Cada vegada hi ha més empreses que accepten un contracte i una força de treball remota per a tipus específics de funcions laborals. Tot i que hi ha avantatges a l’hora d’utilitzar empleats contractats sobre empleats assalariats per a determinades posicions, aquestes posicions no permanents no substituiran completament la necessitat d’empleats de l’empresa. Jurídicament parlant, algú pagava un sou amb els impostos i les despeses d’assegurança atribuïdes a la seva ocupació és una empleada; un contractista és independent de l'empresa, manté la seva pròpia despesa general i no és tècnicament un empleat.
Definiu el contractista vs. Empleat
La diferència entre treballar com a contractista o empleat pot no semblar una distinció important per a les empreses, ni tan sols per als empleats, al principi. Però hi ha greus implicacions fiscals i asseguradores si l'empresa o l'empleat no entenen les diferències i segueixen les regles.
L'IRS ha definit un empleat: un empleat rep un salari designat amb un formulari W-2 que registra el seu sou, retencions fiscals, detall i deduccions, juntament amb plans de beneficis. El negoci estableix la ubicació del treballador, el seu horari i les seves funcions específiques, tot subjecte als ajustos que el negoci requereixi. Bàsicament, l’empresari controla tots els aspectes de la feina d’un empleat.
Un contractista és una treballadora independent que generalment dirigeix la seva pròpia empresa per fer tipus específics de treball. Els contractistes solen pagar per cada feina realitzada i reben un formulari 1099 dels seus clients per registrar els ingressos. El contractista pot fer el mateix tipus de treball per a diverses empreses i no està subjecte a l’aspecte de control d’un empresari. Per exemple, una empresa pot contractar un gestor de TI intern (un empleat) que ha d’entrar a l’oficina per supervisar, actualitzar i ajustar els protocols i la seguretat de TI. Com a alternativa, l'empresa pot contractar un contractista consultor de TI que pugui supervisar la seguretat des d'una ubicació remota i que només entri a l'oficina quan sigui necessari.
Avantatges i desavantatges dels empleats assalariats
Els empleats assalariats proporcionen avantatges i desavantatges als líders empresarials. Una empresa, especialment aquella que ha designat horaris comercials per atendre els clients, necessita mantenir un nombre determinat d’empleats per hora o assalariats per mantenir les operacions durant les hores de treball. A més de tenir gent disponible per ajudar els consumidors, és important que els líders empresarials tinguin la capacitat de controlar i canviar les funcions assignades, segons sigui necessari, de qualsevol empleat. Això significa que el cap pot controlar les interaccions i processos dels empleats. Significa que l’empleat està subjecte a les polítiques i procediments de l’empresa que garanteixen la prestació dels serveis segons el desig de l’empresa.
A més dels beneficis per a l’empresari, hi ha avantatges per als empleats. Quan un empleat cobra un salari amb avantatges, sap que es paguen els seus impostos. Sap que el seu pla de jubilació està finançat. Té confiança que té una feina estable que proporciona seguretat personal. Això es tradueix en una actitud positiva i més productiva per a molts empleats. També permet als empleats vincular i construir una cultura empresarial. Es converteix en un microcosmos d’un entorn social: un enfocament en equip amb amics, entrenadors i mentors que ajuda a guiar els empleats cap a coses més grans i millors.
Els desavantatges dels assalariats són els costos per a l’empresari, així com la inflexibilitat per a l’empleat. A causa dels impostos i costos d'assegurança afegits, a més de la despesa general per mantenir més personal, els empleats poden ser més cars que els contractistes. Els empleats que busquen un horari flexible poden tenir problemes amb la rigidesa d’alguns llocs de treball.
Contractar els avantatges i desavantatges dels empleats
Els empleats contractuals són una força de treball àgil per als empresaris. Els contractistes poden treballar de forma remota o durant períodes de temps limitats en tasques específiques. Això redueix significativament les despeses generals, tot i que alguns contractistes poden costar més per hora que un empleat assalariat intern. L’empresa pot afegir o reduir deures a mesura que canvien les necessitats o el pressupost canvia sense recurs del contractista. L’empresa tampoc no es responsabilitza de mantenir els impostos per desocupació, seguretat social o Medicare per al contractista.
