Tot i que sembla contradictori que tant els actius com les despeses puguin tenir saldos de dèbit, l’explicació és força lògica quan s’entenen els fonaments de la comptabilitat. La teoria comptable actual es basa en un sistema de doble entrada creat fa més de 500 anys i utilitzat pels comerciants venecians. Els fonaments d’aquest sistema s’han mantingut constants al llarg dels anys.
Quins són, doncs, els fonaments d’un sistema comptable?
Configuració dels comptes inicials
El primer pas per configurar un sistema comptable per a una empresa és identificar els comptes necessaris per registrar les transaccions financeres de l’empresa. És possible que inclogui una llista inicial de comptes per a una empresa
- Efectiu.
- Comptes per cobrar.
- Inventari.
- Actius fixos.
- Comptes a pagar.
- Préstecs bancaris.
- Patrimoni net.
- Ingressos.
- Despeses.
La llista de comptes es coneix com a pla de comptes. A mesura que el negoci creix, es poden afegir més comptes a aquesta llista per adaptar-se a la major diversitat de transaccions.
Els comptes d'actiu, passiu i patrimoni net es consideren "comptes permanents". Aquests comptes no es tanquen al final de l'exercici comptable. Els seus saldos es reporten al següent període comptable.
Els comptes d'ingressos i despeses es configuren com a "comptes temporals". Els saldos d’aquests comptes augmenten i disminueixen durant l’exercici i es tanquen al final del període comptable.
Conceptes bàsics de comptabilitat
Els crèdits i els càrrecs s’utilitzen en el sistema de comptabilitat de doble entrada com a mètode de registre de transaccions financeres. Cada entrada al sistema comptable ha de tenir un dèbit i un crèdit i sempre implica almenys dos comptes. Un saldo de prova de totes les entrades comptables d’una empresa significa que el total de dèbits ha de ser igual al total de tots els crèdits.
Les entrades es realitzen en un formulari conegut com a comptes T. Aquesta és una ajuda visual que representa un compte al llibre major. El nom del compte es registra a la part superior de les entrades de T. Les entrades de dèbit es publiquen a la part esquerra de la T i les entrades de crèdit a la part dreta.
Per eliminar la confusió al voltant dels significats de dèbits i crèdits, s’ha d’acceptar el concepte que les paraules no tenen cap significat més que esquerra i dreta. Això és tot. No és més complicat que això. Els deutes s’utilitzen per registrar els augments d’actius i despeses.
Il·lustrem aquest procés amb un exemple senzill. Suposem que el gerent de l’oficina gasta 375 dòlars per comprar paper, bolígrafs i tòner per a la impressora i paga aquesta compra escrivint un xec.
Les entrades serien un dèbit de 375 dòlars al compte de despeses de material d’oficina i un crèdit de 375 dòlars al compte bancari de l’empresa.
L’equació comptable
L’equació comptable és la base d’un sistema comptable de doble entrada.
- L'equació comptable bàsica és la següent:
- Actiu = Passiu + Patrimoni net
L'ús de la comptabilitat de doble entrada garantirà que el balanç estarà sempre en equilibri i que el saldo inicial de dèbit i crèdit serà sempre igual.
Prenem un altre exemple per il·lustrar aquest principi. Suposem que el gerent de producció va comprar 3.200 dòlars en matèries primeres necessàries per fabricar els productes de la companyia. La compra es va fer a un dels proveïdors de l’empresa amb el pagament pendent en 30 dies.
Les entrades serien un dèbit de 3.200 dòlars a l’inventari de matèries primeres i un crèdit de 3.200 dòlars als comptes a pagar.
Ara fem una ullada a quins comptes tenen saldos de dèbit i de crèdit.
Saldos normals en comptes
Els comptes normalment porten saldos de deute o de crèdit. A continuació es mostra una llista dels saldos normals dels comptes bàsics:
- Efectiu: dèbit.
- Comptes a cobrar: dèbit.
- Inventari: dèbit.
- Immobilitzat: dèbit.
- Comptes a pagar: crèdit.
- Préstecs bancaris: crèdit.
- Patrimoni net: crèdit.
- Ingressos: crèdit.
- Despeses: dèbit.
Normalment, els comptes de balanç contenen actius amb saldos de dèbit i passius com a saldos de crèdit. Es tracta de xifres estàtiques i que reflecteixen la posició financera de la companyia en un moment concret.
Les transaccions d’ingressos i despeses són registres d’entrades i sortides durant un període de temps, com ara un any. Aquestes transaccions financeres s’acumulen durant el període de temps i es tanquen amb ajustos comptables al final del període, esperem que tinguin un benefici. El resultat o la pèrdua resultants es registren al compte de capital propi per mantenir l’equilibri de l’equació comptable.
