Amb l’aparició de la comunicació digital, la correspondència empresarial ha canviat dràsticament. Tan ràpid i fàcil com és enviar un correu electrònic, els líders empresarials professionals saben que encara existeixen estàndards a l’hora d’escriure i adreçar una carta a diversos destinataris. Compreneu les regles, tant si escriviu un correu electrònic com una carta estàndard per obtenir les millors respostes per als lectors.
Tipus de correspondència
Sembla que cada vegada hi ha més maneres d’enviar comunicacions comercials a l’era moderna. Les notes ràpides s’envien sovint mitjançant serveis de missatgeria instantània i privada i fins i tot mitjançant missatges de text. No obstant això, si envieu correspondència oficial en nom del vostre negoci, una carta o correu electrònic és l'opció més professional. Tota la correspondència forma part del registre empresarial oficial, és a dir, tingueu en compte el vostre to i el vostre contingut quan envieu qualsevol cosa escrita. Es converteix en un registre escrit i potencialment vinculant legalment.
Molta gent seguirà utilitzant automàticament salutacions més formals en lletres estàndard, on s’informaran en la correspondència per correu electrònic. Segons el grau de coneixement de les festes, el fet de dir "Hola" o "Ei" pot ser massa casual. Presteu sempre atenció a qui és el públic i assegureu-vos que us dirigiu a aquest públic de manera adequada.
Adreça de correu electrònic a diversos destinataris
El correu electrònic és més indulgent amb els requisits de formalitat. Teniu les caselles d’adreces que inclouen els destinataris principals, les còpies de carboni (CC) i les còpies de cec (BCC). Introduïu l'adreça de correu electrònic de cada destinatari al quadre corresponent. Les persones que necessiten rebre i respondre a la carta són els principals destinataris. Si també envieu una còpia a un gestor o a una altra part designada a la carta, reben la carta amb finalitats informatives i haurien d’estar al quadre CC.
La casella BCC és per a destinataris que no necessiten ser nomenats, de manera que tothom queda cec davant del rebut o d’un grup tan gran que no voleu que tothom respongui a tot el grup. Serveix com a control de privadesa per a correus electrònics de grans grups.
Al cos del correu electrònic, indiqueu el nom de dos o tres destinataris després de la felicitació. Per exemple, "Benvolgut Joe, Jane i Tim" o "Benvolgut senyor Johnson, senyora Hollis i senyor Baxter". Per obtenir llistes extenses, indiqueu el nom, l'empresa i el títol en ordre abans de la felicitació. Per exemple:
- John Tillis, president, ACME Inc.
- Jane Jones, CEO, Tip Top Company de vendes
- Billy Allen, vicepresident, Allow Metal Inc.
- Neil Benson, vicepresident, Peter Piper Peppers Company
Continuareu aquesta llista perquè el grup vegi qui hi ha a la correspondència encara que les adreces estiguin a BCC. La salutació seria una cosa per al grup, com ara "Benvolgut equip" o "Benvolguts senyors". Tot i que es tracta d’un correu electrònic, proveu d’adreçar-vos a diverses persones en un correu electrònic el més professional possible.
Direcció d’una carta a dues persones
Les cartes comercials que passen per canals de correu estàndard no tenen bústies d’adreça de correu electrònic convenients. Abans de la salutació, crearà un bloc per a cada destinatari previst. El bloc divideix el nom, el títol i la informació de l’empresa en trossos importants com es veuria al sobre. El bloc de cada destinatari està separat per una línia.
Un exemple de bloc de destinataris és:
- Ronald Jones, director d’operacions
- Solucions de recursos operatius, Inc.
- 10101 Main Street, Suite 200
- Best Town, MA 00111
Un bloc pot incloure o no un telèfon o un fax. Quan es tracta de la salutació real, un cop hàgiu llistat tots els destinataris, utilitzeu una salutació de grup, com ara "Benvolguts assistents" o "Benvolguts companys de projecte".
Còpies de carboni i còpies a cegues
Per a les cartes estàndard, aquelles persones que reben la informació com a CC o BCC, anoten després de designar la vostra sessió al final de la carta. A sota de la salutació d’inici de sessió, indiqueu els noms dels destinataris de la còpia de carboni, si n’hi ha. Si hi ha una còpia de carboni a cegues, només haureu de tenir en compte que algú sense nom en rebi una còpia. Això es fa després de tancar la sessió i després de la CC, anotant BCC.
