Com combinar dades d'Excel en documents de Word

Paraula i sobresortir tots dos formen part del paquet més gran de Microsoft, de manera que no és d’estranyar que juguen bé junts. Exce* l* és una gran eina per recopilar informació en un format de base de dades, com ara noms, adreces i números de telèfon. Però si voleu treballar amb aquesta informació a Paraula, hauràs de poder combinar documents Word i Excel, que es pot fer en uns quants passos simples.

Combinació d'un full de càlcul d'Excel

Teniu un full de càlcul ple de noms i adreces, perfecte per a una llista de correu. Però passaries hores_ c* Opiar i enganxar la informació d'Excel a Word.* _ Afortunadament, podeu realitzar fàcilment un fitxer combinació de correu des d'Excel a Word però primer, haureu de preparar el document Excel per a la combinació.

Per començar, assegureu-vos primer de tots els vostres fitxers dades a combinar és al primer full del vostre full de càlcul. També haureu de configurar els noms de les columnes perquè coincideixin amb els noms que poseu al document de Word. Hi hauria d'haver una columna per a nom i una columna per a cognom si voleu utilitzar les dues coses, per exemple. Feu una última revisió de tota la informació per assegurar-vos que estigui actualitzada abans de completar la combinació.

Combineu documents Word i Excel

Quan el full de càlcul estigui a punt, obriu un fitxer noudocument en Word.Feu clic a a la Enviaments i seleccioneu Inicieu la combinació de correu i decidiu si voleu crear etiquetes, cartes, sobres, correus electrònics o un directori. Seleccioneu. _Seleccioneu Receptaintents-_Utilitzeu una llista existent. A continuació, trobareu el fitxer Excel. Seleccioneu Obre.

Abans que tu combinar Word i Excel, el sistema us donarà l'oportunitat d'editar els vostres destinataris. Aquí podeu recórrer la llista i seleccionar qualsevol persona que no vulgueu incloure. També se us demanarà que l’inseriu com a bloc d’adreces si, per exemple, esteu creant una carta o un sobre. A continuació, podeu desar el document.

Copieu i enganxeu d'Excel a Word

Un dels majors avantatges de tenir la suite completa de Microsoft Office és que podeu copiar fàcilment d’un document a un altre. Per exemple, suposem que heu creat un gràfic circular excel·lent a Excel que voleu incloure al fulletó que esteu dissenyant. Simplement feu clic a aquest gràfic i Editeu-Copia o utilitzeu la combinació de tecles Control-Copia per desplaçar-lo. Command-Copy és la combinació de pulsació de tecla si utilitzeu un dispositiu Mac OS.

En lloc d'un combinació de correu des d'Excel a Word, si voleu copiar dades d'Excel a Word o a una altra aplicació d'Office, feu el mateix, però probablement haureu de fer alguns canvis de format. Podeu copiar les dades exactament tal com estan formatades, actualitzar el contingut perquè coincideixi amb el disseny del document de Word, mantenir les dades enllaçades al full de càlcul original, enganxar les dades com a imatge o enganxar les dades com a text separat per tabulacions.

Inseriu el full de càlcul d'Excel a Word

En alguns casos, és possible que vulgueu anar en la direcció oposada. En lloc d'un combinació de correu d'Excel a Word, per exemple, és possible que vulgueu inserir un fitxer Full de càlcul Excel_t en un Document de Word._ Això podria formar part d'algun tipus de proposta, com ara un pla de negoci o una sol·licitud de subvenció. Si utilitzeu dades reals, pot ser una bona manera de complementar la vostra còpia amb les xifres exactes per anar amb el que esteu parlant.

Per a còpia un Full de càlcul Excel en un Microsoft Word , feu les còpies al document d'origen i les enganxeu al document de Word, la destinació. Enganxareu cinc opcions:

  • Utilitzeu el tema de destinació i inseriu el llibre - El llibre s’incorporarà al document, coincidint amb el tema del document de destinació (Word). El gràfic no enllaça amb el document Excel, de manera que si actualitzeu alguna cosa, no s’actualitzarà automàticament.