Penseu en aquest exemple de com funciona el procés comptable. Començant per l'equació comptable dels actius igual a la suma dels passius més el patrimoni net:
- Actiu: 3.750.000 dòlars.
- Passiu: 1.800.000 dòlars.
- Patrimoni net: 1.950.000 dòlars.
Al llarg d’un any, l’empresa té els ingressos i les despeses següents:
- Ingressos-crèdits: 3.340.000 dòlars.
- Despeses de cost de béns venuts-dèbit: 2.000.000 de dòlars.
- Despeses administratives i de despeses generals: 1.000.000 de dòlars.
- Impostos-deutes: 100.000 dòlars.
- Benefici net: 240.000 dòlars (es tracta d’un benefici que s’abonarà al compte patrimonial dels propietaris).
Per motius de simplicitat, suposem que la companyia va realitzar totes les seves vendes en efectiu. En aquest cas, els actius de la companyia augmentarien durant l'any 240.000 dòlars en efectiu cobrat i el compte de capital propi augmentaria a 2.190.000 dòlars (1.950.000 dòlars + 240.000 dòlars).
Ara tenim l’equació comptable:
- Actius: $3,750,000 + $240,000 = $3,990,000.
- Passiu: 1 dòlar,800,000.
- Capital del propietari: $2,190,000.$3,990,000 = $1,800,000 + $2,190,000.
Els saldos de l’equació comptable; tot va bé i l'any torna a començar.
Comptes d’actius amb saldos de dèbit
A continuació es detallen els comptes d’actius típics amb saldos de dèbit:
- Efectiu.
- Valors realitzables.
- Comptes a cobrar.
- Inventari.
- Despeses pagades per anticipat.
- Edificis.
- Equipament.
Considerem alguns exemples d’entrades en aquests comptes d’actius.
- Pagament de l'import pendent a pagar a un proveïdor:
- Deute a comptes a pagar: redueix el saldo que es deu al proveïdor.
- Crèdit en efectiu: el saldo en efectiu es redueix per l'import pagat al proveïdor.
- Un client paga els comptes a cobrar a l’empresa:
- Dèbit a efectiu: l’efectiu es diposita al compte bancari, augmentant el saldo en efectiu.
- Crèdit als comptes a cobrar: es redueix el saldo pendent del client.
- L'empresa compra un nou magatzem:
- Deute a l’immobilitzat: el saldo de l’actiu s’incrementa pel valor de l’edifici.
- Crèdit a préstecs bancaris: els diners es prenen del banc per finançar la compra d’edificis.
- Compra d'equips per a la línia de producció; pagat amb xec:
- Deute als actius de l’equip: la quantitat d’equip s’incrementa amb la compra.
- Crèdit al compte bancari: l’efectiu del compte bancari es redueix per l’import de la compra.
Comptes de despeses amb saldos de dèbit
Normalment, els comptes de despeses porten saldos de dèbit a la part esquerra del compte en T. Els deutes augmenten el saldo d’un compte de despeses. En són exemples
- Salaris.
- Lloguer.
- Subministraments.
- Interès.
- Assegurança.
- Llicències.
- Publicitat.
A continuació es detallen alguns exemples d’entrades en un compte de despeses:
Pagament de sous:
- Deute als salaris: l'import dels salaris pagats es carrega al compte de despeses.
- Crèdit en efectiu: el saldo del compte bancari es redueix per l’import dels salaris pagats.
Pagament del lloguer:
- Despeses de dèbit a lloguer: el lloguer pagat augmenta el saldo de dèbit al compte de despeses de lloguer.
- Crèdit en efectiu: el saldo bancari es redueix pel lloguer pagat.
Compra de subministraments de fabricació:
- Dèbit a despesa de subministraments: l'import de la compra es carregarà a despesa de subministraments.
- Crèdit als comptes a pagar: l'import degut al proveïdor s'incrementa amb la compra.
- La majoria de les transaccions de despeses tenen un ingrés en efectiu o un ingrés de crèdit.
Després d’entendre la noció que els dèbits i els crèdits signifiquen els costats dret i esquerre d’un compte en T, es fa bastant senzill seguir la lògica de com es publiquen les entrades. Els comptes d’actius augmenten amb les entrades de dèbit i els saldos dels comptes de despeses augmenten durant el període comptable amb les transaccions de dèbit. Els resultats dels comptes d’ingressos i despeses d’ingressos es resumeixen, es tanquen i es registren als guanys retinguts de la companyia al final de l’any. Qualsevol dèbit o crèdit de despeses es posa a zero i es torna a començar.
