Els gràfics ajuden les persones a visualitzar la informació. Un gràfic de fluxos d’efectiu aclareix què fa la vostra empresa amb els seus diners d’una manera que potser no és evident quan mireu una pàgina de full de càlcul plena de números. Aquesta comprensió us pot ajudar a prendre decisions estratègiques més ben informades, així com a racionalitzar les vostres operacions internes.
1
Dissenyeu un esborrany del vostre gràfic abans de fer una versió a gran escala. Agafeu un full de paper i dibuixeu una caixa a la part superior per a cada forma d’ingressos que guanyi la vostra empresa. Les fonts d’ingressos més habituals inclouen les vendes als consumidors i els pagaments dels clients. Altres fonts poden incloure crèdits fiscals governamentals, comissions d’arrendament, comissions de llicències, vendes d’actius i patrimoni net. Siguin quines siguin les vostres formes d’ingressos, assegureu-vos que no passeu per alt res. Reviseu exhaustivament els registres financers de la vostra empresa.
2
Dibuixeu quadres al mig de la pàgina per a cada segment de l’empresa que tingui autoritat de despesa. A les empreses més grans, consisteixen en departaments o divisions, generalment encapçalats per un vicepresident que ha d’autoritzar les despeses. En empreses més petites, cada "departament" pot consistir només en una sola persona, per exemple, la persona que compra subministraments d'oficina, la persona que prepara les vostres finances i la persona que gestiona les vostres instal·lacions i oficines. Si no teniu cap altre empleat, però porteu "barrets" diferents quan gasteu diners de l'empresa, com ara un barret de secretària i un de gerent d'instal·lacions, dibuixeu capses per a cadascun dels barrets. El punt clau és identificar totes les formes en què s’estructura la vostra empresa per gastar diners. Una vegada més, assegureu-vos de no passar per alt res.
3
A sota de cada quadre d’autoritat de despesa, dibuixa quadres més petits identificant àrees específiques de despesa. Per exemple, a la casella de gestió d’instal·lacions, indiqueu quadres separats per a serveis públics, reparacions i manteniment del terreny. Al costat de cada quadre, indiqueu l'import gastat en el període comptable més recent. Afegiu-los tots i escriviu el total al costat del quadre d’autoritat de despesa. Comproveu de nou la precisió de totes les figures i no oblideu cap despesa. Assegureu-vos que cada cèntim s’adapti a algun lloc. La clau aquí és veure com la vostra empresa gasta diners i quant gasta.
4
Connecteu cada quadre d’ingressos de la part superior de la pàgina a qualsevol quadre d’autoritat de despesa que extregui el pressupost d’aquesta font d’ingressos. És possible que vulgueu utilitzar marcadors de diferents colors per evitar aquest embolic de línies confús. Si la vostra empresa recapta tots els ingressos en un compte general i després pressuposa tota la despesa d’aquest compte, podeu ometre aquest pas. Simplement dibuixeu una sola casella entre les caixes d’ingressos i les despeses de despesa i marqueu-la com al vostre pressupost general. A la pràctica, però, certes formes d’ingressos sovint van directament a determinades despeses.
5
Reviseu el gràfic, reviseu-lo per si hi ha errors i penseu en com podeu millorar el disseny visual per ressaltar la informació de la pàgina. A continuació, dibuixeu una versió final molt més gran del gràfic, utilitzant retoladors en un gran tros de paper adequat per presentar-lo a les reunions o muntar-lo a la paret. Utilitzeu quadres de formes diferents per a cada tipus de quadre per distingir més la informació.