Els contractistes solen gaudir de la flexibilitat dels seus llocs de treball i poden deduir despeses per compensar els impostos que pagaran més tard en funció dels seus ingressos. Aquesta flexibilitat és un avantatge per al contractista, però de vegades es converteix en un problema per als empresaris que no poden controlar les hores d’un contractista. L'empresari no pot tenir un control obert sobre la programació, per tant, si hi ha una necessitat urgent que s'ha de solucionar, l'empresa està subjecta a la disponibilitat horària del contractista.
Consideracions fiscals d'ocupació
Com ja s'ha esmentat, un empleat assalariat cobra l'estatus W-2. Com a part del seu paquet inicial d’embarcament, completa un formulari W-9 per indicar les seves retencions, essencialment la quantitat en impostos estatals i federals que vol retenir de cada nòmina. A més, la nòmina restarà les retencions elegides, com les de jubilació o assegurança mèdica. L’empresari també reté la seguretat social, Medicare i altres impostos marginals en funció de la responsabilitat de l’empleat per pagar. El W-2 d'un empleat també està subjecte a embargament automàtic per qüestions com la pensió alimentària, impostos posteriors, judicis judicials i altres articles deguts.
L’empleat contractat es paga mitjançant un xec o ingrés directe. Rep un formulari 1099 de cada client al final de l'any per comptabilitzar els seus guanys, tret que una empresa li pagui 600 $ o menys per l'any. Per tant, els contractistes han de tenir cura de mantenir registres d’ingressos de tots els clients independentment de l’import, perquè tots els ingressos són tributables fins i tot si no s’emet un formulari 1099. En la majoria dels casos, l’empleat contractat no té cap benefici, ni impostos ni retencions de la seva retribució. En altres paraules, si els seus ingressos obtinguts són de 25.000 dòlars, el seu sou és de 25.000 dòlars. Ha de presentar impostos a l’annex C per tenir en compte els ingressos i les despeses del seu negoci. També hauria de pagar impostos trimestrals sobre la renda per evitar sancions en completar la seva declaració.
Els empresaris són penalitzats per no presentar formularis de manera puntual cada any, perquè els empleats necessiten un avís adequat per presentar les declaracions d’impostos abans dels terminis. Si un empresari no emet el formulari W-2 o el formulari 1099 abans del 31 de gener de l'any, s'haurà de presentar la declaració de l'impost de l'any anterior, hi haurà sancions econòmiques per cada document sense presentar. Les tarifes comencen a 50 dòlars per formulari, amb un màxim de 536.000 dòlars per a les grans empreses.
L’empresari no només està subjecte a sancions i possibles indicadors d’auditoria si no presenta formularis en el termini adequat, sinó que també està sotmès a investigació de l’agència reguladora a través del Departament de Treball. Les sancions de l’IRS s’apliquen a cada classificació errònia, més un 1,5 per cent en sancions de fins al 40 per cent d’impostos FICA no retinguts de la quota d’un empleat i del 100 per cent de la part de l’empresari. FICA suma aproximadament el 15,3 per cent de la nòmina, amb empleats i empresaris dividint el total.
Per exemple, si a un empleat se li pagaven incorrectament 100.000 dòlars com a contractista durant tres anys, l’empresari podria pagar fins a 150 dòlars per tres anys en què s’informés erròniament dels formularis i un altre 1,5 per cent de l’import que hauria d’haver destinat a la Seguretat Social i Medicare. Suposem que els imports de l’empresari eren del 6,2% per a la Seguretat Social i de l’1,45% per a Medicare. Això equival al 7,65 per cent, més la penalització de l’1,5 per cent, que suma un 9,15 per cent dels 100.000 dòlars. És a dir, 9.150 dòlars per a cadascun dels tres anys: més de 27.000 dòlars a pagar només per la part de l’empresari.
