La gestió de l’inventari és complicada. Fins i tot si ho feu tot el possible, un error d’inventari o dos o deu poden entrar a la vostra comptabilitat. Fins i tot un sol error pot causar problemes. La subestimació del saldo d’inventari final provoca, per exemple, una subestimació dels vostres ingressos. Afortunadament, és possible solucionar les coses amb un recompte físic del vostre inventari.
Consell
La forma més senzilla de determinar l’efecte dels errors d’inventari és fer un recompte exhaustiu de les vostres existències. Compareu la realitat amb el que teniu als vostres comptes i podreu trobar si heu exagerat o subestimat l'inventari. Els resultats us indiquen com afecta l'error als vostres estats financers.
Causes i efectes de l’error d’inventari
Fins i tot si el vostre equip i vosaltres feu un inventari acurat de seguiment de treballs, els errors es poden introduir i acumular. A les eines de comptabilitat s’enumeren alguns dels tipus més habituals d’error d’inventari que heu de tenir en compte:
- Pren un error físic i s’equivoca els números. Per exemple, és possible que oblideu d'incloure una partida enviada als minoristes o incloure un inventari de clients que no hagi sortit del magatzem.
- El recompte està equivocat perquè algú va robar articles.
- El vostre programari d’inventari utilitza una unitat de mesura diferent de la que pensàveu. Per exemple, compteu 240 ous en un enviament, però el programari els registra com a 240 dotzenes.
- El cost estàndard del programari no coincideix amb els preus més recents.
- Introduïu un número de peça incorrecte.
Els efectes dels errors en els estats financers provenen de com els errors afecten el cost dels béns venuts. Segons Patriot Software, el cost dels béns venuts (COGS) és el vostre inventari inicial més les compres d’inventari menys l’inventari final. Per exemple, si comenceu el període amb un inventari de $30,000, comprar $15,000 i acabar amb $20,000, el cost de l'inventari que heu venut és de $25,000. Resteu això dels vostres ingressos per vendes per obtenir el benefici brut.
El lloc web CliffsNotes adverteix que l’efecte dels errors en els estats financers depèn de si exagereu o subestimeu l’inventari. Per exemple, si subestimeu el nombre d'inventari final $17,000 enlloc de $20,000, el COGS surt com $28,000, reduint els beneficis bruts i els ingressos nets. Si l'error d'inventari no es corregeix, comenceu el següent període financer amb un inventari inicial modest i acabareu exagerant els vostres ingressos.
Solució d'un error d'inventari
La bona notícia és que normalment podeu detectar un error d’inventari amb un simple recompte físic. Fins i tot si utilitzeu programari de seguiment d’inventari, Paychex recomana un recompte físic per detectar errors d’entrada de dades i pèrdues per robatori. Si teniu a mà més d’una quantitat mínima d’inventari, fer-ho amb precisió és una consigna llarga i lenta. Algunes empreses contracten professionals per fer la feina per aquest motiu.
Després de completar el recompte i comptar els resultats, compareu els resultats amb el que el vostre programari diu que teniu a mà. Si els dos no coincideixen, identifiqueu el motiu i esbrineu els efectes dels errors en els estats financers. Esborreu l'error tenint en compte la xifra revisada a COGS per al període comptable en què vau detectar el problema.
Facturació de COGS i d’inventari
Els errors que afecten COGS també afecten la facturació de l'inventari, aconsella l'Institut Financer Corporatiu. El volum de negoci és el nombre de vegades que ven i substitueix les seves accions durant un període determinat. Com més alta sigui la facturació, més ràpid vendran els vostres productes; una taxa de facturació baixa indica que és possible que tingueu més estoc del que necessiteu.
PracticalEcommerce diu que hi ha un parell de fórmules per calcular la facturació. La fórmula més precisa divideix COGS per l'inventari mitjà. Per exemple, si teniu un COGS durant el període de $40,000 i el vostre inventari mitjà per al trimestre és de $10,000, la xifra de negocis és de 4. Això vol dir que l’inventari s’ha girat quatre vegades durant el període. Sense un COGS precís, el càlcul es desactivarà.