  • Mantingueu el format de la font i incrustar el llibre de treball - Això manté intacte el format del full de treball d'Excel. El gràfic no enllaça amb el document d'Excel, de manera que si actualitzeu alguna cosa, no s'actualitzarà automàticament.

  • _Utilitzeu el tema de destinació i les dades d'enllaços_a: aquesta opció fa honor al format que heu creat al document de Word. Les vostres dades estan enllaçades, cosa que significa que quan feu un canvi al document d'Excel, s'actualitzaran al document de Word.

  • Mantingueu el format de la font i les dades d'enllaços - El vostre document coincidirà amb el tema Excel, no amb el tema Word. El vostre full de càlcul d'Excel s'enllaçarà, de manera que quan feu un canvi al document d'Excel, el document de Word també s'actualitzi.

  • Imatge- Insereix el full de càlcul d'Excel com a imatge.

Si decidiu "enllaçar dades" quan ho feu combinar documents Word i Excel d'aquesta manera, no sempre trobareu que aquestes actualitzacions són immediates. Si no veieu cap actualització del full de càlcul d'Excel al document de Word, només cal que seleccioneu Eines de gràfics, Disseny i Actualització de dades per obtenir la versió més actualitzada.

Deseu el document de Word a Excel

Hi ha casos on podeu triar combinar Word i Excel va en l'altra direcció: voleu desar el document de Word com a document d'Excel. És clar, podeu moure les dades manualment, però això pot trigar molt de temps. Hi ha una manera més fàcil.

Quan tingueu obert el document de Word desitjat, seleccioneu Fitxer-Desa com a i aneu a la ubicació on voleu que es guardi el document. A sota de l’opció de carpeta, veureu un altre quadre desplegable anomenat Format de fitxer. Seleccioneu Text normal.

Ara que heu desat el document de Word, podeu obrir el full de càlcul d'Excel i extreure'n la informació. Al document d'Excel, seleccioneu Dades del text. En algunes versions, podeu veure-ho com a fitxer de text Data-Get Internal Data-Import. A partir d'aquí, podeu navegar fins al document d'Excel que heu desat i introduir-lo. Quan se us demani, haureu de seleccionar Delimitat i Espai per al delimitador.

Combineu dos fitxers Excel

Tot i que pot ser útil combinar Word i Excelés possible que no us adoneu que podeu combinar dos fitxers Excel. Una manera de fer-ho és copiar els fulls de treball del document font fent clic a les pestanyes de la part inferior, fent clic amb el botó dret i seleccionant Copia. A Reservar, seleccioneu el llibre de treball de destinació on vulgueu aterrar els fulls de treball, seleccioneu on voleu que es col·loqui en referència als fulls existents i assegureu-vos que l'opció Crea una còpia està marcada si voleu que l'original es quedi al llibre de treball d'origen.

Tot i que aquest mètode és eficaç amb un full de càlcul, si teniu nombrosos fitxers que necessiteu combinar en un de sol, pot resultar feixuc. Si esteu còmode amb la creació de macros, podeu escriure'n una que combini tots els fitxers en un de sol. Podeu trobar exemples de macros en línia que podeu copiar i enganxar.

Combina documents de Word

A combinació de correu des d'Excel a Word no és l'única manera de treure dades d'un altre document a Word. El programari té una característica que us permetrà combinar diversos fitxers en un de sol. L'objectiu principal d'això és comparar diverses versions entre si. Per tant, si els vostres col·legues han fet canvis en un document, aquesta funció us permet comparar-los fàcilment un al costat de l’altre per veure què ha canviat.

Per a combinar dos documents, seleccioneu Revisió, comparació, combinació. Se us demanarà que seleccioneu els fitxers que voleu reunir. Se us demanarà que ho feu Etiqueta els canvis sense marcar amb, que us permet introduir el nom de la persona que va fer els canvis al document revisat. Seleccioneu a mostra els canvis en un document nou, feu clic D'acord i obtindreu el vostre nou document.

Missatges recents