La part de l’empleat encara és del 7,65 per cent, per un total de 7.650 dòlars anuals, amb un 40 per cent pagat per l’empresari com a penalització. És a dir, 3.060 dòlars en multes addicionals, o altres 9.180 dòlars per tres anys de classificació incorrecta de l’empleat.
Comparació de costos: assalariats vs. Contractista
Comparar els costos i els beneficis amb l’empresari per a cada tipus de treballador requereix tenir en compte el salari o la tarifa horària més el cost dels beneficis i les despeses generals d’un empleat contractat versus un empleat assalariat. Això suposa que tots dos empleats compleixen la mateixa funció i treballen les mateixes hores al llarg d’un any.
Els costos que es tenen en compte amb els assalariats inclouen beneficis marginals, com ara assistència sanitària i jubilació, més el temps de malaltia i el temps de vacances. També hi ha despeses generals d’oficina i despeses generals i administratives; quan tens persones que han d’estar a l’oficina, has de disposar d’espai, subministraments, equipament per utilitzar-les i persones per gestionar-les. Aquests costos poden suposar el cost horari d'un empleat de 40 dòlars per hora i fer que el cost horari efectiu sigui de 80 dòlars per hora. Si pagueu a un contractista 60 dòlars per hora per fer el mateix treball, amb poca o cap altra despesa general, estalvieu diners.
Utilitzar malament els empleats com a contractistes
Alguns empresaris contracten empleats que no estan exclosos de la prova de control de l'IRS. Ho fan per evitar pagar impostos sobre la nòmina i les primes d’assegurança d’indemnització del treballador i assumir la responsabilitat dels empleats. Si es determina que una empresa infringeix les regles relatives a l'estat d'un empleat, està subjecta a multes i sancions amb les autoritats estatals i federals.
Un empleat contractat legítimament com a contractista es pot contractar com a empleat, en funció de canvis en les necessitats i sol·licituds del lideratge empresarial. Si això passa, l’empresa ha de transitar l’empleat d’un contractista a un assalariat. Cal escriure un nou contracte de treball amb les condicions adequades; el nou empleat s'incorpora com a nou contractant, omplint tots els formularis fiscals necessaris. Ja no és contractista i el negoci afegeix la informació del nou empleat a les polítiques de compensació dels treballadors.
Escollir el tipus d’empleat
Quan busqueu un nou contracte, primer tingueu en compte les necessitats de l’empresa. Escriviu una descripció del lloc que inclogui des de tasques i habilitats laborals fins a requisits d’hores i disponibilitat. Per exemple, és possible que necessiteu algú que pugui treballar dissabtes alternatius per a esdeveniments especials. Això formaria part de com definiu el que necessiteu i si heu de controlar aquestes hores. Si només necessiteu algú durant tres de cada 40 hores setmanals de treball per a tasques específiques, és possible que contracteu un contractista.
No obstant això, tingueu en compte més del cost. Penseu en el paper que jugarà l’empleat amb altres membres de l’equip i els consumidors. Molts agents d’assegurances només treballen per comissió i es consideren contractistes independents que treballen a la mateixa oficina. El mateix passa amb els agents immobiliaris. És possible que se’ls demani que assisteixin a reunions setmanals, però, en cas contrari, tenen flexibilitat en els horaris i en la forma de gestionar la seva part del negoci. Un dels avantatges clau dels empleats contractuals en aquestes situacions és que trobeu persones amb gana d’èxit. Això ajuda el negoci a fer-se bé i la reputació de l’oficina augmenta l’impuls dels consumidors.
Al mateix temps, els empleats contractuals poden estar massa estressats si no creuen que hi ha prou feina per satisfer les seves necessitats d’ingressos. Un negoci podria perdre un contractista que trobi un contracte millor en un altre lloc.
Advertiment
Els empresaris són responsables d’errors en la retenció d’impostos al formulari W-2 o al formulari 1099 de final d’any. Utilitzeu un servei de nòmina CPA o professional per assegurar-vos que classifiqueu i arxiveu correctament la nòmina dels empleats. L'IRS i el Departament de Treball posen la càrrega sobre els empresaris, no sobre els empleats.
