La comunicació de qualitat és l’acte de transmetre i rebre missatges de manera efectiva a i des d’altres, segons MindTools. La comunicació a les empreses és especialment important perquè hi ha en joc els diners, els clients i el benestar de l’empresa. Totes les empreses necessiten processos i línies de comunicació establertes perquè els empleats i els executius transmetin eficaçment els missatges a les persones adequades. Sense ella, les oficines poden quedar desorganitzades, caòtiques i estressants. Existeixen diverses línies de comunicació per promoure l’obertura a una oficina.
Línia de poder
Tots els empleats haurien de saber amb qui parlar, tant si es tracta d’una qüestió relacionada amb el negoci com si no. Establir una línia de poder de comunicació perquè ningú no passi a ser inaudit al lloc de treball.
Expresseu totes les vostres preocupacions al vostre punt de contacte, tret que tingueu un problema greu amb alguna cosa que fa el vostre contacte; en aquest cas, aneu directament a la persona següent.
Si sou el punt de contacte d'un empleat, assegureu-vos que els vostres empleats sàpiguen que no tot el que us diuen ho farà als executius, però sí. Això animarà la gent a pensar abans d’expressar-se per comunicar-se de manera respectuosa i favorable al CEO.
Si sou un punt de contacte o supervisor, informeu els subordinats abans de transmetre una de les seves preocupacions al vostre supervisor. Sobretot per respecte, això mantindrà la vostra relació amb els empleats saludable i comunicativa.
Mantingueu una política de portes obertes. Assegureu-vos que aquells que us responen saben que poden contactar amb vosaltres per correu electrònic, telèfon o visita a l’oficina amb un avís adequat.
Línia de tecnologia
La tecnologia és el principal vehicle de comunicació en el negoci, de manera que cal tenir en compte i practicar diverses coses abans de transmetre missatges importants per telèfon o correu electrònic.
Abans de trucar al vostre punt de contacte, anoteu notes perquè tingueu un pla coherent per transmetre el vostre missatge. Les notes han d’incloure una salutació, un propòsit, una explicació i una crida a l’acció. Una trucada telefònica ben organitzada exigirà resultats i obtindrà respecte al vostre punt de contacte. Parlar amb claredat i confiança.
Escriure un correu electrònic per fer una pregunta o transmetre un missatge pot ser una línia de comunicació eficaç si es fa correctament. Un missatge de correu electrònic empresarial ha de ser concís, de to cordial i només el suficient per fer arribar el punt de manera efectiva. Indiqueu l'objectiu del correu electrònic a la primera frase i, a continuació, utilitzeu el cos per respondre a qualsevol pregunta o bé expliqueu la declaració inicial. El missatge hauria de tancar-se amb una breu resum, un tancament de sessió i el vostre nom.
Comunicació presencial
Comunicar-se en persona implica una comunicació verbal i no verbal, i tots dos són essencials per a la comunicació en el lloc de treball i per treballar junts parlant i escoltant. El verbal sense el no verbal és com tenir un bolígraf i no tenir paper. Ja sigui en una reunió de negocis, interacció casual o presentació, existeixen diverses tècniques verbals i no verbals que milloraran enormement la comunicació d’oficina.
Quan parleu, parleu i utilitzeu un to clar i segur. No utilitzeu farcits com "um" i "uh". Feu moltes preguntes. Si inicieu la conversa, sàpiga exactament el que direu i doneu a l’altra persona la possibilitat de parlar mentre escolteu atentament.
Aproximar-se a parlar lògicament, no amb passió. Utilitzeu paraules neutres que encara transmetin el vostre missatge. És probable que la gent es prengui més seriosament un empresari dirigit que un empresari apassionat i irracional. Sigues clar però amb tacte.
Escolta visualment. La vostra comunicació no verbal diu tant com la vostra verbal. Mentre algú parla, poseu-vos dret, assenteu amb la ment per comprendre i somriu o mantingueu una mirada cordial a la vostra cara.
