Un balanç de situació classificat desglossa els actius, passius i el patrimoni net de les categories i subcategories. Segons si l'equip d'oficina trenca el llindar de capitalització, és possible que els equips no es classifiquin al balanç. En canvi, es considera una despesa regular. La idea és limitar la quantitat de registre de béns a llarg termini que s’ha d’amortitzar o valorar amb el pas del temps. Els subministraments d’oficina del balanç són actius més grans.
Material d’oficina al compte de resultats
Quan els equips d'oficina no compleixen el llindar de capitalització, es considera una despesa i s'anota al compte de pèrdues i guanys. Les despeses normals s’utilitzen per determinar el benefici net o la pèrdua neta. Les despeses d'un compte de pèrdues i guanys es divideixen en diverses categories, incloses les despeses administratives, de distribució, investigació i desenvolupament, així com altres despeses. La majoria d'equips d'oficina, com ara ordinadors, fotocopiadores o mobles, corresponen a despeses administratives o d'altres.
El llindar de capitalització no està obligat, sinó que està establert per paràmetres interns, basats en pràctiques regulars de l’empresa. De fet, una empresa que compra equips d’oficina regularment i el ven en un any hauria de considerar-lo un article d’inventari més que una despesa administrativa o d’altre tipus. Les empreses haurien de seure amb el seu comptable per determinar quines són les millors pràctiques per a la presentació d’informes fiscals i la coherència de la comptabilitat.
Material d’oficina al balanç de situació classificat
L’equip d’oficina es classifica al balanç com a actiu. Aquestes compres es consideren inversions a llarg termini i es depreciaran al llarg dels anys. Les classificacions podrien ser actius fixos, actius intangibles d'altres actius. D’aquestes tres opcions, l’immobilitzat és l’única classificació que compleix els requisits per detallar els equips d’oficina. Això inclou béns i equipament. És important tenir en compte que la majoria de material i subministraments d’oficina no compleixen els requisits perquè la despesa no és prou gran per assolir el llindar de capitalització.
A més, la majoria dels subministraments d’un balanç no es comptabilitzen en una subcategoria o classificació. Això es deu al fet que la majoria dels subministraments es consumeixen en un període de 12 mesos després de la compra durant el curs de les operacions. Així, a més de complir el llindar de capitalització, l'equip ha de complir el llindar de temps per considerar-se un actiu i passar del compte de pèrdues i guanys al balanç de situació classificat.
Exemple de balanç de situació classificat
Un balanç de situació classificat desglossa els actius per entendre-ho més clarament. Suposem que una empresa de desenvolupament de programari compra equips informàtics estàndard, té propietat intel·lectual i compra un edifici per fer negocis. L'equip informàtic es pot considerar o no un actiu fix en funció del temps previst per al seu ús i del llindar de capitalització.
L’empresa podria establir el llindar de capitalització en 30.000 dòlars. Si la compra d'equip informàtic és de 50.000 dòlars, compliria el llindar de capitalització. El segon estàndard és si l’equip s’utilitzarà durant els primers 12 mesos de la compra. Si es considera que l’equip té una vida útil de tres anys, l’empresa podria optar per classificar-lo com a actiu fix i amortitzar-lo.
La propietat intel·lectual és un actiu intangible. Aquests actius tenen un valor monetari, però no són una cosa que una persona pugui tenir a les mans i vendre ràpidament. La majoria de la propietat intel·lectual té valor quan s’executa en desenvolupament i no es considera líquida a efectes de finançament empresarial a curt termini. L’edifici és un actiu fix a llarg termini que probablement també té associat un deute corresponent mitjançant una hipoteca.
Al balanç, els actius són passius iguals al patrimoni net. Per tant, qualsevol actiu intangible augmenta el patrimoni net, en el qual tots els altres actius i passius s’equilibren a zero. És per això que els actius intangibles es consideren part del balanç, però es classifiquen de manera diferent als actius fixos.
