La facilitat d’ús del correu electrònic és la seva principal força compartida d’informació i la seva debilitat política: podem fer clic a "Respon a tots" amb la mateixa facilitat que "Respon" i escriure el que desitgem, sense cap fada màgica per preguntar-nos si realment volem enviar-los aquest missatge descarnat sobre l’últim anunci del CEO a tota l’empresa. De fet, el botó Respon tot pot ser tan potent que té les seves pròpies regles especials per utilitzar-lo de forma segura.
Respon totes les respostes
Si algú envia un correu electrònic a més d’una persona, teniu dues opcions a l’hora de respondre. En fer clic a "Respon" s'envia el missatge al remitent del correu electrònic, mentre feu clic a "Respon a tots", s'envia el missatge a tothom que ha rebut l'original. La gent de la Universitat de Purdue recomana que marqueu sempre el camp Per al vostre correu electrònic de resposta abans de fer clic a Envia.
Penseu en això com una sala de xat o una reunió. Tothom que ha rebut el correu electrònic ara està assegut a la mateixa sala. Si xiuxiuegeu alguna cosa amb el remitent original, responeu. Si us poseu de peu i anuncieu alguna cosa a tota la sala, això és Respon a tots. Com diu Robert Grimard, l'administrador de correu electrònic empresarial de l'estat de Maine, "Utilitzeu Respon a tots amb precaució".
Digueu alguna cosa útil o no digueu res
Està perfectament bé respondre a tothom quan pugueu donar una resposta definitiva a una pregunta que beneficiarà tothom de la llista de destinataris. Per exemple, algú va enviar un correu electrònic a tothom preguntant si algú té un tipus específic de cartutx de tòner, és una bona idea fer servir Respon a tots per dir "Sí, en tinc un". Això impedeix que tothom pugui excavar a l’armari de subministrament.
Tot i això, no hi ha cap avantatge en respondre al grup simplement dir: "No, ho sento". Imagineu-vos per un moment si tothom a la llista de correus electrònics ho va fer. Ningú no necessita desenes de correus electrònics que no tinguin res útil a dir. Tret que tingueu alguna cosa útil per contribuir, eviteu respondre a tota la llista de destinataris.
Mireu els destinataris
Consulteu sempre la llista de destinataris per assegurar-vos que només les persones que necessiten ser copiades en un missatge rebin la vostra resposta. És una bona pràctica utilitzar Respon a tots i eliminar els destinataris innecessaris quan hagueu de respondre a un subconjunt dels destinataris originals. És especialment prudent eliminar els executius superiors, ja que és més probable que se sentin desbordats pel correu electrònic. També heu d’excloure les llistes de distribució que contenen un gran nombre de persones que no necessiten la vostra resposta.
Respondre amb comentaris personals
Tot i que l’enviament de missatges amb càrrega política o acudits fora de colors no és una idea encertada en cap cas, enviar-los mitjançant Respon a tots pot ser una acció perjudicial per a la carrera. Algunes persones s’han de desafavorir després de rebre notícies decebedores, i això és comprensible; tanmateix, aventurar-se a tothom a l'empresa pot danyar la vostra reputació o fins i tot sotmetre'l a accions correctores.
Respon a totes les cadenes ascendents
Algunes persones tenen l’hàbit de copiar un supervisor directe en missatges de rutina. Això pot provocar vergonya quan s'utilitza Respon a tots per criticar el treball o sol·licitar una actualització d'estat. En general, copiar o copiar a cegues el supervisor d’una persona hauria de ser un intent d’última oportunitat per cridar l’atenció d’una persona, no una pràctica predeterminada.
Els empresaris o propietaris de petites empreses sovint tenen poca preocupació per un gran nombre de destinataris en una situació de resposta a tots; no obstant això, quan s'inclouen diversos clients en un correu, és una bona idea posar-los en una llista de còpia al missatge original per reduir el risc de trencar acords de no divulgació o de no competència. L'enviament d'un missatge a diverses persones de diverses empreses els permet utilitzar Respondre tots entre si, cosa que pot crear problemes per al remitent original.
