeu la mà perquè el president reconegui que té la paraula. No interrompre algú mentre parla o fa una pregunta.

7. Escolta, escolta de debò

És possible que trobeu que moltes de les preguntes que teniu sobre un tema es responen pel contingut de la reunió. Escolteu atentament la reunió i preneu notes. L’escolta activa és respectuosa i us proporciona una base sòlida per formular la vostra resposta.

8. Mantingueu la calma

Eviteu hàbits nerviosos com tocar un bolígraf sobre la taula, fer sorolls audibles amb la boca, xiuxiuejar papers o tocar els peus a terra. Això distreu als altres participants i us fa semblar ansiós, encara que no ho estigueu.

9. Sigues educat amb el teu telèfon

Apagueu el telèfon mòbil abans de començar la reunió. Si espereu una trucada urgent, configureu el telèfon perquè vibri i disculpeu-vos de la reunió si arriba la trucada. Tret que hagin estat aprovats els ordinadors portàtils per a la reunió, apagueu el vostre i baixeu la pantalla de manera que no obstaculitzeu la vista.

10. No porteu convidats

No porteu convidats sense previ avís a una reunió. Si teniu algú que voldríeu venir a una reunió, poseu-vos en contacte amb el president per obtenir permís per portar el vostre convidat. Si no es concedeix permís, no el porteu.

Missatges recents

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found